Робота на відстані
регламент та обов'язки роботодавця у 2026
Робота на відстані — це реальність сучасного ринку праці, але вона приносить багато обов'язків для роботодавця. Трудовий кодекс, переглянутий у 2023 році, точно визначає, які мають бути умови, регламент та видатки, пов'язані з домашнім офісом. У 2026 році роботодавці повинні детально знати ці правила, щоб уникнути конфліктів з працівниками та можливих судових позовів.
Що таке робота на відстані за трудовим кодексом?
Трудовий кодекс містить чітке визначення роботи на відстані: це виконання роботи повністю або частково в місце, вказаному працівником та кожного разу узгодженому з роботодавцем, у тому числі за адресою проживання. Інша форма роботи на відстані може проводитися в кав'ярнях, ко-воркінг центрах або інших місцях, обраних працівником — завжди за умови згоди роботодавця.
Трудовий кодекс чітко розрізняє три типи роботи на відстані, кожен з різними вимогами та правами працівника. Роботодавці повинні розуміти, яку форму вони вибирають для своїх команд.
Три типи роботи на відстані — регламент для кожного
Не всі форми роботи на відстані однакові. Трудовий кодекс виділяє три основні категорії:
1. Повна робота на відстані
Працівник виконує роботу виключно поза офісом, завжди вдома або в обраному ним місці. Ця форма вимагає формальної угоди або доповнення трудового договору. Роботодавець повинен покривати повні видатки: обладнання, електроенергію, Інтернет та обслуговування спорядження.
2. Гібридна робота
Працівник частину часу проводит в офісі, частину — працює на відстані. Приклад: 3 дні в офісі, 2 дні вдома. Це також вимагає формальної угоди та покриття видатків роботодавцем на роботу на відстані. Роботодавець повинен ясно визначити в регламенті, скільки днів на місяць працівник буде вдома та які правила гнучкості діють.
3. Оказіональна робота на відстані
Працівник може працювати на відстані максимально 24 дні на рік за календарним роком, на підставі письмової або електронної заяви. Це єдина форма роботи на відстані, яка не вимагає повного регламенту та покриття видатків роботодавцем. Заяву завжди подає працівник — роботодавець не може наказати працівнику працювати на відстані.
Хто вирішує щодо типу роботи на відстані?
Для повної та гібридної роботи на відстані: діє правило поглиблення — як працівник, так і роботодавець повинні дати згоду на умови. Для оказіональної роботи на відстані: працівник починає, а роботодавець може відмовити тільки якщо робота неможлива через організаційні причини або характер посади. Відмова повинна бути обґрунтована письмово протягом 7 робочих днів.
Обов'язки роботодавця — що має забезпечити?
Роботодавець працівника, який працює на відстані (повністю або гібридно), має юридичний обов'язок забезпечити безпечні та гігієнічні умови праці. На практиці це означає конкретні фінансові видатки.
Матеріали та інструменти роботи
- Комп'ютер (ноутбук або стаціонарна комп'ютерна станція)
- Монітор, клавіатура, мишка (якщо це потрібно працівнику)
- Програмне забезпечення та ліцензії
- Пристрої для друку або сканування (якщо потрібно)
- Інше обладнання, необхідне для виконання роботи (наприклад, навушники, веб-камера)
Операційні видатки
- Електроенергія — річна вартість утримання домашнього офісу
- Інтернет та телефонія — повний абонент або його частина пропорційно
- Обслуговування та гарантія — ремонт спорядження, заміна частин, технічна підтримка
- Страхування обладнання — опціонально, але рекомендовано
Безпека та ергономіка
Роботодавець несе відповідальність за забезпечення умов, які не загрожують здоров'ю працівника. Це означає:
- Інструкції з ергономіки робочого місця
- Доступ до інформації про безпеку (наприклад, як записуватися на медичні огляди)
- Технічна та психологічна підтримка у складних ситуаціях
Ричалт за роботу на відстані — 65 злотих щомісяця у 2026
Роботодавець може покрити видатки не через придбання обладнання, а через виплату грошової суми. У 2026 році стандартний ричалт становить 65 злотих щомісяця для працівника, який повністю працює на відстані.
Коли виплачується ричалт?
- Працівник працює на відстані щонайменше 4 дні на тиждень
- Трудовий договір або угода чітко передбачає ричалт
- Ричалт документується в системі управління персоналом та зарплатою
Як розраховується ричалт для часткового робочого часу?
Якщо працівник має половину ставки (20 годин на тиждень), ричалт становить пропорційно: 65 злотих ÷ 2 = 32,50 злотих. Працівник, який працює 60% ставки, отримує 65 злотих × 0,6 = 39 злотих.
Податок від ричалту
Ричалт за роботу на відстані звільнений від податку PIT та внесків ЗУС, якщо роботодавець його правильно документує. Він повинен бути чітко визначений у трудовому договорі та окремо вказаний у платіжному розписі.
Чи достатньо ричалту 65 злотих?
Ричалт 65 злотих щомісяця (780 злотих на рік) — це значно менше, ніж фактичні видатки на електроенергію, Інтернет та обладнання. Роботодавець може доповнити це реальними видатками. Приклад: якщо електроенергія працівника коштує 150 злотих щомісяця, а ричалт — 65 злотих, роботодавець може додати різницю 85 злотих або забезпечити цінне обладнання (монітор, ноутбук).
Регламент роботи на відстані — що він повинен містити?
Для повної та гібридної роботи на відстані роботодавець повинен розробити регламент або угоду. Це ключовий документ, який визначає правила гри для працівника та роботодавця.
Мінімальні елементи регламенту
- Правила доступу до засобів безпосереднього спілкування — які інструменти (email, Teams, Slack), як довго працівник повинен бути доступним
- Робочі години — чи працює працівник у звичайні офісні години чи має гнучкість?
- Місця роботи — чи є домашній офіс обов'язковим місцем чи працівник може працювати з різних місць?
- Видатки роботодавця — що роботодавець забезпечує (обладнання, Інтернет, ричалт) та на яких умовах
- Обов'язки працівника — утримання безпеки даних, збереження конфіденційності, ергономіка робочого місця
- Контроль за працівником — чи має роботодавець право входити в дім працівника та коли, як буде перевіряться продуктивність
- Припинення трудових відносин — що відбувається з обладнанням, коли працівник звільняється
Документація регламенту
Регламент може бути частиною трудового договору або окремим документом. Він повинен бути підписаний обома сторонами. З 2026 року роботодавець може використовувати електронну форму — підписи можуть бути цифровими або перевіреними email.
Оказіональна робота на відстані — 24 дні на рік, без видатків роботодавця
Це найпростіший тип роботи на відстані, але з дуже спеціальними правилами.
Умови оказіональної роботи на відстані
- Максимально 24 дні на рік за календарним роком — працівник може використати 24 дні з 1 січня до 31 грудня
- Дні можуть бути використані протягом року — окремо, тижнями або все раз
- Невикористані дні не переносяться на наступний рік
- Працівник завжди починає запит — роботодавець не може наказати роботу на відстані
- Роботодавець може відмовити лише з вагомих причин: характер роботи, організаційні вимоги, відсутність технічної можливості
Видатки в оказіональній роботі на відстані
Роботодавець НЕ повинен покривати видатки на електроенергію, Інтернет або забезпечувати обладнання. Працівник працює на власних ресурсах. Виключення: якщо працівнику потрібне спеціалізоване обладнання для роботи (наприклад, графічний монітор), роботодавець повинен його надати, але не повинен покривати загальні видатки домашнього офісу.
Практичні приклади
| Сценарій | Чи повинен роботодавець платити? | Обґрунтування |
|---|---|---|
| Працівник працює на відстані 3 дні на тиждень протягом року | Ні, якщо це в межах 24 днів на рік | Це рахується в межах оказіональних днів |
| Працівник працює на відстані 25 днів на рік | Так, за 1 день понад ліміт | Понад 24 дні вимагають повної угоди та покриття видатків |
| Працівнику потрібен спеціальний монітор для редагування графіки вдома | Так | Спеціалізоване обладнання — обов'язок роботодавця |
Контроль за працівником, який працює на відстані — права та обмеження
Трудовий кодекс дозволяє роботодавцю контролювати працівника, але в обмеженому обсязі — щоб не порушувати приватність.
Як роботодавець може контролювати?
- Доступність — перевірка, чи працівник доступний у визначені години роботи
- Продуктивність — огляд звітів, проектів, написаного коду чи статей
- Час, витрачений на роботу — використання систем відстеження часу, але лише за згодою працівника
- Безпека даних — перевірка, чи працівник не розповсюджує конфіденційну інформацію
Що роботодавець НЕ може робити?
- Встановлювати камери або мікрофони без згоди
- Входити в дім працівника без попередньої домовленості
- Стежити за розмовами домочадців або інших осіб у домі
- Використовувати keyloggers або програмне забезпечення для шпигування для відстеження кожного клацання
- Входити у приватні файли працівника, не пов'язані з роботою
Контрольне відвідування дому працівника
Якщо роботодавець хочет відвідати дім працівника для перевірки умов роботи (наприклад, ергономіки), він повинен:
- Повідомити працівника заздалегідь
- Узгодити конкретний день та час
- Убедитися, що відвідування не порушує приватність працівника та домочадців
- Документувати цілі відвідування
Захист безпеки даних при роботі на відстані
Працівник, який працює на відстані, має доступ до конфіденційних корпоративних даних вдома. Роботодавець повинен позаботитися про безпеку.
Обов'язки роботодавця
- Забезпечити шифрування даних та безпечне з'єднання (VPN)
- Встановити брандмауер та антивірус на обладнанні
- Навчити працівника про загрози (фішинг, шкідливе програмне забезпечення)
- Встановити процедури обробки конфіденційних документів (друк, передача)
- Захистити доступ до систем — паролі, двофакторна автентифікація
Обов'язки працівника
- Не передавати паролі іншим особам
- Позаботитися про безпеку робочого місця (не працювати у публічних місцях без безпечного з'єднання)
- Входити лише з затвердженого обладнання
- Повідомляти про підозрілу активність роботодавцю
Katarzyna спеціалізується на регламентах роботи на відстані, контрактах щодо розвитку персоналу та заробітній платі. Протягом 10 років вона допомагає компаніям розбиратися в складних вимогах трудового законодавства та оптимізувати процеси управління персоналом.