ПДВ на службовий автомобіль
50% чи 100% відрахування?

Введення: Службовий автомобіль і податок на додану вартість

Кожен підприємець, який купує автомобіль для компанії, стоїть перед питанням: скільки ПДВ я можу відрахувати? Відповідь неповна — вона залежить від способу використання транспортного засобу та виконання кількох формальних умов.

У Польщі діє правило: якщо автомобіль служить виключно господарській діяльності, ви можете відрахувати 100% ПДВ. Якщо ж ви використовуєте його як для службових, так і для приватних цілей, ліміт знижується до 50%. У 2026 році правила щодо самих відрахувань ПДВ не змінюються, але змінюються лімітиз витрат на амортизацію — варто знати, які це має наслідки.

50% чи 100% ПДВ — як це працює?

Польський закон про ПДВ розрізняє два сценарії відрахування ПДВ на легкові автомобілі. Розуміння різниці між ними критично важливо для правильного розрахунку.

50% ПДВ — стандартне відрахування

50% відрахування ПДВ — це правило для більшості легкових автомобілів. Застосовується, коли транспортний засіб використовується як для ділових, так і для приватних цілей. Не потребує жодних додаткових формальностей — форму ПДВ-26 не потрібно подавати.

Приклад: Якщо ви купите автомобіль за 100 000 злотих (з ПДВ) зі ставкою ПДВ 23%, то ПДВ становитиме 18 700 злотих. Ви можете відрахувати тільки 50%, тобто 9 350 злотих. Решта 9 350 злотих — це витрата для компанії.

100% ПДВ — повне відрахування

100% відрахування ПДВ можливе, якщо ви виконаєте дві умови: (1) автомобіль служить виключно господарським цілям, (2) ви виконаєте всі формальні вимоги, включаючи подання форми ПДВ-26.

Повне відрахування означає, що з наведеного вище прикладу ви можете відрахувати весь 18 700 злотих ПДВ. Це дає економію 9 350 злотих.

Умови для 100% відрахування ПДВ — що варто знати?

Відрахування 100% ПДВ на автомобіль не складне, але потребує систематичності. Ось усі умови, які ви повинні виконати.

Умова 1: Подання форми ПДВ-26

Форма ПДВ-26 (Інформація про транспортні засоби, використовувані для господарської діяльності) — це ключовий документ. Без нього ви не можете відрахувати 100% ПДВ.

Форму ПДВ-26 ви подаєте в податковому управлінні за місцем проведення діяльності. Крім того, ви можете подати її в електронному вигляді через систему e-Папір (Електронне письмо до органів державного управління).

Умова 2: Ведення обліку пробігу транспортного засобу (логістичний журнал)

Облік пробігу транспортного засобу — це документ, що підтверджує, що автомобіль використовувався виключно для господарських цілей. Ведеться щодня.

Що має містити логістичний журнал?

• Дату відправлення та повернення
• Місце відправлення (звідки виїхав автомобіль)
• Місце призначення (куди їхав автомобіль)
• Мету поїздки (наприклад, «ділова зустріч з клієнтом», «командировка до філіалу»)
• Пробіг транспортного засобу (показники одометра на початок та кінець поїздки)

Облік може вестися вручну у паперовому зошиті або в електронному вигляді (наприклад, у таблиці або спеціальній програмі). Важливо, щоб він був читаємим та повним — у разі перевірки Податковою службою це буде головним доказом правильного використання автомобіля.

Умова 3: Внутрішній регламент використання транспортного засобу

Регламент — це внутрішній документ компанії, який встановлює правила використання автомобіля. Не потребує затвердження органом — достатньо, щоб він був у вас під рукою для пред'явлення під час перевірки.

Регламент повинен містити:

• Заборону на приватне використання автомобіля (точне визначення, що автомобіль служить виключно господарській діяльності)
• Правила призначення автомобіля працівникам
• Обов'язок ведення логістичного журналу
• Штраф за порушення правил (наприклад, за очевидне приватне використання)
• Процедуру у разі ДТП або поломки

Приклад фрагменту регламенту: «Транспортний засіб, зареєстрований на компанію XYZ sp. z o.o., марка Skoda Octavia, реєстраційний номер ABC1234, призначений виключно для потреб торговельної діяльності компанії. Працівники, уповноважені користуватися автомобілем, зобов'язані щодня вести облік пробігу. Будь-яке приватне використання автомобіля заборонено і спричиняє дисциплінарне стягнення.»

Практичні кроки: Як подати ПДВ-26?

Подання ПДВ-26 — це простий процес. Ось що вам потрібно зробити крок за кроком.

Крок 1: Завантажте форму ПДВ-26

Форма ПДВ-26 доступна на сайті Міністерства фінансів: www.mf.gov.pl в розділі форм ПДВ.

Крок 2: Заповніть дані автомобіля

У формі зазначте: марку та модель автомобіля, реєстраційний номер, рік випуску, дату першого видатку, призначення автомобіля (виключно господарська діяльність).

Крок 3: Подайте форму в податковому управлінні

Ви можете подати ПДВ-26 особисто або надіслати поштою. Пам'ятайте про термін: до 25-го дня наступного місяця.

Крок 4: Ведіть документацію

З дня першого видатку ведіть облік пробігу. Зберігайте рахунки-фактури, чеки за паливо, ремонт та страхування.

Зміни у 2026 році — лімітиз витрат на амортизацію

Хоча правила щодо відрахування ПДВ не змінюються, у 2026 році вступають у силу важливі зміни лімітиз витрат на амортизацію та лізинг автомобілів.

Практика: Якщо ви плануєте купити автомобіль у 2026 році, подумайте: (1) купити до 1 січня 2026 (якщо це можливо), щоб зберегти вищий ліміт, (2) вибрати гібридний або електричний автомобіль, щоб уникнути зниження ліміту, (3) лізинг замість купівлі (лімітиз лізингу аналогічні).

Розрахунок ПДВ на автомобіль — практичні приклади

Ось кілька сценаріїв, щоб краще зрозуміти, як це працює на практиці.

Сценарій 1: Автомобіль виключно для бізнесу (100% ПДВ)

Ситуація: Ви купили новий Skoda Octavia за 100 000 злотих (з ПДВ, ставка ПДВ 23%). Автомобіль буде використовуватися виключно торговельними представниками для візитів до клієнтів. Ви подали ПДВ-26 вчасно.

ПДВ: 100 000 злотих ÷ 1,23 = 81 301 золотий чистий; ПДВ = 100 000 - 81 301 = 18 699 злотих

Відрахування ПДВ: 18 699 злотих (100% відрахування)

Фактична вартість для компанії: 81 301 золотий

Сценарій 2: Автомобіль для служби і приватного використання (50% ПДВ)

Ситуація: Ви купили Volkswagen Passat за 120 000 злотих (з ПДВ). Автомобіль буде використовуватися як для ділових цілей, так і приватно. Ви не подаєте ПДВ-26.

ПДВ: 120 000 злотих ÷ 1,23 = 97 561 золотий чистий; ПДВ = 120 000 - 97 561 = 22 439 злотих

Відрахування ПДВ: 22 439 злотих × 50% = 11 220 злотих (тільки 50%)

Фактична вартість для компанії: 120 000 - 11 220 = 108 780 злотих

Висновки: У сценарії 1 компанія заощадила 18 699 злотих на податку ПДВ. У сценарії 2 економія становила тільки 11 220 злотих. Різниця 7 479 злотих — це ціна за можливість використання автомобіля приватно.

Операційні витрати автомобіля — що можна відрахувати?

Крім ПДВ від покупки автомобіля, ви можете відрахувати ПДВ від поточних операційних витрат.

Помилки, які найчастіше допускають підприємці

Ось найпоширеніші помилки, пов'язані з ПДВ на автомобіль. Уникнувши їх, ви позбавите себе проблем з органами влади.

Помилка 1: Невчасне подання ПДВ-26

Це найчастіша помилка. Якщо ви не подадите ПДВ-26 до 25-го дня наступного місяця, ви втратите право на 100% відрахування ПДВ. Пам'ятайте: термін відраховується від першого видатку, не від покупки автомобіля.

Помилка 2: Невідення обліку пробігу

Облік пробігу — це ваш головний доказ правильного використання автомобіля. Його відсутність або неповнота можуть спричинити коригування ПДВ під час перевірки.

Помилка 3: Приватне використання автомобіля при 100% відрахуванні

Якщо ви відраховуєте 100% ПДВ, автомобіль не може використовуватися приватно. Якщо перевірка покаже інше, орган влади вимагатиме повернення всього відрахованого ПДВ плюс відсотки та штраф.

Помилка 4: Непрозумення різниці між відрахуванням ПДВ та лімітами податкових витрат

Це два різні системи. Відрахування ПДВ залежить від використання автомобіля (50% проти 100%). Лімітиз податкових витрат залежать від викидів CO₂ та року введення автомобіля в реєстр. Обидві системи важливі для фінансів компанії.