KSeF 2026 — Обов'язкова електронна фактурація
для всіх компаній
Від 2026 року Національна система електронних фактур (KSeF) буде обов'язковою для всіх платників ПДВ в Польщі. Ця основна зміна у способі видачі та передачи фактур стосується як малих підприємців, так і великих корпорацій. У цій статті ми пояснюємо, що зміниться, коли саме, і як підготуватися до цієї нової системи.
Що таке KSeF і чому це змінюється у 2026?
Національна система електронних фактур (KSeF) — це центральна платформа Міністерства фінансів, яка збирає, зберігає та обробляє електронні факти всіх платників ПДВ. Замість надсилання фактур безпосередньо отримувачу, невдовзі ви їх передаватимете центральній системі, звідки отримувач їх зможе завантажити.
Мета запровадження KSeF:
- Зменшення тіні економіки та ПДВ-шахрайства
- Збільшення прозорості господарського обороту
- Спрощення податкових перевірок
- Виправдання процедур для платників
Розклад обов'язку KSeF — коли саме?
Запровадження KSeF відбувається поступово:
| Дата | Група платників | Що змінюється |
|---|---|---|
| 1 лютого 2026 | Великі підприємства | Дохід понад 250 млн PLN на рік — обов'язковий KSeF |
| 1 квітня 2026 | Середні компанії | Дохід 50–250 млн PLN — обов'язковий KSeF |
| 1 липня 2026 | Всі інші | Платники ПДВ незалежно від доходу — обов'язковий KSeF |
| 1 січня 2027 | Малі платники | Платники, які користуються звільненням від ПДВ, — можуть добровільно передавати факти |
Що змінюється в практиці вашої компанії
Видача фактури
Факти видаватимуться як до цього, але замість надсилання їх безпосередньо отримувачу, вони передаватимуться до центральної системи KSeF. Отримувач факти матиме доступ через свій обліковий запис у системі.
Формат фактури
KSeF вимагає факти в електронному форматі, що відповідає стандарту UBL XSD. Якщо ви користуєтесь професійною системою фактур (торговою книгою, програмою типу ERP), вона автоматично підтримуватиме надсилання факти у відповідному форматі.
Підтвердження отримання
Система KSeF автоматично підтверджує отримання факти. Це означає, що у вас буде детальний звіт про те, коли факта була передана до системи — що важливо для податкової документації.
Паперові факти — чи все ще можливо?
Після запровадження повного обов'язку KSeF паперові факти будуть можливі лише у виняткових ситуаціях (наприклад, втрата доступу в Інтернет). Папірову копію ви повинні зберігати для своїх записів, але основним доказом буде електронна факта в KSeF.
Практичні кроки підготовки до KSeF
1. Перевірте своє програмне забезпечення
Зв'яжіться з постачальником вашої бухгалтерської системи або програми для видачі фактур. Запитайте про:
- Коли буде доступна підтримка KSeF
- Чи це буде автоматично або вручну
- Чи будуть додаткові витрати
- Яка буде процедура міграції даних
2. Увійдіть у тестовий KSeF
Міністерство фінансів надає тестову версію KSeF. Перейдіть на сайт tax.gov.pl і створіть тестовий обліковий запис. Це дасть вам можливість ознайомитися з інтерфейсом системи без ризику.
3. Підготуйте дані контрагентів
Переконайтеся, що у вас є актуальні дані всіх ваших контрагентів: NIP, назва компанії, адреса. KSeF вимагає правильних даних для кожної факти.
4. Навчання команди
Якщо більше однієї людини видає факти, всі вас повинні познайомитися з новою системою. Спланюйте навчальні сесії перед обов'язковим впровадженням.
5. Спланюйте впровадження
Не чекайте до останньої хвилини. Якщо ваша компанія належить до першої групи (від 1 лютого 2026), почніть підготовку зараз. Впровадження за кілька днів до терміну може спричинити проблеми та ускладнення розрахунків.
Найчастіші питання про KSeF
П: Чи повинні платники, звільнені від ПДВ, користуватися KSeF?
В: З 1 липня 2026 року всі платники ПДВ повинні. Платники, звільнені від ПДВ, можуть (але не повинні) користуватися KSeF з 1 січня 2027 року.
П: Що робити, якщо я все ще видаю факти електронно кожному отримувачу?
В: Це буде достатньо лише до запровадження обов'язку для вашої групи. Після цієї дати ви повинні передавати факти через KSeF, а отримувачі їх завантажуватимуть з центральної системи.
П: Чи доведеться мені купити нову програму для фактур?
В: Не обов'язково. Багато доступних програм вже зараз готує інтеграцію з KSeF. Перевірте у свого постачальника — часто це один раз або додаток до існуючої підписки.
П: Чи мушу я завантажувати електронні факти, видані мені контрагентами, з KSeF?
В: Так. Коли ви будете зобов'язані, факти від ваших постачальників уже будуть у KSeF. Щоб їх отримати, вам потрібен буде доступ до системи.
П: Чи можу я видавати факти кільком контрагентам одночасно?
В: Так. Ви можете мати кілька програм або систем для видачі фактур, але кожна повинна бути інтегрована з KSeF або повинна підтримувати надсилання до KSeF.
Відмова від відповідальності — важлива інформація
Стаття містить освітні поради щодо змін у податковому законодавстві. Інформація у цьому тексті надається виключно в інформаційних цілях і не становить податкову або правову консультацію. Кожна податкова ситуація індивідуальна — перед прийняттям остаточних рішень щодо впровадження KSeF завжди консультуйтеся з податковим консультантом або бухгалтером. Міністерство фінансів та Національна система електронних фактур можуть вносити зміни в процедури — слідкуйте за офіційними повідомленнями на tax.gov.pl.
Чи вам потрібна допомога при переході на KSeF?
Команда Бухгалтерія365 спеціалізується на впровадженні KSeF та обслуговуванні електронних фактур. Ми пропонуємо:
- Консультації щодо підготовки до KSeF
- Інтеграцію системи вашої компанії з KSeF
- Обслуговування електронних фактур для вашої компанії
- Навчання для вашої фінансової команди
Забронюйте безкоштовну консультацію KSeF
Пов'язані статті
Anna спеціалізується на системах електронного фактурування, KSeF та розрахунках ПДВ. Протягом 8 років вона допомагає компаніям у процесах цифровізації документів та податкової звітності.