Введение: КПиР как налоговое обязательство

Книга доходов и расходов (КПиР) — это основной документ для предпринимателей, использующих упрощенную систему налогообложения или КПиР. Правильное заполнение каждой колонки имеет решающее значение для налоговой безопасности — ошибки могут привести к штрафам и привлечению внимания налоговой инспекции.

В 2026 году структура КПиР претерпела изменения. Колонки расширились с 17 до 19, чтобы включить новое обязательство по регистрации счетов-фактур в Национальной системе электронных счетов (КСеФ). Понимание каждой колонки теперь более важно, чем когда-либо.

Эта статья подробно объясняет, что вписать в каждую колонку, приводит практические примеры и показывает наиболее частые ошибки для избежания.

Структура КПиР: Общий обзор

КПиР делится на две основные части: раздел доходов (колонки 1–11) и раздел расходов (колонки 12–16), плюс суммирующая колонка и примечания.

С 2026 года обязательны также колонки, относящиеся к КСеФ — идентификатор электронно выставленного счета-фактуры.

Колонки 1–7: Информация о документе и контрагентах

Колонка 1: Номер записи

Это текущая нумерация транзакции в КПиР. Первая запись — 1, вторая — 2, третья — 3 и так далее. Номер присваивается автоматически или вручную, но всегда по возрастанию.

Колонка 2: Дата хозяйственного события

Здесь вписывается дата, на которую была совершена продажа, покупка или другое событие. Это не дата выставления счета-фактуры, а дата, когда произошла фактическая транзакция (дата доставки товара, предоставления услуги).

• Формат: ДДММГГ (например, 07042026 для 7 апреля 2026)
• Дата отражения — не дата счета-фактуры
• Должна быть в налоговом году, за который вы ведете КПиР

Колонка 3: Номер счета-фактуры КСеФ

С 2026 года, если вы выставили счет-фактуру через Национальную систему электронных счетов (КСеФ), здесь вписывается идентификационный номер этого счета, присвоенный КСеФ.

Если вы выставили традиционный счет-фактуру, колонку можно оставить пустой. Это поле обязательно для счетов-фактур, выставленных в электронном виде.

Колонка 4: Номер другого документа учета

Здесь вписывается номер счета-фактуры традиционной (не КСеФ), счета или другого документа, подтверждающего транзакцию.

Тип документа	Что вписать
Традиционный счет-фактура	ФВ/2026/001 или 2026-001
Счет	РА/2026/001
Акт выполненных работ	АВ/2026/001
Внутренний документ	ЗАК/2026/001 (покупка материалов)

Колонки 5–7: Данные контрагента

Здесь вписываются данные лица или компании, с которой совершена транзакция:

• Колонка 5: Имя и фамилия или название фирмы контрагента
• Колонка 6: Номер НДС (если это компания) или номер удостоверения личности (если физическое лицо)
• Колонка 7: Адрес (улица, номер дома, почтовый индекс, город)

Колонка 8: Описание хозяйственного события

Здесь вы описываете, что представляла собой транзакция. Это поле очень важно — налоговые инспекторы читают его особенно внимательно. Описание должно быть конкретным и четким.

Колонки 9–11: Доходы

Колонки 9, 10 и 11 — это раздел доходов — наиболее важное поле для проверки налоговой инспекцией.

Колонка 9: Доходы от продажи

Здесь вписываются доходы от основной деятельности предпринимателя. Для фрилансера или консультанта это будут доходы от оказанных услуг, для магазина — доходы от продажи товаров.

• Всегда значение без НДС (нетто)
• Ставка 12% для программистов, 8,5% для учителей, 3% для фермеров и т.д.
• Если нет счета-фактуры, но произошла продажа, можно вписать доход на основе других документов (например, контракта)

Колонка 10: Прочие доходы

Здесь вписываются доходы вне основной деятельности, такие как:

• Проценты на банковском счете
• Возврат НДС
• Продажа использованного оборудования (имущества)
• Отчуждение основных средств
• Доходы от аренды имущества

Колунка 11: Итого доходы

Здесь вписывается сумма колонок 9 и 10 для каждого события. Формула:

Колунки 12–16: Расходы (Затраты)

Расходы (затраты) могут вписываться только в определенные колунки в зависимости от типа затрат.

Колунка 12: Покупка материалов и товаров

Здесь вписываются затраты на материалы, используемые в производстве, или товары для перепродажи, без сопутствующих затрат (транспорт, страховка).

• Материалы для производства — бумага, чернила, компоненты
• Товары для торговли, купленные у поставщика
• Значение без НДС

Колунка 13: Вспомогательные затраты на покупку

Затраты, прямо связанные с доставкой товаров и материалов:

• Транспортировка товаров
• Страховка в пути
• Погрузка/разгрузка
• Услуги таможни (при импорте)

Колунка 14: Налоги и взносы (уплаченные)

Здесь вписываются уплаченные налоги и взносы (не задолженности, а фактические платежи):

• Подоходный налог (ПНД, КНД)
• НДС (если нужно рассчитать)
• Взносы в социальное страхование (пенсионные, инвалидные, болезни)
• Местные налоги (на имущество)

Колунка 15: Прочие расходы

Любые другие расходы, не классифицированные в колунках 12–14:

• Зарплата сотрудников
• Услуги (уборка, прачка, консультации)
• Аренда офиса
• Электроэнергия, вода, газ
• Банковские комиссии
• Страховка имущества
• Реклама и маркетинг
• Обучение сотрудников

Колунка 16: Итого расходы

Сумма всех расходов для каждой записи:

Колунки 17–19: Результат и примечания

Колунка 17: Результат (доход нетто – расходы)

Здесь рассчитывается прибыль или убыток от данного события:

Результат может быть положительным (прибыль), отрицательным (убыток) или нулевым. Все результаты из колунки 17 суммируются в конце года, чтобы определить годовую прибыль или убыток для налогообложения.

Колунка 18: Номер счета-фактуры КСеФ (новое в 2026)

Если кто-то отправил вам счет-фактуру, выставленную в КСеФ, здесь вписывается номер этого счета. Поле отражает требования новой электронной системы.

Колунка 19: Примечания и дополнительная информация

Здесь можно вписать дополнительную информацию, которая может быть важна при проверке:

• Информация о возврате товара
• Предоставленная скидка клиенту
• Примечание о нереализованном заказе
• Ссылки на предыдущие счета-фактуры

Практический пример: Полная запись в КПиР

Вы фрилансер, занимающийся написанием статей. 3 апреля 2026 года вы отправили счет-фактуру компании АБВ за статью. Вот как это вписать в КПиР:

Колунка	Значение	Объяснение
1	15	Это 15-я транзакция в КПиР
2	03042026	Дата предоставления услуги
3	(пусто)	Не выставлял в КСеФ
4	ФВ/2026/015	Моя нумерация счетов
5	АБВ ООО	Клиент
6	1234567890	НДС компании
7	ул. Новая, 10, 31-007 Краков	Штаб-квартира компании
8	Услуга написания статьи на тему налогов	Конкретное описание услуги
9	1 200,00 зл	Значение счета без НДС
10	0,00 зл	Нет дополнительных доходов
11	1 200,00 зл	1 200 + 0
12–15	0,00 зл	Нет затрат по этой записи
16	0,00 зл	Сумма затрат
17	1 200,00 зл	1 200 – 0 = прибыль
18–19	(пусто)	Нет дополнительных замечаний

Наиболее частые ошибки в КПиР и как их избежать

Ошибка 1: Вписание брутто вместо нетто

Очень частая ошибка — предприниматели вписывают значение счета-фактуры с НДС, вместо только нетто. Это может привести к неправильным расчетам налога.

Ошибка 2: Смешивание дат — выставления и транзакции

Колунка 2 (дата события) должна содержать дату, когда фактически произошла транзакция, не дату выставления счета-фактуры. Это может быть даже неделю позже.

Ошибка 3: Отсутствующие или неточные данные контрагентов

Если проверяющий не может проверить, существовал ли контрагент на самом деле, он может поставить под сомнение транзакцию. Всегда проверяйте НДС в реестре CEIDG или GUS.

Ошибка 4: Отсутствие описания события или слишком общее описание

Инспектор задаст вопросы при слабом описании. "Доход" или "Расход" — это недостаточно — напишите конкретно, что произошло.

Ошибка 5: Забытые расходы или затраты

Некоторые предприниматели забывают о нефакцированных расходах (например, затраты на доставку, которые они оплатили наличными без квитанции). Всегда собирайте все документы затрат.

Практические советы: Как вести КПиР без ошибок

• Вписывайте ежедневно: Не ждите конца месяца — ведите записи день за днем, пока все свежо в памяти.
• Используйте шаблон: Подготовьте себе шаблон с наиболее частыми описаниями, чтобы ускорить вписание.
• Проверяйте номер записи: Убедитесь, что номера идут по возрастанию без пропусков (1, 2, 3, 4...).
• Собирайте доказательства: Храните счета-фактуры, счета и другие документы как минимум 5 лет.
• Делайте ежемесячные суммарные отчеты: В конце каждого месяца суммируйте колунку 17, чтобы знать, какую прибыль вы уже получили.
• Используйте программное обеспечение: Вместо ручных записей используйте специализированное ПО (iSeria, Enova, Wfirma) — сэкономите время и уменьшите ошибки.

ЧЗВ: Вопросы о заполнении КПиР

Могу ли я вписать доход без счета-фактуры?

Да, но вы должны иметь другие документы, подтверждающие транзакцию (контракт, письмо от клиента). Налоговый орган может требовать доказательства.

Вписывается ли НДС в КПиР?

Нет. В КПиР вписываются только значения без НДС. НДС рассчитывается отдельно в декларации НДС.

Что если я совершил ошибку в КПиР?

Вы можете ее исправить, нарисовав линию через неправильную запись и вписав правильную рядом. Никогда не используйте корректор или не стирайте всю строку.

Должен ли я вписывать все расходы в КПиР?

Если вы ведете КПиР, то да — каждый расход, связанный с деятельностью, должен быть вписан.

Является ли НДС контрагента обязательным в колунке 6?

Для компаний — да, если его есть. Если вы продаете физическому лицу без деятельности, колунку можно оставить пустой.