e-Doręczenia einrichten — Schritt für Schritt 2026

Voraussetzungen

• Profil Zaufany ODER qualifizierte elektronische Signatur
• Aktiver NIP (für JDG/Unternehmen)
• Internetzugang
• Smartphone für Bestätigung (mObywatel-App empfohlen)

Schritt 1: Profil Zaufany einrichten (falls noch nicht)

Profil Zaufany ist die staatliche Authentifizierung Polens. Drei Wege:

Über Online-Banking (am einfachsten)

Wenn Sie ein Konto bei einer der teilnehmenden Banken haben (PKO BP, ING, mBank, Santander, BNP, Pekao, Millennium, Alior u. a.):

1. Auf pz.gov.pl gehen
2. „Załóż profil" → „przez bank" wählen
3. Bank auswählen, einloggen
4. Bankseitig Bestätigung — Profil Zaufany sofort aktiv

Über mObywatel-App

App im App Store / Google Play installieren, mit Personalausweis/Pass identifizieren.

Über qualifizierte Signatur

Wenn Sie bereits qualifizierte elektronische Signatur haben (Certum, Szafir etc.) — einfach beim ersten Login im e-Doręczenia-Portal nutzen.

Schritt 2: edoreczenia.gov.pl öffnen

1. Auf edoreczenia.gov.pl gehen
2. „Zaloguj się" → Profil Zaufany / qualifizierte Signatur wählen
3. Login bestätigen via SMS oder mObywatel-Push

Schritt 3: Antrag auf ADE-Erstellung

Nach dem Login:

1. „Skrzynki" → „Złóż wniosek o utworzenie adresu"
2. Adresstyp wählen:
   • Adres firmowy — für JDG / Sp. z o.o. / sonstige Unternehmen
   • Adres zawodowy — für Anwälte, Notare, Steuerberater (mit Berufsregistereintrag)
   • Adres osobisty — für Privatpersonen
3. Daten eingeben:
   • Bei JDG: NIP, REGON, Vor- und Nachname, Adresse aus CEIDG
   • Bei Sp. z o.o.: KRS-Nummer, NIP, Firmenname, Adresse
   • Bei Anwälten: Berufsregisternummer (z. B. WIRP, NRA)
4. E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren (empfohlen!)
5. Antrag mit Profil Zaufany unterzeichnen

Schritt 4: ADE-Vergabe

Bearbeitungszeit:

• JDG: sofort (Auto-Verifikation gegen CEIDG)
• Sp. z o.o.: 1-3 Tage (Verifikation gegen KRS)
• Anwälte: 5-14 Tage (Verifikation gegen Berufsregister)

Sie erhalten eine ADE in Format: AE:PL-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XX. Speichern Sie diese — sie wird in CEIDG/KRS eingetragen.

Schritt 5: ADE in CEIDG / KRS eintragen

Für JDG — über CEIDG

1. Auf ceidg.gov.pl einloggen
2. „Zmiana wpisu" (Änderung der Eintragung) wählen
3. Im Abschnitt „Dane do kontaktu" die ADE eintragen
4. Antrag unterzeichnen und absenden
5. ADE wird in 1-3 Tagen offiziell aktiv

Wichtig: Ohne diesen Schritt sendet Behördenpost weiterhin in Papierform — die ADE existiert nur im Postfach, nicht im offiziellen Verzeichnis BAE.

Für Sp. z o.o. — über KRS

1. Auf prs.ms.gov.pl einloggen
2. Antrag KRS-Z21 (Änderung der Registrierungsdaten) erstellen
3. ADE im entsprechenden Feld eintragen
4. Mit qualifizierter Signatur aller Geschäftsführer unterzeichnen
5. Gerichtsgebühr 250 PLN zahlen
6. 2-7 Werktage Bearbeitung

Schritt 6: Test-Sendung und Vollmacht

Test-Sendung an sich selbst

1. In Postfach „Nowa wiadomość" wählen
2. Empfänger: eigene ADE
3. Beliebige Test-Nachricht
4. Senden — Postfach prüft sofortige Anzeige

Vollmacht für Buchhalter

Wenn Ihr Buchhalter Postfach-Zugriff haben soll:

1. „Pełnomocnictwa" → „Udziel pełnomocnictwa"
2. NIP / PESEL des Buchhalters eingeben
3. Berechtigungsumfang wählen (lesen / senden / vollständig)
4. Gültigkeitsdauer (max. 1 Jahr, danach erneuern)
5. Mit Profil Zaufany bestätigen

Software-Integration

Mit Buchhaltungs-Software

Mehrere polnische Buchhaltungsprogramme bieten direkten ADE-Zugriff:

• Comarch ERP Optima — vollständige Integration
• Faktury.pl — eingehende Behördenpost
• iSeria, Sage Symfonia — über API-Module

API-Zugriff

Entwickler können das offizielle e-Doręczenia API nutzen für eigene Apps. Dokumentation auf edoreczenia.gov.pl/api.

Kosten

Position	Kosten
ADE-Erstellung (Poczta Polska)	0 PLN
Postfach-Nutzung — Empfang	0 PLN unbegrenzt
Versand an Behörde (PURDE)	~5-15 PLN je Sendung (von Behörde abgerechnet)
Versand an andere Unternehmen (PUH)	~10-30 PLN je Sendung
KRS-Eintragung der ADE	250 PLN einmalig
CEIDG-Eintragung	0 PLN

Häufige Probleme

„ADE nicht verifiziert"

Daten in CEIDG / KRS stimmen nicht mit Antrag überein. Prüfen: NIP, Adresse, Firmenname genau wie im offiziellen Register.

Login funktioniert nicht

Profil Zaufany abgelaufen (3 Jahre Gültigkeit). Erneuerung über pz.gov.pl mit Bank oder mObywatel.

Postfach leer trotz erwarteter Post

Mögliche Ursachen:

• ADE noch nicht in CEIDG eingetragen
• Behörde noch nicht auf e-Doręczenia umgestellt (Übergangsphase)
• Spam-Filter — Benachrichtigungen prüfen

Kann ich mehrere Adresstypen haben?

Ja: ein Privat-Adres + ein Geschäfts-Adres (firmowy) + Anwalts-Adres (zawodowy). Jeder wird in separatem Postfach geführt.

FAQ

Wie lange ist die ADE gültig?

Unbegrenzt, solange das Unternehmen / die Person aktiv ist. Bei JDG-Schließung wird die ADE deaktiviert.

Kann ich ADE übertragen bei Geschäftsverkauf?

Nein. ADE ist personengebunden. Käufer eines Unternehmens muss eigene ADE einrichten.

Was bei Wechsel des Buchhaltungsbüros?

Vollmacht widerrufen (alter Buchhalter), neue Vollmacht erteilen. Kann gleichzeitig erfolgen.

Ist ADE EU-weit anerkannt?

Aktuell nur in Polen. EU-weite Vereinheitlichung über eIDAS 2.0 ist in Vorbereitung.

Was, wenn ich Polen verlasse?

Bei Aufrechterhaltung der JDG: ADE bleibt aktiv, kann aus dem Ausland genutzt werden. Bei Schließung der JDG: ADE wird automatisch deaktiviert.