KPiR — Spalten 1 bis 17: So füllen Sie sie korrekt aus

Einführung: KPiR als steuerliche Pflicht

KPiR (Księga przychodów i rozchodów – das Einnahmen-Ausgaben-Buch) ist das grundlegende Dokument für Unternehmer, die nach der Steuerskala oder dem linearen Steuersatz besteuert werden. Das korrekte Ausfüllen jeder Spalte ist entscheidend für die steuerliche Sicherheit – Fehler können zu Strafen und einer Prüfung durch das Finanzamt führen.

Im Jahr 2026 hat sich die Struktur der KPiR verändert. Die Spalten wurden von 17 auf 19 erweitert, um die neue Pflicht zur Registrierung von Rechnungen im KSeF (Krajowy System e-Faktur – das nationale E-Rechnungssystem) abzubilden. Das Verständnis jeder einzelnen Spalte ist daher wichtiger als je zuvor.

Dieser Artikel erklärt genau, was in jede Spalte einzutragen ist, liefert praktische Beispiele und zeigt die häufigsten Fehler auf, die es zu vermeiden gilt.

Struktur der KPiR: Gesamtüberblick

Die KPiR gliedert sich in zwei Hauptbereiche: den Einnahmenteil (Spalten 1–11) und den Ausgabenteil (Spalten 12–16), zuzüglich einer Summenspalte und Anmerkungen.

Ab 2026 sind außerdem Spalten für KSeF verpflichtend – die Kennnummer der elektronisch ausgestellten Rechnung.

Spalten 1–7: Dokument- und Geschäftspartnerinformationen

Spalte 1: Laufende Nummer des Eintrags

Hier wird die fortlaufende Nummerierung der Transaktionen in der KPiR geführt. Der erste Eintrag erhält die Nummer 1, der zweite die 2, der dritte die 3 usw. Die Nummer wird automatisch oder manuell vergeben, muss aber stets aufsteigend sein.

Spalte 2: Datum des wirtschaftlichen Vorgangs

Hier wird das Datum eingetragen, an dem der Verkauf, Kauf oder ein sonstiger Vorgang stattgefunden hat. Dies ist nicht das Rechnungsdatum, sondern das Datum, an dem die Transaktion tatsächlich erfolgte (Lieferdatum der Ware, Erbringung der Dienstleistung).

• Format: TT.MM.JJJJ (z. B. 07.04.2026 für den 7. April 2026)
• Datum des Vorfalls – nicht das Rechnungsdatum
• Muss im Steuerjahr liegen, für das Sie die KPiR führen

Spalte 3: KSeF-Rechnungsnummer

Ab 2026 gilt: Wenn Sie eine Rechnung über KSeF (das nationale E-Rechnungssystem) ausgestellt haben, wird hier die vom KSeF vergebene Identifikationsnummer dieser Rechnung eingetragen.

Wenn Sie eine herkömmliche Rechnung ausgestellt haben, kann diese Spalte leer bleiben. Das Feld ist für elektronisch ausgestellte Rechnungen verpflichtend.

Spalte 4: Nummer des sonstigen Buchungsbelegs

Hier wird die Rechnungsnummer einer herkömmlichen Rechnung (nicht KSeF), einer Quittung oder eines anderen die Transaktion bestätigenden Dokuments eingetragen.

Spalten 5–7: Daten des Geschäftspartners

Hier werden die Daten der Person oder Firma eingetragen, mit der die Transaktion durchgeführt wurde:

• Spalte 5: Vor- und Nachname oder Firmenname des Geschäftspartners
• Spalte 6: NIP (polnische Steueridentifikationsnummer, bei Firmen) oder PESEL (persönliche Identifikationsnummer, bei Privatpersonen ohne Gewerbetätigkeit)
• Spalte 7: Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt)

Spalte 8: Beschreibung des wirtschaftlichen Vorgangs

Hier beschreiben Sie, worin die Transaktion bestand. Dieses Feld ist sehr wichtig – Steuerprüfer lesen es besonders aufmerksam. Die Beschreibung muss konkret und verständlich sein.

Spalten 9–11: Einnahmen

Die Spalten 9, 10 und 11 bilden den Einnahmenbereich – das wichtigste Feld für die Prüfung durch das Finanzamt.

Spalte 9: Verkaufserlöse

Hier werden die Einnahmen aus der Haupttätigkeit des Unternehmers eingetragen. Bei Freiberuflern oder Beratern sind dies die Einnahmen aus erbrachten Dienstleistungen, bei einem Geschäft die Verkaufserlöse aus dem Warenverkauf.

• Immer der Nettowert (ohne VAT)
• Die Steuersätze im Ryczałt (pauschale Einkommensteuer) variieren je nach Tätigkeit: 12 % für Programmierer, 8,5 % für Lehrkräfte, 3 % für Landwirte usw.
• Falls keine Rechnung vorliegt, aber ein Verkauf stattgefunden hat, kann die Einnahme auf Grundlage anderer Dokumente (z. B. Vertrag, E-Mail-Korrespondenz) erfasst werden

Spalte 10: Sonstige Einnahmen

Hier werden Einnahmen außerhalb der Haupttätigkeit eingetragen, wie etwa:

• Bankzinsen
• VAT-Erstattungen
• Verkauf gebrauchter Ausstattung (Anlagevermögen)
• Veräußerung von Anlagegütern
• Mieteinnahmen aus der Vermietung von Eigentum

Spalte 11: Einnahmen gesamt

Hier wird die Summe der Spalten 9 und 10 für jeden Vorgang eingetragen. Formel:

Spalten 12–16: Ausgaben (Kosten)

Ausgaben (Kosten) dürfen nur in bestimmte Spalten eingetragen werden, abhängig von der Art der Kosten. Dies ist für die korrekte Steuerabrechnung wesentlich.

Spalte 12: Einkauf von Materialien und Waren

Hier werden die Kosten für in der Produktion verwendete Materialien oder zum Weiterverkauf erworbene Handelsware eingetragen, ohne Nebenkosten (Transport, Versicherung).

• Produktionsmaterialien – Papier, Tinte, Komponenten
• Handelsware, die vom Lieferanten eingekauft wurde
• Nettowert

Spalte 13: Nebenkosten des Einkaufs

Kosten, die unmittelbar mit der Lieferung von Waren und Materialien zusammenhängen:

• Warentransport
• Transportversicherung
• Be- und Entladung
• Zollgebühren (beim Import)

Spalte 14: Gezahlte Steuern und Beiträge

Hier werden tatsächlich gezahlte Steuern und Beiträge eingetragen (nicht Verbindlichkeiten, sondern tatsächliche Zahlungen):

• Einkommensteuer (PIT, CIT)
• VAT (falls abzurechnen)
• ZUS-Beiträge (Sozialversicherungsbeiträge – Renten-, Invaliden-, Unfallversicherung)
• Lokale Steuern (z. B. Grundsteuer)

Spalte 15: Sonstige Ausgaben

Alle weiteren Ausgaben, die nicht den Spalten 12–14 zuzuordnen sind:

• Arbeitnehmergehälter
• Dienstleistungen (Reinigung, Beratung)
• Büromiete
• Strom, Wasser, Gas
• Bankgebühren
• Sachversicherung
• Werbung und Marketing
• Mitarbeiterschulungen

Spalte 16: Ausgaben gesamt

Summe aller Ausgaben für jeden Eintrag:

Spalten 17–19: Ergebnis und Anmerkungen

Spalte 17: Ergebnis (Nettoeinnahmen – Ausgaben)

Hier wird der Gewinn oder Verlust des jeweiligen Vorgangs berechnet:

Das Ergebnis kann positiv (Gewinn), negativ (Verlust) oder null sein. Alle Ergebnisse aus Spalte 17 werden am Jahresende summiert, um den Jahresgewinn oder -verlust für die Besteuerung zu ermitteln.

Spalte 18: Identifikationsnummer der im KSeF ausgestellten Rechnung (neu ab 2026)

Wenn Ihnen jemand eine über KSeF ausgestellte Rechnung zugesandt hat, wird hier die Nummer dieser Rechnung eingetragen. Dieses Feld spiegelt die Anforderungen des neuen elektronischen Systems wider.

Spalte 19: Anmerkungen und zusätzliche Informationen

Hier können zusätzliche Informationen eingetragen werden, die bei einer Prüfung relevant sein könnten:

• Hinweis auf Warenrücksendung
• Dem Kunden gewährter Rabatt
• Vermerk über eine nicht ausgeführte Bestellung
• Verweise auf vorherige Rechnungen

Praktisches Beispiel: Ein vollständiger Eintrag in der KPiR

Sie sind Freiberufler und verfassen Artikel. Am 3. April 2026 haben Sie eine Rechnung an die Firma ABC für einen Artikel ausgestellt. So tragen Sie dies in der KPiR ein:

Die häufigsten Fehler in der KPiR und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Bruttowerte statt Nettowerte eintragen

Ein sehr häufiger Fehler – Unternehmer tragen den Rechnungsbetrag inklusive VAT ein, anstatt nur den Nettobetrag. Dies kann zu fehlerhaften Steuerberechnungen führen.

Fehler 2: Verwechslung der Daten – Ausstellungs- und Transaktionsdatum

Spalte 2 (Datum des Vorgangs) muss das Datum enthalten, an dem die Transaktion tatsächlich stattgefunden hat, nicht das Rechnungsausstellungsdatum. Zwischen beiden kann sogar eine Woche liegen.

Fehler 3: Fehlende oder ungenaue Angaben zum Geschäftspartner

Wenn der Prüfer nicht verifizieren kann, ob der Geschäftspartner tatsächlich existiert, kann er die Transaktion infrage stellen. Überprüfen Sie die NIP stets im CEIDG-Register (Zentrales Register und Informationssystem über die Wirtschaftstätigkeit) oder im GUS (Statistisches Zentralamt).

Fehler 4: Fehlende oder zu allgemeine Vorgangsbeschreibung

Ein Prüfer wird bei einer unzureichenden Beschreibung Rückfragen stellen. „Einnahme" oder „Ausgabe" reicht nicht aus – beschreiben Sie konkret, was stattgefunden hat.

Fehler 5: Vergessene Ausgaben oder Kosten

Manche Unternehmer vergessen nicht fakturierte Ausgaben (z. B. Transportkosten, die bar ohne Beleg bezahlt wurden). Sammeln Sie stets alle Ausgabenbelege.

Praktische Tipps: So führen Sie die KPiR fehlerfrei

• Tragen Sie täglich ein: Warten Sie nicht bis zum Monatsende – erfassen Sie Einträge Tag für Tag, solange alles noch frisch im Gedächtnis ist.
• Verwenden Sie Vorlagen: Bereiten Sie sich eine Vorlage mit den häufigsten Beschreibungen vor (z. B. „Dienstleistung für Kunde X"), um die Eingabe zu beschleunigen.
• Überprüfen Sie die Eintragsnummer: Stellen Sie sicher, dass die Nummern lückenlos aufsteigend sind (1, 2, 3, 4...). Fehlende Nummern können Verdacht erregen.
• Sammeln Sie Belege: Bewahren Sie Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente mindestens 5 Jahre auf. Dies ist Ihr Schutz bei einer Prüfung.
• Erstellen Sie monatliche Zusammenfassungen: Summieren Sie am Ende jedes Monats Spalte 17, um zu wissen, welchen Gewinn Sie bereits erzielt haben.
• Nutzen Sie Software: Verwenden Sie anstelle manueller Einträge eine spezialisierte Buchhaltungssoftware (z. B. iSeria, Enova, Wfirma) – Sie sparen Zeit und reduzieren Fehler.

FAQ: Fragen zum Ausfüllen der KPiR

Kann ich eine Einnahme ohne Rechnung eintragen?

Ja, aber Sie müssen andere Dokumente vorweisen, die die Transaktion belegen (Vertrag, E-Mail des Kunden, Überweisungsbeleg). Das Finanzamt kann Nachweise verlangen.

Wird die Umsatzsteuer in die KPiR eingetragen?

Nein. In der KPiR werden ausschließlich Nettowerte erfasst. Die Umsatzsteuer rechnen Sie separat in der JPK_VAT-Erklärung ab.

Was ist zu tun, wenn ich einen Fehler in der KPiR gemacht habe?

Sie können ihn korrigieren, indem Sie eine Linie durch den fehlerhaften Eintrag ziehen und den korrekten Wert daneben schreiben. Verwenden Sie niemals Korrekturflüssigkeit und löschen Sie nicht die gesamte Zeile – das wirkt bei einer Prüfung verdächtig.

Muss ich alle Ausgaben in die KPiR eintragen?

Wenn Sie die KPiR führen, dann ja – jede mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängende Ausgabe muss eingetragen werden. Beim Ryczałt (pauschale Einkommensteuer) hingegen wirken sich Kosten nicht auf die Steuer aus, sollten aber dennoch dokumentiert werden.

Ist die NIP des Kunden in Spalte 6 Pflicht?

Bei Firmen – ja, sofern Ihnen die NIP vorliegt. Wenn Sie an eine Privatperson ohne Gewerbetätigkeit verkaufen, kann die Spalte leer bleiben, tragen Sie aber mindestens den Vor- und Nachnamen ein.