Архівування електронних фактур
скільки років і як зберігати?
Кожен підприємець повинен знати, як довго зберігати факти. Це не питання організації — це закон. Відсутність архівування може привести до штрафів до 30 000 zł. У цифрову епоху та із обов'язковим KSeF виникає нове питання: як архівувати електронні документи? У цій статті відповідаємо на все.
Основне правило: 5 років зберігання
Правила однозначні: факти мають зберігатися 5 років. Але це не означає 5 років від видачі. Період розраховується від кінця календарного року, у якому минув термін сплати податку за факту.
Практичний приклад: Факта видана 15 січня 2026 з терміном 30 днів. Період зберігання: від 31 грудня 2026 до 31 грудня 2031.
Паперові та електронні факти
Обидва типи зберігаються однаково — 5 років. Форма документа не має значення, важливо щоб був доступний і читаємий.
KSeF: 10 років архівування
Система KSeF зберігає факти 10 років, що більше ніж закон вимагає. Це додаткова безпека для підприємців.
| Документ | Період | Хто зберігає |
|---|---|---|
| Факти в KSeF | 10 років | Державний сервер |
| Паперові факти | 5 років | Ви |
| PDF факти | 5 років | Ви |
Після 10 років факти видаляються з KSeF. Якщо потребуєте старших документів, попросіть у податки.gov.pl архівний доступ.
Способи архівування — де зберігати
Вариант 1: KSeF — автоматичне архівування
Якщо видаєте в KSeF, система автоматично архівує. Найпростіше рішення.
- Переваги: Безплатне, 10 років, державний сервер
- Недоліки: Після 10 років недоступне
Варіант 2: Хмара — Google Drive, OneDrive, Dropbox
Багато компаній архівують у хмарі для подвійної копії. Вартість: 10–50 zł/місяць.
- Переваги: Доступно звідусіль, автоматичні резервні копії
- Недоліки: Залежить від третьої сторони
- Рекомендація: Організуйте папки за роками та місяцями
Варіант 3: Локальний диск або NAS
Традиційний спосіб на комп'ютері або мережевому диску.
- Переваги: Повна контроль, без абонування
- Недоліки: Ризик втрати, немає віддаленого доступу
Варіант 4: Система обліку — Enova, iSeria, Sage
Бухгалтерські програми архівують автоматично. Вартість: 100–500 zł/місяць.
- Переваги: Автоматизація, звіти, інтеграція з KSeF
- Недоліки: Вища вартість, потребує навчання
Практичні поради архівування
1. Організація файлів
Структуруйте за роками та місяцями: 2026/01, 2026/02, 2026/03 тощо. Це спрощує пошук при перевірках.
2. Формат файлу
Зберігайте в форматі, який буде читатися через 5 років:
- PDF — універсальний стандарт
- XML (формат KSeF) — офіційний формат
- JPG/PNG — якщо сканування, мінімум 300 DPI
3. Резервна копія
Ніколи не зберігайте одну копію. Рекомендовані варіанти:
- KSeF + хмара (Google Drive + OneDrive)
- Локальний диск + зовнішній жорсткий диск
- Система обліку + хмара
4. Сканування паперових фактур
Якщо скануєте паперові факти, щоб видалити оригіналу:
- Розподільність мінімум 300 DPI
- Формат PDF (не Word або текст)
- Назвіть логічно: F-2026-01-001.pdf
- Зберігайте сканування 5 років
Додаткові документи для архівування
Обов'язково архівувати на 5 років:
- Контракти з клієнтами
- Докази сплати (банківські виписки)
- Декларації та звіти ПДВ, JPK
- Підтвердження доставки та прибиральні
Довше архівувати (7 років):
- Документи з персоналу та заробітної плати (трудові книжки, контракти)
Найчастіші питання
П: Чи 5 років від видачі або від сплати?
В: Від кінця року, у якому мин ув термін сплати податку. Практично від кінця року видачі.
П: Чи можу я видалити факти з 6 років?
В: Так, коли минуло рівно 5 років. Варто чекати до 6 років для безпеки.
П: Чи можу я архівувати тільки в KSeF?
В: Для електронних фактур в KSeF — так. Для паперових — ви повинні мати власний архів.
П: Що зберігати в низькій розподільності?
В: Ризиковано. Низька розподільність може зробити числа неспівчитними. Мінімум 300 DPI.
П: Що если я втрачу факти?
В: Це серйозне порушення. Може привести до штрафу до 30 000 zł та вимог органів влади.
Michał спеціалізується на системах електронного фактурування та архівуванні. Протягом 8 років допомагає компаніям у цифровізації та архівуванні документів.