Повний посібник по ПДК
у 2026 році — все, що вам потрібно знати

Що таке ПДК? Визначення та правові основи

ПДК — це документ обліку, в якому ви реєструєте всі доходи та видатки вашої бізнесової діяльності. Для податкового органу (Управління податків) це доказ ваших доходів і витрат, які становлять основу для розрахунку податку на доходи фізичних осіб.

На практиці ПДК — це таблиця з 17 колонками, де кожна колонка має конкретне значення. Ви ведете ПДК поточно або окремо на кожній сторінці — це означає, що кожну операцію (продаж, покупку) ви записуєте в хронологічному порядку з відповідними датами та сумами.

Правова основа ПДК:

• Закон про податок на доходи фізичних осіб
• Розпорядження Міністра фінансів про ПДК
• Інструкція по веденню ПДК, доступна на сайті MF

Хто повинен вести ПДК у 2026?

Не кожний підприємець зобов'язаний вести ПДК. Вимоги наступні:

ПДК є обов'язковою, якщо:

• Ви є платником податку на доходи фізичних осіб, який займається позаільницькою бізнесовою діяльністю
• Дохід від продажу товарів і послуг за попередній рік не перевищив 2 мільйонів EUR (близько 8,6 мільйонів PLN у 2026)
• Ви займаєтесь JDG (самостійною діяльністю) або цивільним товариством без статусу платника ПДВ

ПДК не потрібна, якщо:

• Ви є платником ПДВ — тоді обов'язковий повний облік
• Ваш дохід за попередній рік перевищив 2 млн EUR — ви повинні перейти на повний облік
• Ви займаєтесь сільськогосподарською діяльністю (вас стосується інша система розрахунку)

Колонки ПДК від 1 до 17 — пояснення

ПДК має рівно 17 колонок. Кожна колонка має конкретне призначення. Дозвольте мені пояснити їх практичним способом:

Колонка	Назва	Що записуємо
1	Пп. (номер в списку)	Порядковий номер операції (1, 2, 3...)
2	Дата операції	День, місяць, рік операції
3	Документ/доказ	Номер інвойсу, квитанції, розписки, підтвердження
4	Опис операції	Коротка назва того, що сталося (продаж, покупка тощо)
5	Доходи разом	Загальна сума доходу від продажу
6	Вартість товарів	Вартість проданих товарів (без послуг)
7	Витрати — зарплата	Зарплата працівників, гонорари
8	Витрати — закупка матеріалів	Сировина, матеріали, компоненти для виробництва/продажу
9	Витрати — паливо і енергія	Бензин, масло, електрика, газ, вода
10	Витрати — інші	Оренда, послуги, амортизація, страхування
11	Доходи нетто	Доходи разом мінус ПДВ (якщо платник ПДВ)
12	ПДВ	Податок на додану вартість до сплати (якщо стосується)
13	Витрати разом	Сума всіх витрат (колонки 7+8+9+10)
14	Прибуток/збиток	Доходи нетто мінус витрати разом
15	Податок на доходи	Авансова сплата податку на доходи
16	Особисте споживання	Вартість товарів/послуг взятих для особистого використання
17	Примітки	Додаткова інформація, пояснення

Як вести ПДК крок за кроком

Скажу вам прямо — перший раз ведення ПДК здається складним. Але коли ви розумієте логіку, це стає рутинним. Ось як це робити правильно:

1. Зберіть документи

В кінці кожного робочого дня зберіть усі документи: інвойси, видані клієнтам, квитанції від постачальників, підтвердження банківських операцій, розписки. Кожна операція повинна бути задокументована.

2. Визначте дату операції

Дата у ПДК — це дата фактичної події (продажу, покупки), а не дата видачі документа. Якщо ви продали товар 5 квітня, а інвойс видали 10 квітня, у ПДК ви напишете 5 квітня.

3. Введіть номер і опис операції

Номер порядковий — це наступний номер (1, 2, 3...). Опис може бути короткий — наприклад, «Продаж дизайну послуг для клієнта XYZ» або «Закупка офісного паперу». Будьте конкретні, але лаконічні.

4. Введіть доходи або видатки

Для доходів — введіть суму в колонку 5. Для видатків — введіть суму у відповідну колонку видатків (7, 8, 9 або 10 залежно від типу видатку).

5. Пам'ятайте про ПДВ

Якщо ви є платником ПДВ, доходи записуєте брутто (з ПДВ), а в колонку 12 окремо виказуєте ПДВ. Видатки записуєте без ПДВ (нетто). Якщо ви не є платником ПДВ, колонка 12 залишається пустою.

6. Підсумуйте наприкінці місяця

Наприкінці кожного місяця (а точно наприкінці року) розраховуйте суми колонок. Ці суми будуть основою для заповнення декларації податку на доходи ПДВ-36.

7. Зберігайте документи 5 років

Усі інвойси, квитанції, підтвердження, які підтримують записи у ПДК, ви повинні зберігати 5 років. Це законна вимога.

Витрати на отримання доходу в ПДК

Один мій клієнт якось запитав: «Анна, я можу записати оренду мого житла як бізнес-витрату?» Відповідь: ні, якщо житло не використовується для бізнесу.

Витрати на отримання доходу — це ключ. Правильне розуміння їх означає нижчі податки і менше стресу при податковій перевірці.

Що можна показати як витрату:

• Зарплата працівників і гонорари фрилансерам
• Матеріали та сировина, використовувані у виробництві/продажу
• Паливо і енергія для бізнесу
• Оренда офісу/складу
• Амортизація машин, обладнання, транспортних засобів, що використовуються в бізнесі
• Бізнес-страхування
• Послуги бухгалтера, консультанта, юриста
• Оплата за інтернет, телефон (тільки бізнес-частина)
• Транспорт матеріалів і товарів
• Банківські комісії

Обмеження та практичні поради

Вибір між ПДК і рочальтом

Вибір між ПДК і рочальтом — одне з найчастіших рішень для нових підприємців. Обидва є законними і прийнятими податковим органом.

ПДК: Ви платите податок на дохід від фактичного доходу (доходи мінус реальні витрати). Дешевше, якщо у вас високий рівень витрат. Потребує більше адміністрації.

Рочальт: Ви платите фіксований відсоток доходу як податок (наприклад, 8,5% для послуг). Простіша адміністрація. Більш передбачуваний податок.

FAQ: Найчастіші питання

Чи кожний підприємець повинен вести ПДК?

ПДК є обов'язковою для платників податку на доходи від осіб фізичних, які займаються позаільницькою бізнесовою діяльністю. Вимагається ведення ПДК, якщо дохід від продажу товарів і послуг за попередній рік не перевищив 2 млн EUR (близько 8,6 млн PLN). Платники з доходом вищим за цей поріг або платники ПДВ ведуть повний облік.

Скільки колонок має ПДК і для чого вони служать?

ПДК має 17 колонок. Містять: дату операції, документи, опис, доходи, вартість товарів, витрати (зарплата, закупка матеріалів, паливо, амортизація, доходи нетто, ПДВ), вартість особистого споживання. Колонки 1-6 містять загальні дані, 7-10 доходи та витрати, 11-17 деталі податків.

Що таке витрати на отримання доходу і як їх показати?

Витрати на отримання доходу (ВОД) — це видатки, безпосередньо пов'язані з бізнесом: зарплата, матеріали, паливо, амортизація, оренда, послуги сторонніх осіб. ВОД записують у відповідні колонки ПДК і мають бути задокументовані (інвойси, квитанції). Видатки повинні бути реальними і обґрунтованими. Особисті видатки не є витратою.

Висновок

ПДК — це важливий інструмент для управління вашим бізнесом і забезпечення дотримання податкових вимог. Правильне ведення ПДК захищає вас від податкових конфліктів і дає вам повний контроль над фінансами вашої фірми. Якщо ви маєте питання, звертайтесь до податкового консультанта.