Koszty prowadzenia firmy w 2026

Składki ZUS i ubezpieczenie zdrowotne — największy wydatek

Dla większości przedsiębiorców składki ZUS to największy stały koszt. W 2026 roku wyliczenia się zmieniły i są wyższe niż rok wcześniej.

Wysokość składek ZUS w 2026

Jeśli prowadzisz JDG lub jesteś współnikiem spółki, płacisz składki jako przedsiębiorca:

• Bez ubezpieczenia chorobowego: 1 788,29 zł/miesiąc
• Z ubezpieczeniem chorobowym: 1 926,76 zł/miesiąc
• Minimalna składka zdrowotna: 432,54 zł/miesiąc

Razem ZUS + zdrowotna: ok. 2 359,30 zł/miesiąc (przy wyborze bez chorobowego). Jeśli zarobisz mniej niż średnia krajowa, składki mogą być niższe (liczone od faktycznych dochodów), ale nie mogą paść poniżej tzw. minimalnego progu wymiaru.

Ulga na start dla nowych przedsiębiorców

Jeśli założyłeś firmę w 2025 lub 2026 roku, masz prawo do ulgi na start. Przez pierwsze 6 miesięcy działalności płacisz tylko składkę zdrowotną (ok. 380 zł/miesiąc), co oszczędza około 1900 zł miesięcznie. Po sześciu miesiącach składki wzrastają, ale przez 3 lata od założenia będą preferencyjne.

Podatki dochodowe — zależy od formy opodatkowania

Podatek dochodowy zależy od wybranej formy opodatkowania. Dla JDG najczęściej wybiera się:

Skala podatkowa (PIT-36)

Jeśli prowadzisz bez pracowników i wybrałeś skalę podatkową, płacisz podatek dochodowy od przychodu netto. Stawki w 2026:

• Do 120 061 zł: 17% + 0 zł
• Powyżej 120 061 zł: 32% + kwota stała

Przykład: przy przychodzle 5000 zł/miesiąc i kosztach 2000 zł, zysk wynosi 3000 zł. Od tego płacisz 17% = 510 zł podatku. W praktyce łączny koszt ZUS + podatek to około 2870 zł/miesiąc w minimalnym scenariuszu.

Ryczałt ewidencyjny (RJC)

Jeśli wybrałeś ryczałt, płacisz 8,5-20% od przychodu brutto (zależy od branży). Prostsze rozliczenie, ale wyższa stawka dla dużych przychodów.

Podatek liniowy (19%)

Alternatywa: 19% od zysku netto. Niezawsze jest to opłacalne wobec skali progresywnej.

Obsługa księgowa — koszt zmienny

Większość przedsiębiorców wynajmuje księgowca, aby uniknąć błędów i zaoszczędzić czas. W 2026 ceny wynoszą:

Dla JDG (jednoosobowa działalność)

• Księgowość na zlecenie: 150-350 zł/miesiąc (obsługa KPiR, roczna deklaracja)
• Doradztwo czy konsultacje dodatkowe: +50-100 zł za godzinę
• Przygotowanie PIT-36: +100-200 zł raz w roku

Dla Spółek z o.o.

• Pełna księgowość: 500-1500 zł/miesiąc
• CIT (podatek dochodowy spółki): przygotowanie +300-500 zł raz w roku

Programy księgowe (samodzielne prowadzenie)

Jeśli chcesz prowadzić samodzielnie, wydatek na oprogramowanie:

• Faktury.pl, mF.pl, Weles: 30-100 zł/miesiąc
• Dodatkowe: kopie zapasowe, aktualizacje, przeszkolenia: +20-50 zł/miesiąc

Konto bankowe i opłaty trasakcyjne

Każdy przedsiębiorca powinien mieć oddzielne konto firmowe (obowiązek prawny dla spółek, zalecenie dla JDG).

Opłata za prowadzenie konta

• Banki tradycyjne (PKO, mBank, ING): 0-30 zł/miesiąc
• Banki fintech (Revolut Business, Wise): 0-15 zł/miesiąc
• Przelewnie krajowe: 0-2 zł za przelew (czasem wliczone w abonament)
• Przelewy zagraniczne: 10-30 zł za przelew

Karty firmowe

Jeśli wydajesz kartę pracownikowi lub sobie drugą kartę: +5-15 zł/miesiąc za kartę.

Ubezpieczenia dodatkowe (OC, NNW, majątkowe)

Ubezpieczenia nie są obowiązkowe dla wszystkich branż, ale warto je mieć.

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC)

• Dla usług: 200-500 zł/rok (17-42 zł/miesiąc)
• Dla produkcji: 500-2000 zł/rok

Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW)

• Indywidualne: 100-300 zł/rok
• Dla pracownika: +200-500 zł/rok na osobę

Ubezpieczenie majątkowe (sprzęt, pomieszczenia)

• Minimalne: 50-200 zł/rok
• Pełne (biuro, wyposażenie): 500-2000 zł/rok

Tabela kosztów stałych — przegląd roczny

Poniżej zestawienie wszystkich wydatków dla typowej JDG na rok 2026:

* Podatek dochodowy zmienia się w zależności od przychodu i wybranej formy opodatkowania.

Porównanie: JDG vs Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Wiele osób się zastanawia, czy założyć JDG czy Sp. z o.o. Oto rozliczenie kosztów dla obu form:

JDG — jednoosobowa działalność gospodarcza

• ZUS + zdrowotna: ~2 359 zł/miesiąc
• Podatek od dochodu netto: 300-600 zł/miesiąc (zależy od przychodu)
• Księgowość: 150-350 zł/miesiąc
• RAZEM: ~2 800-3 300 zł/miesiąc

Spółka z o.o.

• ZUS dla socios (1-2 osoby): ~5 000-7 000 zł/miesiąc (dla 2 osób)
• CIT 19% od zysku: 200-1000 zł/miesiąc (zależy od zysku)
• Pełna księgowość: 500-1500 zł/miesiąc
• Obowiązkowe sporządzenie sprawozdania finansowego: +1000 zł/rok
• RAZEM: ~5 700-9 500 zł/miesiąc

Wiosek: JDG jest tańsza, szczególnie dla początkujących. Sp. z o.o. opłaca się, gdy zarabiasz dużo (powyżej 50 000 zł/miesiąc) i chcesz ograniczyć podatek CIT.

7 sposobów na zmniejszenie kosztów prowadzenia firmy

1. Ulga na start (pierwszych 6 miesięcy)

Jeśli dopiero zaczynasz, możesz znacznie zmniejszyć koszty w pierwszym półroczu. Zaoszczędzisz ~1 900 zł/miesiąc na ZUS.

2. Zmiana formy opodatkowania

Zamiast skali podatkowej (17%), rozważ ryczałt lub podatek liniowy (19%). Czasem się opłaca mniej zapłacić przy wyborze ryczałtu 8,5-15% (jeśli przychód nie jest za duży).

3. Samodzielna księgowość (na początek)

Jeśli masz 10-20 dokumentów miesięcznie, możesz prowadzić KPiR samodzielnie za pomocą Faktury.pl lub mF.pl (koszt ~50 zł/miesiąc zamiast 200-350).

4. Konto bankowe w fintech

Banki takie jak Revolut Business, Wise czy ING są tańsze niż tradycyjne banki. Oszczędzisz 15-20 zł/miesiąc.

5. Ubezpieczenie grupowe

Jeśli pracujesz w branży (np. fryzjerzy, elektrycy), sprawdź czy zawodowe stowarzyszenie oferuje ubezpieczenie za pół ceny.

6. Bez zbędnych licencji i certyfikatów

Niektóre branże wymagają certyfikacji (energetyka, budownictwo), ale wiele nie. Sprawdź czy potrzebujesz każde dodatkowe certyfikaty.

7. Domena i hosting za darmo

Jeśli nie potrzebujesz skomplikowanej strony, możesz rozpocząć bez domeny lub użyć bezpłatnego hostingu (Facebook, Instagram). Domenę + hosting dodasz później.

Ulga na start — szczegóły i warunki

Ulga na start to jeden z najbardziej wartościowych programów dla nowych przedsiębiorców. Oto jak to działa:

Warunki uzyskania ulgi

• Musisz być w ZUS przez mniej niż 24 miesiące
• Dotyczy to zarówno JDG jak i Sp. z o.o.
• Nieograniczona ilość złożonych wniosków (możesz ją przedłużyć)
• Ulga dotyczy tylko części składek, nie całości

Co dokładnie obejmuje?

• Pierwsze 6 miesięcy: Zwolnienie ze składek emerytalno-rentowych i wypadkowych. Płacisz tylko zdrowotną (~432 zł/miesiąc).
• Miesiące 7-36: Preferencyjne składki (niższe niż zwykłe). Na przykład zamiast 1 926 zł płacisz ~400 zł.

Oszczędności z ulgą na start

W ciągu 36 miesięcy możesz zaoszczędzić nawet 40 000 zł na składkach ZUS. To jest ogromna pomoc dla startujących biznesów.

Podsumowanie: ile naprawdę kosztuje firma w 2026?

Odp: co najmniej 2 800 zł/miesiąc dla JDG bez ulgii, lub 600-800 zł/miesiąc na tzw. ulgi na start. Rzeczywisty koszt zależy od:

• Formy firmy (JDG czy Sp. z o.o.)
• Formy opodatkowania (skala, ryczałt, liniowy)
• Wysokości przychodu
• Ilości pracowników
• Lokalizacji (koszty biura, księgowości)
• Branży (niektóre wymagają drogich ubezpieczeń)

Dla większości początkujących przedsiębiorców JDG z księgowością to koszt 2 500-3 500 zł/miesiąc. Zdecydowanie warto liczyć się z tym wydatkiem przed założeniem firmy.