Welche Ausgaben sind im KPiR keine Kosten? Liste 2026

Allgemeines Prinzip

Eine Ausgabe darf nur dann als Betriebsausgabe abgesetzt werden, wenn sie:

1. tatsächlich getätigt wurde,
2. im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit steht,
3. der Erzielung von Einnahmen oder dem Schutz der Einnahmequelle dient,
4. nicht in der Liste des Art. 23 Ustawa o PIT steht,
5. ordnungsgemäß dokumentiert ist (Rechnung, Quittung, Vertrag).

Hauptkategorien nicht abzugsfähiger Ausgaben

1. Repräsentationskosten

Komplette Nichtabzugsfähigkeit. Dazu gehören:

• Geschäftsessen mit Kunden in Restaurants (mit Ausnahmen, siehe unten)
• Geschenke über 200 PLN für Geschäftspartner
• Empfänge, Cocktailpartys
• Hotels für Kunden bei rein repräsentativen Anlässen

Wichtig: Reine Werbungskosten (z. B. Werbeartikel mit Logo unter 200 PLN, Messeauftritte, Anzeigen) sind dagegen voll abzugsfähig.

2. Bewirtung — eingeschränkte Abzugsfähigkeit

Bewirtungskosten gelten in Polen seit 2007 als Repräsentation und sind grundsätzlich nicht abzugsfähig. Auch Geschäftsessen mit Kunden zur Auftragsanbahnung — anders als in Deutschland (70 % nach § 4 Abs. 5 EStG) — sind in Polen 0 % absetzbar.

Ausnahmen: Verpflegung der eigenen Mitarbeiter (Pausenraum, Schulungen, Überstunden) ist abzugsfähig.

3. Strafen, Bußgelder, Säumniszuschläge

• Geldbußen aus Straf- und Zivilrecht
• Verzugszinsen auf Steuern
• Strafzuschläge wegen verspäteter ZUS- oder Steuerzahlungen
• Bußgelder wegen Verkehrsverstößen (auch im Firmenwagen)
• Vertragliche Strafen wegen vertragswidrigen Verhaltens

4. Private Ausgaben

Alle Ausgaben, die nicht ausschließlich der Geschäftstätigkeit dienen:

• Private Kleidung (außer berufsspezifischer Schutzkleidung mit Logo)
• Brille, Kontaktlinsen (außer Bildschirmbrille mit Verordnung)
• Frisör, Kosmetik (mit Ausnahme bei TV-/Bühnen-Berufen)
• Privatreisen, Familienurlaub
• Mitgliedschaften in Vereinen ohne direkten Geschäftsbezug

5. Aufwendungen aus illegalen Geschäften

Bestechungsgelder, Schmuggelware-Ankauf, sonstige illegale Zahlungen — kein Kostenabzug.

6. Steuerfreie Versicherungen

• Lebensversicherungen ohne Bezug zur Geschäftstätigkeit
• Private Krankenversicherungen (außer als Mitarbeiterleistung)
• Private Unfallversicherungen mit Begünstigung des Inhabers

7. PKW-spezifische Limits

• PKW-Anschaffungswert über 150.000 PLN — Abschreibung anteilig gekürzt
• Bei E-Autos liegt das Limit bei 225.000 PLN
• Operating-Leasing-Raten: anteilig gekürzt für PKW über 150.000 PLN Wert
• Sonstige PKW-Kosten (Treibstoff, Reparaturen): nur 75 % bei Mischnutzung (50/50-MwSt.-Modell)

8. ZUS und Lohn-Sondervergünstigungen

• Beiträge zur freiwilligen Krankenversicherung des Inhabers (PIT-relevante Position): Sonderbehandlung
• Vergütungen ohne Vertrag oder ohne ZUS-Anmeldung
• Schwarze Auszahlungen

9. Verluste aus Geschäftsverkäufen

• Verluste aus dem Verkauf von Privatvermögen
• Verluste aus Forderungsverkauf an befreundete Personen
• Bewertungsverluste ohne realisierte Veräußerung

10. MwSt., Akzisesteuer und PIT/CIT

• Eigene MwSt.-Zahlungen (sind keine Kosten, sondern durchlaufender Posten)
• Eigene PIT/CIT-Zahlungen
• Strafen wegen MwSt.-Verstößen

Häufige Streitfälle

Coffee-Shop / Lunch-Termin mit Kunden

Kein Abzug — gilt als Repräsentation. Auch wenn das Treffen geschäftlich ist.

Sportclub-Mitgliedschaft

Kein Abzug für den Inhaber. Bei Mitarbeitern als Sachbezug abzugsfähig (mit Lohnsteuerwirkung beim Empfänger).

Smartphone, das auch privat genutzt wird

Bei dokumentierter Aufteilung (z. B. zweites Privat-Handy vorhanden, Geschäftsabrechnung getrennt) → 100 % abzugsfähig. Bei Mischnutzung ohne Dokumentation: anteilig (oft 50 %).

Heimbüro / Home Office

Anteilige Miete, Strom, Heizung absetzbar — proportional zur Bürofläche. Voraussetzung: ausschließliche Nutzung des Raums fürs Geschäft.

Fortbildung im Ausland

Abzugsfähig, wenn der Geschäftsbezug klar dokumentiert ist (Programm, Teilnahmezertifikat, Reise- und Übernachtungskosten). Reiner Familienurlaub im Reisegepäck → Aberkennung.

Werbung vs. Repräsentation — die feine Linie

Tätigkeit	Werbung (abzugsfähig)	Repräsentation (NICHT)
Werbeartikel	Mit Logo, unter 200 PLN, an viele	Geschenk über 200 PLN, individuell
Veranstaltung	Messe, Open Day, große Werbeaktion	Geschäftsabendessen mit 1–2 Kunden
Social Media	Bezahlte Werbung, Influencer-Kooperation	Treffen für Network-Beziehungen
Kunden-Geschenk	Werbe-Mug, Stift, Notizbuch unter 200 PLN	Wein, Schnaps, Luxusgeschenk

Praktische Empfehlungen

1. Bei Zweifeln Steuerberater konsultieren — falsch verbuchte Kosten führen zu Nachzahlungen + Strafzinsen
2. Saubere Trennung von privaten und betrieblichen Kosten — separate Konten und Karten
3. Dokumentation: jede Ausgabe mit Beleg, betrieblicher Zweck schriftlich notiert
4. Bei 50/50-PKW-Modell: Privatfahrten müssen kein Fahrtenbuch haben, aber MwSt.-Abzug bleibt 50 %
5. Repräsentationsausgaben getrennt erfassen — nicht im KPiR, sondern als „Abzug aus dem Privatvermögen" für Betriebsanalyse

FAQ

Kann ich einen Kunden zum Mittagessen einladen und absetzen?

Nein, das ist Repräsentation und nicht abzugsfähig — anders als in Deutschland.

Was, wenn ich ein Buch für die Fortbildung kaufe?

Fachliteratur ist abzugsfähig, sofern thematisch zur Geschäftstätigkeit passend (z. B. Steuerrecht für Buchhalter, Programmiersprachen für IT-ler).

Kaffeemaschine im Büro — abzugsfähig?

Ja, wenn sie ausschließlich im Büro steht und für Mitarbeiter sowie Geschäftsbesuch genutzt wird. Eine ausschließlich privat genutzte Maschine im Heimbüro ist anteilig.

Was passiert bei einer Steuerprüfung mit nicht abzugsfähigen Kosten?

Aberkennung führt zu Nachzahlung des PIT (12 / 19 / 32 %) plus Verzugszinsen und ggf. Strafen nach KKS. Bei 10.000 PLN aberkannter Kosten und 19 % Linearsteuer: ~1.900 PLN PIT + Zinsen.

Sind Berufskleidung und Uniformen abzugsfähig?

Ja, sofern eindeutig berufsspezifisch (Sicherheitskleidung, Kochuniform, OP-Kleidung). Reguläre Anzüge / Geschäftskleidung gelten als „Privatkleidung" und sind nicht abzugsfähig — auch nicht beim Anwalt oder Banker.