Удалённая работа — регулирование и обязанности работодателя

Что такое удалённая работа и как её определяет Трудовой кодекс?

Трудовой кодекс содержит чёткое определение удалённой работы: это работа, выполняемая полностью или частично в месте, выбранном работником и каждый раз согласованном с работодателем, в том числе по месту проживания работника. Удалённая работа может осуществляться также в кафе, коворкингах или других местах по выбору работника — всегда с одобрения работодателя.

Трудовой кодекс чётко выделяет три вида удалённой работы, каждый из которых имеет свои требования и права работника. Работодателям следует ясно понимать, какую форму они выбирают для своих команд.

Виды удалённой работы — правила для каждого типа

Не все формы удалённой работы одинаковы. Трудовой кодекс выделяет три основные категории:

A. Полная удалённая работа

Работник трудится исключительно вне офиса — всегда из дома или выбранного им места. Эта форма требует заключения формального соглашения или дополнения к трудовому договору. Работодатель обязан покрыть все расходы: оборудование, электричество, интернет и обслуживание техники.

B. Гибридная работа

Работник проводит часть времени в офисе, а часть — работая удалённо. Например: 3 дня на рабочем месте, 2 дня дома. Это также требует формального соглашения и покрытия расходов на удалённую работу. Работодатель должен указать в регламенте, сколько дней в месяц работник будет работать из дома и какие правила гибкости применяются.

C. Эпизодическая удалённая работа

Работник может работать удалённо не более 24 дней в календарном году по заявлению, поданному в письменной или электронной форме. Это единственная форма удалённой работы, которая не требует полного регламента и покрытия расходов работодателем. Заявление всегда подаётся по инициативе работника — работодатель не может навязать удалённую работу.

Кто решает о виде удалённой работы?

Для полной и гибридной удалённой работы действует принцип обоюдного согласия — и работник, и работодатель должны договориться об условиях. Для эпизодической удалённой работы: инициатива принадлежит работнику, а работодатель может отказать только если выполнение работы невозможно по организационным причинам или в силу характера должности. Отказ должен быть обоснован в письменной форме в течение 7 рабочих дней.

Обязанности работодателя — что необходимо обеспечить?

Работодатель, чей сотрудник работает удалённо (полностью или в гибридном режиме), по закону обязан обеспечить безопасные и гигиенические условия труда. На практике это означает конкретные финансовые затраты.

Рабочие материалы и инструменты

• Компьютер (ноутбук или стационарная рабочая станция)
• Монитор, клавиатура, мышь (если работнику они необходимы)
• Программное обеспечение и лицензии
• Печатающие или сканирующие устройства (при необходимости)
• Прочее оборудование, необходимое для выполнения работы (например, наушники, веб-камера)

Эксплуатационные расходы

• Электричество — годовые расходы на содержание домашнего рабочего места
• Интернет и телефон — полная подписка или пропорциональная часть
• Обслуживание и гарантия — ремонт, замена комплектующих, техническая поддержка
• Страхование оборудования — необязательно, но рекомендуется

Безопасность и эргономика

Работодатель несёт ответственность за обеспечение условий, не угрожающих здоровью работника. Это означает: инструкции по эргономике рабочего места, доступ к информации по охране труда (например, как запланировать медицинские осмотры), а также техническую и психологическую поддержку в сложных ситуациях.

Надбавка за удалённую работу — 65 PLN в месяц в 2026 году

Работодатель может покрывать расходы не путём покупки оборудования, а через выплату денежной надбавки. В 2026 году стандартная надбавка составляет 65 PLN в месяц для работника, работающего полностью удалённо.

Когда надбавка полагается?

• Работник работает удалённо не менее 4 дней в неделю
• Трудовой договор или соглашение прямо предусматривает надбавку
• Надбавка задокументирована в кадровой и расчётной системе

Как рассчитать надбавку при неполной занятости?

Если работник трудится на полставки (20 часов в неделю), надбавка пропорциональна: 65 PLN ÷ 2 = 32,50 PLN. Работник, занятый на 60% ставки, получит 65 PLN × 0,6 = 39 PLN.

Налогообложение надбавки

Надбавка за удалённую работу освобождена от PIT (налог на доходы физических лиц) и социальных взносов при условии надлежащего документального оформления работодателем. Она должна быть чётко прописана в трудовом договоре и выделена отдельной строкой в расчётном листке.

Достаточно ли 65 PLN?

Надбавка в размере 65 PLN в месяц (780 PLN в год) значительно ниже фактических расходов на электричество, интернет и оборудование. Работодатель может дополнить её компенсацией реальных затрат. Пример: если фактические расходы работника на электроэнергию составляют 150 PLN в месяц, а надбавка — 65 PLN, работодатель может доплатить разницу в 85 PLN или предоставить ценное оборудование (монитор, ноутбук).

Регламент удалённой работы — что должен содержать?

Для полной и гибридной удалённой работы работодатель обязан разработать регламент или заключить соглашение. Это ключевой документ, определяющий правила как для работника, так и для работодателя.

Минимальные элементы регламента

• Правила доступа к средствам прямой связи — какие инструменты (электронная почта, Teams, Slack), как долго работник должен быть доступен
• Рабочее время — работает ли работник в обычные рабочие часы или имеет гибкий график?
• Места выполнения работы — обязателен ли домашний офис или работник может работать из разных мест?
• Расходы работодателя — что предоставляет работодатель (оборудование, интернет, надбавку) и на каких условиях
• Обязанности работника — защита данных, конфиденциальность, эргономика рабочего места
• Контроль за работником — имеет ли работодатель право посещать жильё работника и когда, как будет проверяться производительность
• Прекращение отношений — что происходит с оборудованием при увольнении работника

Оформление регламента

Регламент может быть частью трудового договора или отдельным документом. Он должен быть подписан обеими сторонами. С 2026 года работодатели могут использовать электронную форму — подписи могут быть цифровыми или подтверждёнными по электронной почте.

Эпизодическая удалённая работа — 24 дня в году, без расходов для работодателя

Это самый простой вид удалённой работы, но он имеет особые правила.

Условия эпизодической удалённой работы

• Максимум 24 дня в календарном году — работник может использовать 24 дня с 1 января по 31 декабря
• Дни можно использовать в течение всего года — отдельные дни, недели или все сразу
• Неиспользованные дни не переносятся на следующий год
• Заявление всегда подаёт работник — работодатель не может навязать удалённую работу
• Работодатель может отказать только по обоснованным причинам: характер работы, организационные требования, отсутствие технической возможности

Расходы при эпизодической удалённой работе

Работодатель НЕ обязан покрывать расходы на электричество, интернет или оборудование. Работник использует собственные ресурсы. Исключение: если работнику необходимо специализированное оборудование (например, графический монитор), работодатель должен его предоставить, однако общие расходы на домашний офис покрывать не обязан.

Практические примеры

Ситуация	Платит ли работодатель?	Обоснование
Работник работает удалённо 3 дня в неделю в течение года	Нет, если в пределах 24 дней в году	Это засчитывается в лимит эпизодической удалённой работы
Работник работает удалённо 25 дней в году	Да, за 1 день сверх лимита	Более 24 дней требует полного соглашения и покрытия расходов
Работнику нужен специальный монитор для графического редактирования дома	Да	Специализированное оборудование — ответственность работодателя

Контроль за удалёнными работниками — права и ограничения

Трудовой кодекс позволяет работодателям контролировать работающих удалённо сотрудников, но в определённых пределах — чтобы не нарушать право на частную жизнь.

Как работодатель может осуществлять контроль?

• Доступность — проверка, находится ли работник на связи в установленные рабочие часы
• Производительность — анализ отчётов, проектов, выполненного кода или статей
• Время, затраченное на работу — через инструменты учёта рабочего времени, но только с согласия работника
• Защита данных — проверка, не передаёт ли работник конфиденциальную информацию

Что работодатель НЕ ИМЕЕТ ПРАВА делать

• Устанавливать камеры или микрофоны без согласия
• Входить в жильё работника без предварительной договорённости
• Отслеживать разговоры членов семьи или других лиц, проживающих с работником
• Использовать кейлоггеры или шпионское ПО для отслеживания каждого действия
• Получать доступ к личным файлам работника, не связанным с работой

Проверочный визит в жильё работника

Если работодатель хочет посетить жильё работника для проверки условий труда (например, эргономической безопасности), он должен: заблаговременно уведомить работника, назначить конкретную дату и время, обеспечить, чтобы визит не нарушал частную жизнь работника и членов его семьи, а также задокументировать цель визита.

Защита данных при удалённой работе

Работающий удалённо сотрудник имеет доступ к конфиденциальным данным компании из дома. Работодатель обязан обеспечить их безопасность.

Обязанности работодателя

• Обеспечить шифрование данных и защищённое соединение (VPN)
• Установить брандмауэр и антивирусное ПО на оборудование
• Обучить работника распознаванию угроз (фишинг, вредоносное ПО)
• Разработать процедуры обращения с конфиденциальными документами (печать, передача)
• Обеспечить безопасный доступ к системам — пароли, многофакторная аутентификация

Обязанности работника

• Не передавать пароли посторонним лицам
• Заботиться о безопасности рабочего места (не работать в общественных местах без защищённого соединения)
• Входить в систему только с одобренных устройств
• Сообщать работодателю о подозрительной активности