Колонки КПіР
як правильно заповнювати у 2026
Книга приходів та видатків (КПіР) — це основний документ для підприємців на спрощених системах оподаткування. Правильне заповнення кожної колонки критично важливо для податкової безпеки. У 2026 році структура КПіР змінилася, колонки розширилися з 17 до 19, щоб включити новий обов'язок реєстрації фактів у Національній системі електронних фактів (KSeF). У цій статті ми детально розбираємо кожну колонку, наводимо практичні приклади та показуємо найпоширеніші помилки.
Вступ: КПіР як обов'язок податку
Книга приходів та видатків (КПіР) — це базовий документ для підприємців на спрощених системах оподаткування або систем КПіР. Правильне заповнення кожної колонки критично важливо для податкової безпеки — помилки можуть призвести до штрафів та уваги податкової служби.
У 2026 році структура КПіР зазнала змін. Колонки розширилися з 17 до 19, щоб включити новий обов'язок реєстрації фактів у Національній системі електронних фактів (KSeF). Розуміння кожної колонки тепер важливіше, ніж коли-небудь.
Цей посібник точно пояснює, що потрібно вписати в кожну колонку, наводить практичні приклади та показує найпоширеніші помилки, яких слід уникати.
Структура КПіР: Загальний огляд
КПіР розділяється на дві основні секції: розділ приходів (колонки 1–11) та розділ видатків (колонки 12–16), плюс сумаційна колонка та примітки.
З 2026 року обов'язковими є також колонки, присвячені KSeF — ідентифікатор факти, виставленої електронно.
Розділ 1: Колонки приходів (1–11)
Колонка 1: Дата факти
Дата, коли фактура була видана. Не дата надходження оплати, а саме дата видачі факти. Формат: день-місяць-рік (наприклад, 15-04-2026).
Колонки 2–3: Опис факти і клієнта
Коротко опишіть фактуру та/або клієнта. Наприклад: "Продаж послуг консультування для компанії XYZ" або "Видання факти #2026-001".
Колонки 4–6: Суми без ПДВ, ПДВ, ПДВ розраховується
Введіть суму дохода без ПДВ (нетто) в колонку 4. ПДВ розраховується в колонці 5, якщо застосовується. Колонка 6 — це ПДВ, які ви можете відрахувати у видатках.
Колонки 7–8: ПДВ списана та видатки з ПДВ
Колонка 7 показує ПДВ, яка була списана в поточному місяці з попередніх закупівель. Колонка 8 — це видатки, які відносяться на прибуток і включають ПДВ.
Колонки 9–11: KSeF дані
У 2026 році новими є колонки для реєстрації фактів у KSeF. Введіть ідентифікатор (ReferenceNumber) факти, як повернув KSeF при реєстрації.
Розділ 2: Колонки видатків (12–19)
Колонка 12: Дата факти видатків
Дата, коли ви отримали фактуру від постачальника. Не дата оплати, а дата одержання факти.
Колонки 13–14: Опис видатків та постачальника
Опишіть видатки та постачальника. Наприклад: "Оренда офісу у ТОВ АБВ" або "Закупівля матеріалів у компанії ЛМН".
Колонки 15–17: Суми видатків нетто, ПДВ, розраховується
Введіть суму видатків без ПДВ (нетто) в колонку 15. Колонка 16 — ПДВ для списання. Колонка 17 показує, чи можна включити ці видатки до косту для податків.
Колонка 18: Видатки, що не враховуються
Введіть видатки, які законодавством не можуть бути списані (наприклад, безалкогольні напої для офісу, квитки на розваги, 50% оренди, якщо місце пролягає частково для особистих цілей).
Колонки 19: KSeF дані видатків
Введіть ідентифікатор (ReferenceNumber) поточної факти видатків у системі KSeF.
Практичні приклади заповнення
Приклад 1: Дохід від 50 000 PLN нетто з ПДВ 23%
| Колонка | Значення |
|---|---|
| 1 — Дата | 15-04-2026 |
| 2–3 — Опис | Видання услуги для клієнта Компанія XYZ |
| 4 — Нетто | 50 000 |
| 5 — ПДВ (23%) | 11 500 |
| 6 — ПДВ розраховується | 11 500 |
Приклад 2: Видатки на оренду за 10 000 PLN нетто без ПДВ
| Колонка | Значення |
|---|---|
| 12 — Дата видатку | 01-04-2026 |
| 13–14 — Опис | Оренда офісного приміщення у ТОВ АБВ |
| 15 — Нетто видатку | 10 000 |
| 16 — ПДВ (якщо застосовується) | 0 або 0% |
| 17 — Включаються | 10 000 |
Найпоширеніші помилки при заповненні КПіР
Помилка 1: Введення брутто замість нетто
Дуже часто підприємці вводять суми з ПДВ замість сум без ПДВ. Це скривлює всі розрахунки податків. Завжди перевіряйте, чи вводите саме нетто.
Помилка 2: Помилкові дати
Важно використовувати дату видачі факти (для доходів) або дату отримання (для видатків), а не дату оплати. Часто це інші дати.
Помилка 3: Невключення KSeF ідентифікаторів
У 2026 році обов'язково реєструвати фактури в системі KSeF. Забування введення ідентифікаторів KSeF може призвести до штрафів.
Помилка 4: Невідповідь між КПіР та JPK_VAT
Суми у КПіР повинні точно відповідати суми в Декларації JPK_VAT. Помилка в одному документі непрацювання в іншому.
Як запобігти помилкам
- Двічі перевіряйте суми: Переконайтесь, що суми нетто вводяться в правильні колонки.
- Ведіть реєстр фактур: Створіть розписок усіх фактур з датами, сумами та KSeF ідентифікаторами.
- Синхронізуйте з бухгалтером: Якщо ви не впевнені, проконсультуйтесь з професійним бухгалтером.
- Використовуйте програмне забезпечення: Програми для управління КПіР автоматично перевіряють суми та синхронізують з KSeF.
Висновок
Правильне заповнення КПіР вимагає уважності та розуміння податкових правил. У 2026 році обов'язок реєстрації фактур у KSeF зробив процес складнішим, але й прозорішим. Дотримуючись цього посібника і вживаючи запобіжних заходів, ви значно зменшите ризик помилок та конфліктів з податковими органами.
Якщо у вас виникають запитання щодо заповнення КПіР чи реєстрації KSeF, звертайтесь до професіонала.