Arbeitsunfähigkeit des Arbeiters — Arbeitgeberpflichten 2026
In diesem Leitfaden finden Sie alles Wichtige zu diesem Thema. Mit praktischen Beispielen, Tabellen und häufig gestellten Fragen hilft dieser Artikel Ihnen, typische Fehler zu vermeiden und Ihr Geschäft rechtssicher zu gestalten.
Wprowadzenie: Zwolnienie lekarskie a obowiązki pracodawcy
Zwolnienie lekarskie (L4) to dokument wydawany przez lekarza, poświadczający czasową niezdolność pracownika do pracy. Pracownik nie może pracować, lecz zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego. Od pracodawcy wymaga to jednak serii działań — od zaakceptowania informacji pracownika aż po potwierdzenie e-ZLA w systemie ZUS.
W 2026 roku system e-ZLA (elektroniczne zwolnienie lekarskie) w pełni zastąpił papierowe L4. To oznacza, że pracodawca musi działać szybko i sprawnie — ma zaledwie 7 dni na potwierdzenie zwolnienia w portalu ZUS, inaczej grożą mu kary i problemy z wypłatą świadczeń.
Czym jest e-ZLA i jak zmienił się system L4?
Elektroniczne zwolnienie lekarskie to cyfrowa wersja tradycyjnego L4. Lekarz wystawia e-ZLA bezpośrednio do systemu ZUS, a ZUS udostępnia je pracodawcy na jego koncie w Portalu Pracodawcy (PUE ZUS).
Główne różnice e-ZLA od papierowego L4:
- Automatyczne przesłanie: Lekarz nie musi ręcznie wręczać L4 pracownikowi — trafia wprost do ZUS
- Dostęp pracodawcy: Pracodawca loguje się na portal ZUS i tam widzi zwolnienia swoich pracowników
- Obowiązek potwierdzenia: Pracodawca musi aktywnie potwierdzić e-ZLA w ciągu 7 dni
- Brak papierowego śladu: Pracownik nie musi przynosić L4 do biura — wszystko odbywa się elektronicznie
Główne obowiązki pracodawcy wobec zwolnienia lekarskiego
Kiedy pracownik przychodzi do pracy na L4 lub powiadamia o chorobie, pracodawca musi spełnić kilka kluczowych obowiązków. Poniżej omówiam je w porządku chronologicznym.
1. Przyjęcie powiadomienia o nieobecności
Pierwszym obowiązkiem pracodawcy jest zaakceptowanie informacji od pracownika o nieobecności spowodowanej chorobą. Pracownik ma obowiązek powiadomić pracodawcę niezwłocznie, co najmniej w drugim dniu absencji.
Schritt-für-Schritt: Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsmeldungen
Tag 1: Melding erhalten
Ein Mitarbeiter ruft an und teilt mit, dass er wegen Grippe nicht zur Arbeit kommen kann. Der Arbeitgeber dokumentiert:
- Uhrzeit des Anrufs
- Name des Mitarbeiters
- Grund (allgemein — "Krankheit")
- Voraussichtliches Rückkehrdatum
Tag 2-3: Warten auf ärztliches Attest
Der Mitarbeiter geht zum Arzt. Der Arzt stellt ein elektronisches Attest (e-ZLA) aus. Das System übermittelt es automatisch an ZUS und den Arbeitgeber.
Tag 3-7: e-ZLA bestätigen
Der Arbeitgeber loggt sich in sein ZUS-Portal ein und bestätigt das Attest innerhalb von 7 Tagen. Das ist der kritischste Schritt!
Tag 1-... bis zum Ende der Arbeitsunfähigkeit:
Der Arbeitgeber zahlt täglich 80% des regulären Lohns an den Arbeitnehmer. Das Geld wird wie normales Gehalt behandelt (mit Steuern und Sozialabgaben).
Lohnberechnung bei Arbeitsunfähigkeit — Schritt für Schritt
Beispielrechnung für eine Arbeitsunfähigkeit
Eingaben:
- Bruttolohn des Mitarbeiters: 3.000 EUR/Monat
- Arbeitsunfähigkeit: 10 Tage
- Alter des Mitarbeiters: 35 Jahre
Berechnung:
- Tägliches Brutto: 3.000 EUR ÷ 30 Tage = 100 EUR
- Lohnfortzahlung 80%: 100 EUR × 80% = 80 EUR/Tag
- Gesamtlohnfortzahlung: 80 EUR × 10 Tage = 800 EUR
- Steuern und Abgaben vom Arbeitgeber
- Nettobetrag an den Arbeitnehmer
Was ist bei älteren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern anders?
Arbeitnehmer über 50 Jahren haben einen kürzeren Limit:
- Unter 50: 33 Tage Vollzahlung vom Arbeitgeber pro Jahr
- Ab 50: nur 14 Tage Vollzahlung vom Arbeitgeber pro Jahr
- Danach: ZUS übernimmt die Zahlung (60% Entschädigung)
Die Altersgrenze wird am 1. Januar jedes Jahres neu berechnet. Ein Mitarbeiter, der am 1. März 50 Jahre alt wird, erhält trotzdem für Januar und Februar 33 Tage — danach nur noch 14 Tage für das restliche Jahr.
Strafen und Konsequenzen bei Fehler
Nicht bestandenes e-ZLA innerhalb von 7 Tagen
Konsequenzen:
- Das Finanzamt kann Bußgelder verhängen bis zu 10.000 EUR
- Der Mitarbeiter kann Ihren Arbeitgeber auf Lohnfortzahlung verklagen
- Die Arbeitsagentur kann Ihnen später Fragen zu diesem Fall stellen
Keine Lohnfortzahlung während der Arbeitsunfähigkeit
Konsequenzen:
- Der Mitarbeiter kann Schadensersatz fordern (Gericht)
- Möglicherweise Strafzahlungen durch Arbeitsamt oder ZUS
- Negative Ruf-Folgen für Ihren Betrieb
Praktische Checkliste für HR-Verantwortliche
Erstellen Sie folgende Dokumente:
- ☐ Vorlage zur Dokumentation von Krankmeldungen
- ☐ Mitarbeiter-Erinnerung: "Benachrichtige dich am 1. Krankheitstag"
- ☐ Lohnberechnungsmodell (Excel-Datei mit den 3 Szenarien)
- ☐ Kalender-Erinnerung: "Bestätige e-ZLA spätestens nach 7 Tagen"
- ☐ Übersicht der Jahres-Limits pro Mitarbeiter
- ☐ Kontakt zum Steuerberater bei Unklarheiten
FAQs — Die meistgestellten Fragen
Kann ich einen Krankenschein von der Hand des Mitarbeiters akzeptieren, oder muss es e-ZLA sein?
In modernen Systemen wird e-ZLA bevorzugt. Papieratteste werden nicht mehr akzeptiert. Der Mitarbeiter muss den digitalen Attest-Code bereitstellen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeitsmeldung "vergisst" zu machen?
Dennoch haben Sie als Arbeitgeber die Pflicht zu zahlen, wenn e-ZLA vorhanden ist. Sie können den Mitarbeiter disziplinarisch belügen, aber nicht die Lohnfortzahlung verweigern.
Muss ich während der Arbeitsunfähigkeit Sozialabgaben zahlen?
Ja, Sie zahlen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerabgaben auf Basis der 80% Lohnfortzahlung, so als würde der Mitarbeiter arbeiten.
Gibt es Unterschiede zwischen Arbeitsunfähigkeit und Elternzeit oder Urlaub?
Ja, Arbeitsunfähigkeit wird speziell durch e-ZLA dokumentiert und hat spezifische Zahlungsregeln. Urlaub und Elternzeit folgen anderen Gesetzen.
Kann ein Mitarbeiter während der Arbeitsunfähigkeit von zu Hause arbeiten?
Nein, wenn der Arzt Arbeitsunfähigkeit attestiert hat, ist jede Tätigkeit — auch Remote-Arbeit — untersagt. Der Mitarbeiter muss sich vollständig ausruhen.
Besondere Fälle und Ausnahmen
Arbeitsunfähigkeit durch Berufsunfall
Wenn die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arbeitsunfall verursacht wird, gelten teilweise andere Regeln:
- Die Berufsgenossenschaft kann Leistungen erbringen
- Der Arbeitgeber hat noch immer Lohnfortzahlungspflicht
- Die Dokumentation ist strenger
Wiederholte Arbeitsunfähigkeiten (häufig krank)
Ein Mitarbeiter, der häufig kurze Arbeitsunfähigkeitszeiten hat, kann ein Gespräch mit dem Arbeitgeber führen, aber der Arbeitgeber kann die Lohnfortzahlung nicht verweigern, solange e-ZLA vorhanden ist.
Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs
Wird ein Mitarbeiter während des geplanten Urlaubs krank, wird der Urlaub unterbrochen. Die Arbeitsunfähigkeitstage werden mit Lohnfortzahlung bezahlt, nicht mit Urlaubsgeld.
Schlussfolgerung und Handlungsempfehlungen
Die Verwaltung von Arbeitsunfähigkeitszeiten ist eine der wichtigsten HR-Aufgaben. Mit modernen Systemen wie e-ZLA ist es einfacher, aber auch wichtiger geworden, korrekt zu handeln.
Zusammengefasst: Arbeitsunfähigkeit ist ein rechtlich geschützter Zustand. Der Arbeitgeber muss Lohnfortzahlung leisten, muss das e-ZLA bestätigen und muss die Grenzen (33 oder 14 Tage pro Jahr) beachten. Mit guter Organisation und Dokumentation vermeiden Sie Probleme.