Was ist KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das Polnische E-Rechnungssystem. Es ist ein zentrales System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen direkt an die Finanzbehörde im standardisierten UPL-Format (Ustandaryzowany Plik e-Faktury).

Das System wurde entwickelt, um die Digitalisierung in der Rechnungsstellung zu fördern, Betrug zu reduzieren und die Steuerkontrollen zu vereinfachen.

Wer muss KSeF ab 2026 verwenden?

• Alle Mehrwertsteuerzahler: Alle registrierten Unternehmen, die Mehrwertsteuer zahlen
• E-Commerce-Unternehmen: Besonders wichtig für Verkäufer mit hohem Umsatz
• Kleine und mittlere Unternehmen: Kein Umsatzlimit — alle müssen mitmachen
• Freiberufler: Mit Mehrwertsteuer registrierte Freiberufler

Implementierungs-Timeline für KSeF 2026

Der Rollout von KSeF erfolgt in Phasen:

• Bis 31. Januar 2026: Freiwillige Nutzung
• 1. Februar 2026: Verpflichtung für große Unternehmen (Umsatz > 2 Mio. PLN)
• 1. April 2026: Verpflichtung für mittlere Unternehmen (Umsatz > 200.000 PLN)
• 1. Juli 2026: Verpflichtung für alle Mehrwertsteuerzahler

Technische Anforderungen für KSeF

Um KSeF zu nutzen, benötigen Sie:

• Qualifiziertes Zertifikat (eIDAS) oder fortgeschrittene elektronische Signatur
• Internetverbindung und Zugang zum KSeF-Portal
• Buchhaltungssoftware mit KSeF-Unterstützung oder manuelles System über das Portal
• Technischen Support und Schulung für Ihr Team

10 Schritte zur Implementierung von KSeF

Schritt 1: Beschaffung des qualifizierten Zertifikats

Besorgen Sie sich ein eIDAS-Zertifikat von einem anerkannten Anbieter. Dies ist erforderlich, um sich im KSeF-System anzumelden und Rechnungen zu signieren.

Schritt 2: Registrierung im KSeF-Portal

Gehen Sie zum Portal https://ksef.mf.gov.pl und registrieren Sie sich mit Ihrer Steuernummer und Ihrem Zertifikat.

Schritt 3: Überprüfung der Buchhaltungssoftware

Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware KSeF unterstützt. Die meisten modernen Systeme haben bereits Integration.

Schritt 4: Softwareaktualisierung oder Wechsel

Falls erforderlich, aktualisieren Sie Ihre Software oder wechseln zu einem KSeF-kompatiblen System.

Schritt 5: Schulung des Teams

Schulen Sie Ihr Team in der neuen E-Rechnungsstellung. Das neue System erfordert andere Prozesse.

Schritt 6: Testphase

Testen Sie die E-Rechnungsstellung im Test-Modus. Senden Sie einige Test-Rechnungen.

Schritt 7: Migration alter Daten

Migrieren Sie Rechnungen, die vor KSeF ausgestellt wurden, in das neue System (falls erforderlich).

Schritt 8: Go-Live

Starten Sie den produktiven Betrieb und beginnen Sie, alle neuen Rechnungen über KSeF auszustellen.

Schritt 9: Compliance-Prüfung

Überprüfen Sie regelmäßig, dass alle Rechnungen korrekt übermittelt werden.

Schritt 10: Kontinuierliche Überwachung

Überwachen Sie die Compliance und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor.

Strafen für Nichtbefolge von KSeF ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 gelten Strafen für Nichtbefolge:

• Geldstrafen bis zu 100% der Mehrwertsteuersumme
• Verwaltungsstrafen für unpünktliche Übermittlung
• Gewinnstrafen für wiederholte Verstöße

FAQ zu KSeF

Ist der Zugang zu KSeF kostenlos?

Ja, der Zugang zum KSeF-Portal ist kostenlos. Sie müssen möglicherweise in Zertifikate und Softwareaktualisierungen investieren.

Können wir weiterhin Papierrechnungen verwenden?

Papierrechnungen müssen weiterhin im System registriert werden. Nur elektronische Übermittlung ist das Ziel.

Was passiert mit alten Rechnungen?

Alte Rechnungen müssen nachträglich registriert werden, wenn das System dies verlangt.