KSeF-Timeline 2026: Wer muss wann mitmachen?

KSeF wird nicht auf einmal für alle eingeführt. Der Rollout erfolgt in vier Phasen basierend auf dem Umsatz:

Phase 1: Bis 31. Januar 2026 — Freiwillig

Alle Mehrwertsteuerzahler können freiwillig KSeF nutzen. Noch gibt es keine Verpflichtung.

Phase 2: 1. Februar 2026 — Große Unternehmen

Unternehmen mit Umsatz über 2 Millionen PLN pro Jahr müssen KSeF nutzen.

Phase 3: 1. April 2026 — Mittlere Unternehmen

Unternehmen mit Umsatz über 200.000 PLN pro Jahr müssen KSeF nutzen.

Phase 4: 1. Juli 2026 — Alle Unternehmen

Alle Mehrwertsteuerzahler müssen KSeF nutzen, unabhängig vom Umsatz.

Was muss ich jetzt tun?

1. Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Softwareanbieter, ob KSeF-Support vorhanden ist. Fragen Sie nach:

• Ist KSeF integriert?
• Ist ein Update erforderlich?
• Welche Kosten entstehen?
• Wann ist der Support verfügbar?

2. Besorgen Sie sich ein qualifiziertes Zertifikat

Sie benötigen ein eIDAS-Zertifikat (qualifiziertes oder fortgeschrittenes elektronisches Zertifikat) zur Signierung in KSeF. Kosten: ca. 100–300 PLN pro Jahr.

3. Planen Sie die Schulung

Schulen Sie Ihr Team rechtzeitig. Die neue Rechnungsstellung ist anders als bisher.

4. Testen Sie die Systeme

Nutzen Sie die Test-Umgebung von KSeF, um alles vor dem Live-Betrieb zu testen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu KSeF

Kann ich weiterhin Papierrechnungen ausstellen?

Theoretisch ja, aber nur in Ausnahmefällen. Alle Rechnungen müssen elektronisch an KSeF übermittelt werden.

Was kostet die Implementierung?

Der KSeF-Zugang ist kostenlos. Kosten entstehen für: Zertifikat (100–300 PLN/Jahr), Softwareupdate (0–5000 PLN), Beratung (optional).

Was passiert bei Verstößen?

Ab 1. Januar 2027 drohen Geldstrafen von bis zu 100% der Mehrwertsteuersumme.

Müssen alte Rechnungen nachgemeldet werden?

Das hängt von den genauen Regeln ab. Erkundigen Sie sich bei den Steuerbehörden oder Ihrem Berater.