Обов'язок e-факт
від коли та кого стосується 2026?

Розклад впровадження KSeF: Три етапи

Обов'язок видавати факти в Національній системі e-факт (KSeF) не стосується всіх фірм одночасно. Міністерство Фінансів підготувало розклад розтягнутий на три етапи, щоб дати підприємцям час на адаптацію до нових вимог. Цей поступовий процес впровадження спрямований на мінімізацію збоїв у господарської діяльності.

Етап I: З 1 лютого 2026 — Великі фірми (дохід > 200 млн zlotych)

Перший етап обов'язку KSeF розпочинається 1 лютого 2026 року і стосується найбільших податківців VAT. Обов'язок KSeF з 1 лютого 2026 стосується податківців VAT, чий сумарний обсяг продажів валом з VAT перевищив 200 мільйонів zlotych у 2024 році. Практично це великі підприємства, міжнародні корпорації та концерни, що працюють на польському ринку.

Обов'язок отримувати факти з 1 лютого

Важливо: Усі фірми (незалежно від їх розміру) будуть мусити отримувати факти з системи KSeF з 1 лютого 2026. Це означає, що навіть малі підприємства будуть мусити зайти до KSeF, щоб отримати факту від великої фірми, яка вже видає e-факти.

Етап II: З 1 квітня 2026 — Решта фірм

Другий етап обов'язку KSeF розпочинається 1 квітня 2026 року і охоплює значну більшість підприємств у Польщі. З 1 квітня 2026 обов'язок KSeF стосується всіх податківців VAT, які не входять до категорії великих фірм (дохід до 200 млн zlotych) та чий дохід вищий за 10 тис. zlotych валом на місяць. Це середні фірми, малі підприємства та мікрофірми зі стабільними доходами, що охоплює кілька мільйонів суб'єктів.

Підготовка до 1 квітня

Фірми, які розпочинають впровадження KSeF з 1 квітня, мають лише два місяці на підготовку. Варто розпочати вже зараз: логування до Портальу KSeF, налаштування токена безпеки, інтеграція системи бухгалтерії з API KSeF, навчання команди та тестування процедур.

Етап III: З 1 січня 2027 — Малі фірми (дохід < 10 тис. zlotych/м-ц)

Третій етап впровадження KSeF розпочинається 1 січня 2027 року і є найдальшим терміном для найменших податківців. Фірми, у яких дохід з документів про факти не перевищує 10 000 zlotych валом у даному місяці, можуть видавати факти у попередньому форматі (папір, e-mail, PDF) протягом усього 2026 року. Однак якщо дохід у одному місяці перевищить 10 тис. zlotych, обов'язок KSeF розпочинається негайно для наступних фактів.

Факти, які виключені з обов'язку KSeF

Не всі факти повинні видаватися у форматі KSeF. Міністерство Фінансів визначило багато виключень з обов'язку.

Штрафи за невиконання обов'язку KSeF

Бездіяльність щодо e-факт у потрібний термін пов'язана з серйозними фінансовими та правовими наслідками. Санкції за невиконання KSeF включають: штрафи від 2000 zlotych до 50 000 zlotych (залежно від виду порушення), неможливість відліку VAT, додаткові боргу VAT та контроль податковою службою.

Практичні наслідки

Видання паперової факти замість e-факти в KSeF може привести до: втрат у розмірі VAT (наприклад, 23% вартості факти), карних відсотків за заборговану VAT, втрати довіри у контрагентів, ризику податкового контролю.

Як підготуватися до KSeF?

Крок 1: Визначте, на якому етапі ви

Перевірте дохід з 2024 року та поточні доходи (2026): Дохід > 200 млн zlotych у 2024 → Етап I (1 лютого 2026). Дохід 10 тис. – 200 млн zlotych → Етап II (1 квітня 2026). Дохід < 10 тис. zlotych/м-ц → Етап III (1 січня 2027).

Крок 2: Зайдіть до KSeF

Кожен податківець VAT повинен зареєструватися на портальі podatki.gov.pl та активувати доступ до KSeF. Процес безкоштовний і доступний для кожного власника номера NIP.

Крок 3: Інтеграція системи (якщо потрібна)

Якщо ви використовуєте систему ERP або бухгалтерської програми: Зв'яжіться з постачальником програмного забезпечення, перевірте, чи вже має інтеграцію з API KSeF, якщо ні — розгляньте міграцію на іншу систему, проведіть тести видання та отримання факт.

Крок 4: Безпека та e-token

KSeF вимагає використання токена безпеки (апаратний або генерований SMS). Подбайте про замовлення e-токена, безпечне зберігання та навчання команди процедурам безпеки.

Часті запитання про KSeF

Чи можу я видавати факти в обох форматах (папір + KSeF)?

Ні. Після терміну обов'язку для вашого етапу всі факти повинні видаватися в KSeF. Паперові копії можуть бути архіватися як копії вже відправлених e-факт.

Що станеться, якщо зв'язок розірветься при видані факти?

Система KSeF налаштована на повторення видачі. Якщо зв'язок буде перервано, факта буде відправлена при відновленні зв'язку. Система записує все у черзі.

Чи KSeF безплатна?

Так, доступ до KSeF повністю безплатний. Платні тільки додаткові послуги (SMS з токенами, інтеграції через сертифікованих посередників).