Как вести KPiR пошагово 2026 — практическое руководство

Перед стартом — подготовка

Шаг 1: Выбрать формат — бумажный или цифровой?

Бумажный KPiR:

• Тетрадь, блок A4 или печатный бланк с 17 столбцами
• Только чёрные или синие чернила (ручка, не карандаш)
• Нельзя зачёркивать — каждое изменение документировать отдельной записью
• Хранить оригиналы 5 лет
• Нужен калькулятор — ручные расчёты ведут к ошибкам

Цифровой KPiR (рекомендуется):

• Программы Faktury.pl, mF.pl, Weles, Jpk.online — автоматизируют столбцы и итоги
• Меньше ошибок — программа проверяет логическую согласованность
• Проще экспортировать в налоговые декларации
• Безопаснее — резервные копии, история изменений
• Большинство имеют бесплатный тестовый период

Шаг 2: Собрать все документы

До запуска KPiR соберите все деловые документы:

• Счета-фактуры, выставленные клиентам
• Счета от поставщиков
• Подтверждения банковских переводов (выписки)
• Кассовые чеки и квитанции (даже мелкие покупки)
• Договоры с сотрудниками и подрядчиками
• Подтверждения оплаты услуг: интернет, телефон, газ, электричество, аренда
• Офисные кассовые чеки

Каждый документ должен быть читаемым. Размытый чек — попросить копию у поставщика или распечатать с сайта. Цифровые документы хранить как PDF минимум 5 лет.

Шаг 3: Подготовить формат KPiR

17 столбцов: № | Дата | Документ | Описание | Доход | Стоимость товара | Зарплаты | Материалы | Топливо/энергия | Прочие затраты | Чистый доход | VAT | Общие расходы | Прибыль/убыток | Подоходный налог | Расход | Примечания.

Ежедневные записи

Шаг 4: Собрать документы дня

В конце каждого рабочего дня просмотрите документы:

• Выставлял ли счёт-фактуру или чек? (доход)
• Покупал ли что-то — материалы, услуги, топливо? (расход)
• Получил ли оплату от клиента? (доход)
• Платил ли что-то — аренду, сотруднику, поставщику? (расход)
• Есть ли подтверждения по email?

Шаг 5: Установить дату операции

Внимание: дата в KPiR — не дата выставления документа, а дата фактической хозяйственной операции.

Примеры:

• Услуга оказана 5 апреля, счёт выставлен 10 апреля → запись на 5 апреля
• Материалы куплены 2 апреля, счёт пришёл 8 апреля → запись на 2 апреля
• Клиент оплатил 12 апреля счёт от 7 апреля → запись о продаже уже на 7 апреля

Шаг 6: Указать номер записи и описание

Столбец 1: следующий порядковый номер (1, 2, 3...).

Столбец 4 (описание): кратко и чётко:

• ✓ «Продажа услуг программирования ABC Sp. z o.o.» — хорошо
• ✓ «Покупка офисной бумаги у поставщика XYZ» — хорошо
• ✗ «Покупка» — слишком расплывчато
• ✗ «Разное» — недопустимо, налоговая не примет

Шаг 7: Сумма в нужном столбце

Шаг 8: VAT, если вы плательщик

Как плательщик VAT:

Доходы: заносим БРУТТО (с VAT) в столбец 5, VAT отдельно в столбец 12

Пример: продажа 1.000 PLN нетто + 230 PLN VAT (23 %) = 1.230 PLN брутто

• Столбец 5: 1.230 PLN
• Столбец 12 (VAT): 230 PLN

Расходы: заносим НЕТТО (без VAT) в соответствующий столбец расходов

VAT не вписываем в KPiR — это для VAT-декларации.

Шаг 9: Документ — на хранение

После записи операции положите документ в папку в хронологическом порядке. На каждом документе можно записать номер записи KPiR — облегчит поиск при проверке.

Месячные и годовые итоги

Шаг 10: Суммировать столбцы в конце месяца

После последней записи месяца — суммы по каждому столбцу (5-15). На бумаге вручную, в программе автоматически.

Шаг 11: Проверить балансы

В конце года налоговая сравнит KPiR с банковскими выписками:

• Сумма доходов KPiR ≈ сумма поступлений на счёт
• Сумма расходов KPiR ≈ сумма списаний со счёта
• Доходы минус расходы = прибыль

Шаг 12: Подготовить годовую декларацию (PIT-36)

До 30 апреля следующего года подаёте PIT-36 — общая сумма доходов, расходов, прибыль/убыток, подоходный налог. Это просто сводка месячных итогов.

Документы и архивирование

Шаг 13: Все документы — собрать и подписать

Все счета-фактуры, чеки должны быть:

• Читаемыми
• Полными
• Подписанными отправителем (если требуется)
• Отсортированными хронологически

Шаг 14: Цифровое архивирование

• Папка «KPiR 2026» или «Счета 2026»
• Подпапки: 01_Январь, 02_Февраль...
• Резервная копия на USB или в облаке

Шаг 15: Хранение 5 лет

KPiR и документы — 5 лет с конца года, в котором произошла операция. KPiR 2026 → до 31 декабря 2031. Это юридическое требование.

Ошибки, которых стоит избегать

Ошибка 1: Хаотичный порядок записей

Записи должны быть строго хронологическими. Иначе налоговая сразу заподозрит проблемы.

Ошибка 2: Отсутствие документов

10.000 PLN расходов, документы только на 6.000 PLN — оставшиеся 4.000 PLN не примут. Хранить ВСЕ документы.

Ошибка 3: Личные расходы в KPiR

Обед в ресторане — не деловой расход. Топливо для личной машины — тоже. Смешение приведёт к серьёзным проблемам.

Ошибка 4: Ошибки в столбцах

Запись продаж в столбец расходов и наоборот ведёт к неверному расчёту налогов.

Ошибка 5: Путаница с VAT

Брутто/нетто перепутаны → все расчёты ошибочны. При сомнении — спросить у бухгалтера.

Ошибка 6: Зачёркивание и стирание

В бумажном KPiR — нельзя. Ошибка — пишем рядом с датой и объяснением. Программа ведёт историю изменений автоматически.

Рекомендуемые программы

• Faktury.pl — интуитивный интерфейс, хорошо для новичков
• mF.pl — государственная система, бесплатно, но интерфейс тяжеловат
• Weles — польское решение для VAT-плательщиков и Ryczałt
• Żetka — простой и дешёвый (~50 PLN/год)
• Jpk.online — специализация на KPiR и JPK

FAQ

Можно ли вести KPiR в Excel?

Теоретически да — таблица с 17 столбцами, защита паролем, корректные формулы. Практически Excel подвержен ошибкам (формула «протянута» неверно). Рекомендация: специализированная программа или бумага.

Сколько времени в день занимает KPiR?

Если ежедневно — 5-10 минут. Если откладывать до конца месяца — 1-2 часа стресса. Лучше 10 минут в день.

Что если забыл записать операцию?

Записать как можно скорее. На бумаге — в следующей свободной строке с правильной датой и пометкой «Доплнительная запись от [дата]» в столбце 17. В цифре — программа отслеживает изменения.

Можно ли использовать один KPiR для двух фирм?

Нет. Каждая JDG — отдельный KPiR. Можно вести их в одной программе, но раздельно.

Когда KPiR за год должна быть готова?

Технически KPiR ведётся весь год. К 31 декабря должна быть полной и просуммированной. До 30 апреля (бумага) или 2 мая (онлайн) — подача PIT-36.