ПДВ у 2026
— повний довідник для підприємця

Що таке ПДВ? Механізм та основи

Податок на додану вартість (ПДВ) — це форма акумульованого податку, що означає, що він обкладає кінцевого споживача, а держава збирає його на кожному етапі обігу. Цей механізм є одним з головних джерел доходів бюджету в Європейському Союзі.

Як функціонує механізм ПДВ:

• Додана вартість — ПДВ стосується лише доданої вартості, яку створює фірма, а не всієї вартості продажу
• Відшкодування — фірма розраховує ПДВ до сплати (з доходів), а потім відшкодовує ПДВ до отримання (з видатків)
• Розрахунок — різниця між ПДВ до сплати та ПДВ до отримання передається до бюджету (або повертається)

Приклад: Виробник купує матеріали за 1000 злотих (з ПДВ 23% = 230 злотих). Потім продає продукт за 2000 злотих (з ПДВ 23% = 460 злотих). Виробник сплачує до бюджету ПДВ: 460 - 230 = 230 злотих. Кінцевий споживач платить 460 злотих ПДВ, але це розподілено на етапах обігу.

Польща, як член Європейського Союзу, дотримується директиви ПДВ ЄС (Директива 2006/112/ЕС). Це означає, що хоча ми маємо певну свободу у формуванні ставок, ми повинні дотримуватися мінімальних стандартів Спільноти.

Реєстрація ПДВ — коли обов'язкова, коли добровільна?

Обов'язкова реєстрація ПДВ

Ви зобов'язані зареєструватися на ПДВ, коли ви виконуєте один з наступних умов:

• Поріг доходу — ваш дохід від продажу товарів і послуг (за винятком продажу, звільненого від ПДВ) перевищує 200 000 злотих протягом 12 календарних місяців або 12 послідовних місяців
• Внутрішньоукраїнські операції — ви здійснюєте поставки товарів поза ЄС або придбання товарів з ЄС
• Імпорт товарів — ви імпортуєте товари з-за меж ЄС
• Міжнародні послуги — ви надаєте послуги іноземним платникам податків
• Податок на додану вартість щодо акцизу — якщо ви несете обов'язок, що стосується акцизу (паливо, алкоголь)

Важливо: Обов'язок реєстрації виникає з першого дня наступного календарного місяця після перевищення порога 200 000 злотих. Це означає, що якщо ви перевищите поріг у жовтні, ви будете зареєстровані з 1 листопада.

Добровільна реєстрація ПДВ

Ви можете добровільно зареєструватися, навіть якщо ви не виконуєте обов'язкові умови, якщо:

• Ви бажаєте виявляти отримане ПДВ із покупок
• Ви підвищите свою ділову надійність (рахунки-фактури ПДВ гарантують контрагентам впевненість)
• Ви плануєте операції з платниками ПДВ

Однак добровільна реєстрація також має наслідки — ви повинні вести повну документацію, подавати періодичні декларації та загалом зростає бюрократичне навантаження.

Процедура реєстрації

Реєстрація ПДВ здійснюється шляхом подання заявки до податкового управління, найчастіше в електронному вигляді. Необхідні документи:

• Свідоцтво про внесення до CEIDG або KRS
• Форма PIT-8 (для фізичних осіб) або відповідне свідоцтво від компанії
• Заява про наміри здійснювати поставки товарів та надання послуг

Номер ПДВ (NIP) надається автоматично під час реєстрації, зазвичай протягом кількох днів.

Ставки ПДВ у 2026 році — практичне застосування

У 2026 році діють наступні ставки ПДВ:

Ставка	Відсоток	Приклади товарів/послуг
Стандартна ставка	23%	Більшість товарів і послуг: електроніка, одяг, консультаційні послуги, оренда площі, ресторани, готелі
Знижена ставка I	8%	Продукти харчування (з деякими винятками), ліки, книги, сигарети, паливо, електроенергія для домогосподарств
Знижена ставка II	5%	Основні продукти харчування: хліб, молоко, кондитерські вироби, м'ясо, рибу, овочі
Нульова ставка	0%	Експорт товарів, міжнародні послуги транспорту, фінансові послуги (частково), опубліковані статті преси
Звільнення від ПДВ	без податку	Медичні послуги, освітні, кредитні, страхові, оренда нерухомості (житлові)

Ключові принципи застосування ставок

1. Предмет поставки або послуги визначає ставку — не кваліфікація продавця, а саме те, що ви продаєте. Наприклад, якщо ви продаєте хліб, він завжди буде 5%, незалежно від того, продаєте ви як пекарня або супермаркет.

2. Дата продажу визначає ставку — якщо ставка змінюється, застосовується та, яка була актуальною на момент здійснення продажу (момент видачі рахунка-фактури).

3. Точність має значення — неправильне застосування ставки є однією з найпоширеніших причин зауважень податкових органів. Завжди перевіряйте, правильно ви класифікуєте товари/послуги.

JPK_VAT — нові вимоги та терміни

JPK_VAT (Єдиний контрольний файл) — це електронна декларація ПДВ, яку кожен платник податку повинен подавати щомісяця (або щоквартально в окремих випадках). З 2026 року процедура змінюється і стає більш суворою.

Терміни та частота звітування

• Платники ПДВ — подають JPK_VAT щомісяця до 25-го числа наступного місяця
• Платники з дохідом до 200 000 злотих на рік — можуть подавати JPK_VAT щоквартально (але це опція, а не обов'язок)
• Передача в електронному вигляді — JPK_VAT повинна бути передана виключно в електронному вигляді через Інтернет, папірова передача більше не дозволяється

Вміст JPK_VAT

JPK_VAT повинна містити:

• Дані платника (NIP, назва, адреса)
• Дані щодо поставки товарів та надання послуг (за типами ставок ПДВ)
• Дані щодо придбання товарів і послуг (за типами ставок ПДВ)
• Внутрішньоукраїнські дані (поставки, придбання)
• Дані щодо експорту та імпорту
• Резюме отриманого ПДВ, ПДВ до сплати та сума до сплати/повернення

Технічні вимоги

JPK_VAT повинна бути передана у форматі XML або через модулі, доступні на порталі podatki.gov.pl. Файл повинен відповідати схемі XSD, опублікованій Міністерством фінансів.

Багато бухгалтерських програм (Wapro, Comarch, Enova, Sage) вже мають інтеграцію для автоматичного генерування та відправлення JPK_VAT. Перевірте, чи ваша програма підтримує цю функцію.

Детальний довідник: JPK_V7M — як правильно заповнити та передати файл

Розділена платіж — механізм розділеної оплати

Що таке розділена платіж?

Розділена платіж (split payment) — це система, при якій ПДВ з операції автоматично передається до державного бюджету банком замість того, щоб бути сплачену покупцем. Мета — боротьба з ПДВ-шахрайством та шахрайством.

Коли розділена платіж є обов'язковою?

Розділена платіж обов'язкова для операцій, що виконують обидві умови:

• Вартість рахунка-фактури перевищує 15 000 злотих нетто, І
• Рахунок-фактура стосується товарів або послуг зі списку високого ризику (так звані чутливі сектори)

Товари та послуги високого ризику включають:

• Паливо (бензин, дизель, газ LPG)
• Електроніка (процесори, мікросхеми, електронні компоненти)
• Метали (мідь, золото, платина)
• Деревина
• Одяг і взуття
• Мобільні телефони
• Запасні частини до транспортних засобів

Приклад: Ви купуєте бензин за 30 000 злотих нетто (тобто майже 37 000 злотих брутто). Вартість рахунка-фактури (нетто) перевищує 15 000 злотих і стосується палива — розділена платіж є обов'язковою. ПДВ автоматично перейде до бюджету, а ви сплатите лише частину нетто постачальнику.

Наслідки для покупця (набувача)

Якщо ви є покупцем у операції з розділеною платіжу:

• Ви платите частину нетто постачальнику звичайним способом
• ПДВ автоматично йде до бюджету через банківську систему (або спеціальний рахунок)
• ПДВ з цього рахунка-фактури ви можете відшкодувати, як з будь-якого іншого рахунка-фактури
• Процедуру обробляє ваш банк — вам не потрібно нічого робити додатково

Наслідки для продавця (постачальника)

Якщо ви є продавцем:

• Ви повинні мати спеціальний розрахунковий рахунок для розділеної платежу у свого банку
• ПДВ з рахунка-фактури вам не буде переведено покупцем — він автоматично переходить до бюджету
• Ви повинні виявити ПДВ до сплати в JPK_VAT, але ви не будете його фактично отримувати від покупця
• Ваш грошовий потік змінюється — ви отримаєте менше грошей, ніж зазначено на рахунку-фактурі

ПДВ у міжнародних операціях (ЄС та поза ЄС)

Поставки товарів поза ЄС (експорт)

Експорт товарів поза Європейський Союз підлягає ставці ПДВ 0%. Це означає, що:

• Ви не збираєте ПДВ від іноземного покупця
• ПДВ із покупок цих товарів можете відшкодувати в Польщі
• Ваш чистий прибуток вищий, оскільки ви не платите ПДВ на товар

Умови: Щоб застосувати ставку 0%, ви повинні мати документацію, що підтверджує, що товари залишили територію ЄС (наприклад, транспортна накладна, портовий квиток, сертифікат походження).

Поставки товарів всередину ЄС (Intrastat)

Поставки товарів в інші країни ЄС підлягають стандартній ставці ПДВ, але повідомляються в окремій системі — Intrastat:

• Ви збираєте ПДВ за ставкою країни отримувача (або польською, якщо отримувач має NIP у ЄС)
• Ви повинні скласти звіт Intrastat (IVA)
• Термін: до 15-го числа наступного місяця

Придбання товарів з ЄС (внутрішньоукраїнський імпорт)

Ви купуєте товари з іншої країни ЄС? ПДВ розраховується так:

• Постачальник у країні походження не збирає ПДВ (ставка 0%)
• Ви, як покупець, зобов'язані сплатити ПДВ в Польщі — це самооцінка
• ПДВ з такого придбання ви можете негайно відшкодувати
• Ви також повинні повідомити в Intrastat

Приклад: Ви купуєте товар у постачальника в Німеччині за 1000 євро нетто. Постачальник не збирає ПДВ (польська ставка 23%). Ви самі повинні виявити 230 євро ПДВ у своєму JPK_VAT, а одночасно можете цей ПДВ відшкодувати. Результат: товар коштує вам 1000 євро + ПДВ, але ви відшкодовуєте ПДВ.

Міжнародні послуги

ПДВ від послуг, що надаються за кордоном, залежить від того, де розташоване місце надання послуги та хто є покупцем:

• Послуга для іноземного платника ПДВ — ставка 0% (звільнення)
• Послуга для іноземного споживача — ставка країни, де послуга надається
• Послуга міжнародного транспорту — ставка 0%

Відшкодування ПДВ — що і коли можна відшкодувати?

Основний принцип

Ви можете відшкодувати ПДВ з документів, що стосуються товарів і послуг, придбаних з метою ведення діяльності, обкладеної податком (тобто продажу товарів і послуг, обкладених ПДВ).

Документи, які дають право на відшкодування

Щоб відшкодувати ПДВ, документ повинен містити:

• Повні дані постачальника (назва, адреса, NIP)
• Повні дані покупця (ваші дані, NIP)
• Точний опис товару/послуги
• Суму нетто та суму ПДВ
• Застосовану ставку ПДВ
• Дату видачі та підпис постачальника

Документом може бути: рахунок-фактура (папірова або електронна), рахунок, скопійована записка, коригувальна рахунок-фактура, митний документ (для імпорту).

Обмеження щодо відшкодування ПДВ

Ви не можете відшкодувати ПДВ з:

1. Видатків, не пов'язаних з діяльністю, обкладеною податком:

• Витрати на оренду приватного житла
• Витрати на утримання легкового автомобіля (лише частково, якщо використовується для роботи)
• Витрати на проведення службових обідів та гостинності (не повністю)
• Витрати на особисту страховку

2. Легкові автомобілі — обмеження:

• ПДВ з покупки легкового автомобіля — НЕ можна відшкодувати
• ПДВ з палива для легкового автомобіля — НЕ можна відшкодувати (якщо авто — легковий автомобіль)
• ПДВ з ремонту легкового автомобіля — НЕ можна відшкодувати
• Виключення: автомобілі для довгострокової оренди можуть підлягати відшкодуванню

3. Видатки без документації:

• Немає правильної рахунка-фактури = немає можливості відшкодування
• Інші документи (касові чеки зі скупів, квитанції) не дають права на відшкодування ПДВ

Процедура відшкодування

ПДВ ви відшкодовуєте, виявляючи його в JPK_VAT, в частині, що стосується «отриманого ПДВ» (ПДВ з рахунків-фактур від постачальників). Немає окремої форми — відшкодування повністю інтегровано в декларацію ПДВ.

Важливі дати:

• Право на відшкодування виникає — на момент видачі рахунка-фактури, але практично ви можете відшкодувати лише в місяці, коли отримаєте документ від постачальника
• Термін відшкодування — загалом до 5 років від видачі документа, але практично до проведення перевірки податковими органами

ПДВ від маржі — спеціальні правила

ПДВ від маржі — це спеціальний механізм для продавців б/у товарів, творів мистецтва, колекційних предметів та квитків входу (туризм).

Що таке ПДВ від маржі?

Замість розрахунку ПДВ від повної ціни продажу, ви розраховуєте його лише від різниці між ціною продажу та ціною покупки (маржа). Це набагато вигідніше, якщо ви купуєте дешевші товари та продаєте дорожче.

Приклад: Ви купуєте б/у меблі за 1000 злотих (без ПДВ, оскільки продавець був фізичною особою). Ви продаєте їх за 2000 злотих. Маржа: 1000 злотих. ПДВ 23% від маржі: 230 злотих. Кінцева ціна: 2230 злотих. Якби ви розраховували ПДВ стандартно (23% від 2000 злотих), було б 460 злотих — ПДВ від маржі дешевший на 230 злотих!

Коли можна застосувати ПДВ від маржі?

• Б/у товари — раніше не продані або б/у (меблі, автомобілі, електроніка)
• Твори мистецтва та колекційні предмети — картини, скульптури, монети, марки
• Квитки входу — до кінотеатрів, театрів, музеїв (якщо посередник продає)
• Туристичні послуги — туристичні пакети

Документація ПДВ від маржі

Ви повинні вести спеціальний реєстр продажу з податком маржі, з якого видно:

• Ціна покупки товару
• Ціна продажу товару
• Маржа (різниця)
• ПДВ від маржі

KSeF та ПДВ — нові обов'язки щодо e-факцій у 2026

Національна система e-факцій (KSeF) змінює спосіб видачі вами рахунків-фактур ПДВ. З квітня 2026 року всі рахунки-фактури повинні бути передані до центральної системи KSeF.

Як KSeF впливає на розрахунок ПДВ?

• Всі рахунки-фактури повинні бути в електронному форматі (XML)
• Рахунки-фактури передаються до системи замість прямої передачі отримувачу
• Отримувач завантажує рахунки-фактури з KSeF
• Система KSeF автоматично реєструє дані для цілей контролю ПДВ
• JPK_VAT буде автоматично генеруватися з даних у KSeF

Повний довідник: KSeF 2026 — Обов'язковий e-факцій для всіх компаній

Найпоширеніші помилки при розрахунку ПДВ

У своїй роботі як податковий консультант протягом 18 років я бачу, як одні й ті ж помилки повторюються у багатьох підприємців. Ось найпоширеніші:

1. Неправильне застосування ставок ПДВ

Проблема: Застосування ставки 23% замість 5% або 8%.

Причина: Невпевненість щодо правильної класифікації товару/послуги.

Рішення: Завжди перевіряйте номенклатуру ПДВ (доступна на сайті МФ) або проконсультуйтеся з консультантом перед видачею рахунка-фактури.

2. Неповні рахунки-фактури — немає даних для відшкодування

Проблема: Рахунки-фактури без повних даних (NIP покупця, опис товару, ставка ПДВ).

Причина: Спішка, незнання вимог.

Рішення: Всі рахунки-фактури повинні містити всі необхідні дані. Якщо їх немає — ви не зможете їх виявити в JPK_VAT і не можете відшкодувати ПДВ.

3. Відшкодування ПДВ з витрат, не пов'язаних з діяльністю

Проблема: Відшкодування ПДВ з приватних видатків (приватний автомобіль, житло).

Причина: Плутанина між особистими видатками та виробничими видатками.

Рішення: Чіткий поділ між видатками компанії та приватними видатками. Якщо автомобіль — легковий автомобіль — ПДВ не може бути відшкодований.

4. Недбалість щодо звітності Intrastat

Проблема: Забування про звіт Intrastat для продажу всередину ЄС.

Причина: Думка, що Intrastat потрібен лише для імпорту.

Рішення: Як поставки, так і придбання всередину ЄС повинні повідомлятися в Intrastat щомісяця.

5. Невтілення розділеної платежу

Проблема: Стандартний розрахунок ПДВ замість розділеної платежу для товарів високого ризику понад 15 000 злотих.

Причина: Незнання обов'язку або недбалість процедури.

Рішення: Завжди перевіряйте вартість рахунка-фактури та чи товар перебуває на списку високого ризику. Якщо так — обов'язкова розділена платіж.

6. Неправильний розрахунок ПДВ від маржі

Проблема: Розрахунок ПДВ від повної ціни замість від маржі.

Причина: Незнання правил ПДВ від маржі.

Рішення: Для б/у товарів і творів мистецтва завжди застосовуйте метод маржі. ПДВ = (ціна продажу - ціна покупки) × ставка%

7. Затримки при поданні JPK_VAT

Проблема: Постійне подання декларації з запізненням (після 25-го числа місяця).

Причина: Спішка, хаотичне ведення документації.

Рішення: Ведіть документацію поточно. Термін — 25-те число наступного місяця — без винятків. Затримка загрожує штрафом.

8. Відсутність документації для відшкодування

Проблема: Спроба відшкодувати ПДВ без рахунків-фактур від постачальників.

Причина: Немає доказу покупки або рахунка-фактури.

Рішення: Завжди вимагайте рахунки-фактури. Касові чеки зі скупів (квитанції) не дають права на відшкодування ПДВ.

Найпоширеніші запитання — часті запитання

П: Коли я повинен зареєструватися на ПДВ?

В: Ви зобов'язані зареєструватися на ПДВ, коли ваш дохід від продажу товарів і послуг (за винятком продажу, звільненого від ПДВ) перевищує 200 000 злотих протягом 12 календарних місяців. Обов'язок виникає з першого дня наступного календарного місяця після перевищення цього порога. Ви також можете добровільно зареєструватися нижче цієї суми, якщо ви здійснюєте операції з платниками ПДВ або плануєте такі операції.

П: Які ставки ПДВ діють у 2026 році?

В: Діють чотири ставки ПДВ: 23% (стандартна — більшість товарів і послуг), 8% (продукти харчування, ліки, книги, паливо), 5% (основні продукти харчування: хліб, молоко, м'ясо, овочі) та 0% (експорт, міжнародні послуги). Крім того, існують звільнення від ПДВ (медичні, освітні, кредитні, страхові послуги). Правильне застосування ставки є ключовим для коректності розрахунку ПДВ.

П: Що таке розділена платіж і чи мені її використовувати?

В: Розділена платіж — це механізм, при якому ПДВ передається безпосередньо до бюджету банком, а покупець отримує товар без ПДВ. Це обов'язковий спосіб оплати для операцій понад 15 000 злотих нетто з товарами високого ризику (паливо, електроніка, метали, деревина, одяг). Якщо ви виконуєте обидві умови, розділена платіж є обов'язковою — її відсутність загрожує штрафом.

П: Які витрати я можу відшкодувати за ПДВ?

В: Ви можете відшкодувати ПДВ з документів, що стосуються товарів і послуг, придбаних з метою ведення діяльності, обкладеної податком. Обмеження стосуються: легкових автомобілів (не можна), палива для приватного використання (не можна), послуг харчування та гостинності (лише частину, до 50%), розваг (не можна). Документи повинні містити повні дані, що ідентифікують покупця та продавця та суму ПДВ.

П: Як часто я повинен подавати декларацію ПДВ (JPK_VAT)?

В: Декларацію ПДВ (JPK_VAT) ви подаєте щомісяця до 25-го числа наступного місяця, якщо ви не маєте права подавати декларацію квартально (наприклад, якщо ваш дохід не перевищує 200 000 злотих на рік і ви просите про це податкове управління). З 2026 року JPK_VAT передається виключно в електронному вигляді через Інтернет через портал podatki.gov.pl.

П: Чи можу я видавати папірові рахунки-фактури, чи я повинен використовувати e-фактури?

В: З квітня 2026 року всі рахунки-фактури повинні бути передані до системи KSeF в електронному вигляді. Папірові рахунки-фактури більше не будуть дозволені для платників ПДВ. Якщо ви не є платником ПДВ (у вас звільнення), ви все ще можете видавати папірові рахунки-фактури, але це змінюватиметься в майбутньому.

П: Чи можу я виявити ПДВ з рахунка-фактури, якщо мені не вистачає повних даних постачальника?

В: Ні. Щоб відшкодувати ПДВ, рахунок-фактура повинна містити всі необхідні дані: повні дані постачальника (назва, адреса, NIP), повні дані покупця (ваші дані, NIP), точний опис товару/послуги, суму нетто, суму ПДВ, ставку ПДВ, дату видачі та підпис постачальника. Відсутність будь-яких даних може привести до відхилення відшкодування.

П: Чи можу я відшкодувати ПДВ з покупки легкового автомобіля?

В: Ні. ПДВ з покупки легкового автомобіля не може бути відшкодований. Легкові автомобілі виключаються з відшкодування. Виключення: якщо автомобіль призначений для довгострокової оренди (як частина вашої діяльності), відшкодування ПДВ може бути можливим — але це вимагає індивідуального аналізу та консультації з податковим консультантом.

П: Яким є термін для відшкодування ПДВ з рахунка-фактури?

В: Право на відшкодування ПДВ виникає на момент видачі рахунка-фактури, але практично ви можете відшкодувати ПДВ лише в місяці, коли отримаєте документ від постачальника. Термін відшкодування ПДВ становить загалом до 5 років від видачі документа, але податкові органи можуть вимагати коригування протягом 5 років від періоду, в якому було виявлено ПДВ.

Резюме

ПДВ — це складний податок, але розуміння його механізмів абсолютно необхідне для кожного підприємця. Ключові моменти, які потрібно пам'ятати:

• Реєстрація ПДВ — обов'язкова понад 200 000 злотих доходу, можливо добровільно нижче
• Ставки ПДВ — 23% (стандартна), 8% (продукти, ліки), 5% (основні продукти), 0% (експорт)
• JPK_VAT — щомісячна декларація до 25-го числа, виключно в електронному вигляді
• Розділена платіж — обов'язкова для товарів високого ризику понад 15 000 злотих
• Міжнародні операції — вимагають звітування в Intrastat
• Відшкодування ПДВ — вимагають повних рахунків-фактур і обмежені для деяких видатків
• KSeF — з квітня 2026 року всі рахунки-фактури повинні бути в системі
• ПДВ від маржі — спеціальний механізм для б/у товарів і творів мистецтва

Якщо у вас виникли будь-які сумніви щодо ПДВ, завжди краще проконсультуватися з податковим консультантом, ніж ризикувати помилками, які можуть привести до штрафів та пені. Правильне управління ПДВ — основа здорових фінансів вашої компанії.

Чи потрібна вам допомога при розрахунку ПДВ?

Команда Бухгалтерія365, включаючи податкових консультантів, спеціалізованих на ПДВ, готова вам допомогти:

• Консультації щодо реєстрації ПДВ та податкових обов'язків
• Аналіз ставок ПДВ для ваших товарів і послуг
• Підготовка до KSeF та обслуговування e-факцій
• Перевірка коректності JPK_VAT перед передачею
• Підтримка в суперечливих ситуаціях (перевірки, інтерпретації)
• Навчання для вашої фінансової команди

Забронюйте безкоштовну податкову консультацію

Пов'язані статті

• ПДВ для нових компаній — коли реєстрація, звільнення, процедури
• JPK_V7M — як правильно заповнити та передати файл
• KSeF 2026 — Обов'язковий e-факцій для всіх компаній