Электронные счета

Архивирование электронных счетов
— сколько лет и как хранить?

7 апреля 2026 8 мин чтения Михал Ковальчик

Архивирование счетов — часто упускаемая часть вашей системы бухгалтерии. Компании спешат выставлять счета, но забывают о требованиях к хранению. В этой статье я объясню: сколько лет вы должны хранить счета, как хранить электронные счета, и что происходит, когда истекает срок хранения в KSeF.

Сколько лет нужно хранить счета?

Базовое правило просто: 5 лет. Но дьявол кроется в деталях, когда начинается и когда заканчивается этот период.

5-летний период хранения начинается с конца календарного года, в котором истёк срок оплаты налога, вытекающего из счета. Для большинства счетов это означает конец года, в котором был выставлен счет.

Практический пример:

  • Счет выставлен: 15 января 2026, срок оплаты: 30 дней
  • Период хранения начинается: 31 декабря 2026
  • Период хранения заканчивается: 31 декабря 2031
  • Вы должны иметь доступ к этому счету до конца 2031 года

Это правило применяется как к бумажным счетам, так и к электронным счетам. Важно понимать, что это не начало периода хранения, а конец периода хранения.

KSeF хранит счета 10 лет

Система KSeF (Krajowy System e-Faktur) — это электронная система выставления и хранения счетов, обязательная в Польше с определённого времени.

KSeF автоматически хранит все ваши счета в течение 10 лет с момента их регистрации. Это более длительный период, чем требуемые 5 лет. Однако по истечении 10 лет система удалит эти счета, и вы больше не сможете получить к ним доступ из KSeF.

Что это означает для вас:

  • В течение 10 лет KSeF является основной резервной копией ваших счетов
  • Если вам нужны счета старше 10 лет, вы должны самостоятельно хранить их копии
  • Налоговые органы могут требовать счета до 7 лет в соответствии с правилами налогового надзора

Где и как хранить электронные счета

Правила не указывают конкретный способ хранения. Закон только требует, чтобы счета были:

1. Доступны: Вы должны иметь возможность получить к ним доступ по требованию налогового органа

2. Читаемы: Формат должен быть понятен и воспроизводим

3. Аутентичны: Содержание не должно быть изменено с момента получения/создания

Способы хранения, которые соответствуют требованиям:

  • KSeF (официальное хранилище)
  • Облачные хранилища (Google Drive, OneDrive, Dropbox)
  • Локальные жёсткие диски или флэш-накопители (с резервными копиями)
  • Специализированные системы управления документами
  • Программное обеспечение для бухгалтерии (которое архивирует счета)

Могу ли я удалить бумажные копии после сканирования?

Да, вы можете удалить оригинальные бумажные счета, если:

  • Вы создали сканирование в соответствии с требованиями (минимум 200 DPI разрешение)
  • Изображение читаемо и содержит все существенные элементы счета
  • Вы сохраняете копию в стабильном формате (PDF предпочтительно)
  • Система хранения имеет надлежащие резервные копии

Однако многие компании оставляют оригиналы "на всякий случай". Риск удаления низкий, если ваше сканирование хорошего качества, но контролировать это ответственность налогоплательщика, а не программного обеспечения.

Что происходит по истечении периода хранения?

По истечении 5-летнего периода хранения вы технически можете удалить счета. Однако есть исключение:

Если налоговый орган начал проверку на дату истечения периода хранения, вы должны сохранять счета до завершения этой проверки, даже если истёк 5-летний период.

Поэтому рекомендуется хранить счета дольше, чем требуемые 5 лет — например, 7 лет — для защиты от налоговых претензий.

Что требуют налоговые органы

Налоговые органы могут требовать счета:

  • Обычно: До 7 лет в соответствии с правилами税 давности
  • В случае подозрения на мошенничество: Без ограничений по времени
  • Во время проверки: Все счета за проверяемый период

Поэтому хранение счетов 7-10 лет вместо минимального требуемого 5 лет значительно снижает ваш налоговый риск.

Предыдущая статья Амортизация основных средств
Следующая статья Автоматизация бухгалтерии с ИИ