Kadry

Praca zdalna — KUP, ekwiwalent i obowiązki pracodawcy 2026

2 maja 2026 ~7 min czytania Anna Wiśniewska

Praca zdalna w Polsce od 2023 jest uregulowana ustawowo. Pracodawca ma konkretne obowiązki — m.in. zwrócić koszty pracownika za internet, prąd i sprzęt. Pracownik ma prawo do ekwiwalentu. Pokazujemy, jak to wszystko rozliczyć podatkowo i ile to kosztuje obie strony w 2026.

Co to jest praca zdalna w sensie prawnym

Praca zdalna (od 7 kwietnia 2023) to praca wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą — najczęściej w domu. Forma:

  • Stała — w umowie o pracę określona praca zdalna jako podstawowy tryb
  • Okazjonalna — do 24 dni rocznie, bez dodatkowych obowiązków
  • Hybrydowa — mieszanka biura i pracy zdalnej

Obowiązki pracodawcy

  1. Zwrot kosztów pracownika za media (internet, prąd) i materiały
  2. Zapewnienie sprzętu lub ekwiwalent jeśli pracownik używa swojego
  3. BHP — szkolenie, ocena ryzyka, ubezpieczenie
  4. Regulamin pracy zdalnej — pisemny dokument z procedurą
  5. Komunikacja — narzędzia (Slack, Teams, etc.) na koszt pracodawcy

Brak realizacji = ryzyko PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) i odszkodowania.

Ile wynosi ekwiwalent

Wartość ekwiwalentu nie jest sztywno określona przez ustawę — strony ustalają w umowie. Praktyka i orzecznictwo:

  • Internet: 50-150 zł/mies. (proporcja użytku służbowego do prywatnego)
  • Prąd: 50-100 zł/mies. (godziny pracy × moc komputera × cena kWh)
  • Sprzęt (jeśli pracownik używa własnego laptopa): 100-300 zł/mies. lub jednorazowo 1500-3000 zł amortyzacji
  • Razem ekwiwalent: 200-500 zł/mies. typowo

Podatkowo — KUP i PIT

Dla pracodawcy: ekwiwalent to KUP w pełnej wysokości (jeśli udokumentowany w umowie/regulaminie). Bez VAT (płatność na rzecz pracownika).

Dla pracownika: ekwiwalent nie jest dochodem jeśli pokrywa rzeczywiste koszty pracy zdalnej. Wolny od PIT i ZUS.

Aby ekwiwalent był wolny:

  • Musi być w umowie / regulaminie
  • Wysokość — racjonalna, nie nadmierna
  • Pracownik nie musi przedstawiać każdego rachunku, ale musi być uzasadnienie

Nadmierny ekwiwalent (np. 2000 zł/mies. za pracę 4h dziennie) może być zakwestionowany przez US jako ukryty dochód.

Najczęstsze pytania

Czy pracownik może odmówić pracy zdalnej?
Tak, pracownik nie musi zgadzać się na pracę zdalną. Pracodawca nie może jej wymusić, chyba że umowa już to przewiduje.
Co z ZUS-em przy ekwiwalencie?
Jeśli ekwiwalent rzeczywiście pokrywa koszty pracy zdalnej — wolny od ZUS. Jeśli traktowany jako dodatkowe wynagrodzenie — pełen ZUS pracowniczy.
Czy mogę pracować zdalnie z zagranicy?
Technicznie tak, ale to komplikuje sprawę: po 183 dniach poza Polską stajesz się rezydentem podatkowym innego kraju. Pracodawca może wymagać zezwolenia.

Potrzebujesz pomocy?

Zespół Księgowość 365 pomoże Ci rozwiązać sprawę zgodnie z polskim prawem podatkowym. Bezpłatna pierwsza konsultacja online.

Bezpłatna konsultacja