Найм першого працівника — повний чекліст 2026

Рішення перед найманням

1. Вибір типу договору — трудовий, цивільно-правовий (zlecenie/dzieło). Різні податкові і ZUS наслідки
2. Зарплата — мінімальна (4 666 zł брутто в 2026) чи вища
3. Робочий час — повний, ½, ¼, чи цивільно-правовий з конкретними годинами
4. Посада і обов'язки — чітко в договорі та інструкції

Процедура крок за кроком

1. Працівник подає: паспорт/PESEL, NIP, довідку з попередньої роботи, дипломи (якщо вимагається)
2. Медогляд — направлення на первинний (≈80-150 zł)
3. Інструктаж BHP — 8 годин (≈200-400 zł у зовнішніх)
4. Підписання договору — не пізніше дня початку роботи
5. Реєстрація в ZUS — форма ZUS ZUA через Płatnik або PUE-ZUS, протягом 7 днів
6. Особова справа — папка з 4 частинами (A,B,C,D) за регламентом
7. Картка зарплат — облік робочого часу, відпусток, виплат
8. Перший місяць виплат — нарахування зарплати, ZUS, PIT, RMUA

Витрати роботодавця 2026

При мінімальній зарплаті 4 666 zł брутто:

• Зарплата брутто: 4 666 zł
• ZUS роботодавця (16,73%): ≈780 zł
• FP/FGŚP (≈2,55%): ≈120 zł
• Загальна вартість роботодавця: ≈5 566 zł

Працівник отримує на руки ≈3 511 zł (після PIT 12% і ZUS 13,71%).

Для порівняння: вартість для роботодавця = 119% брутто, нетто працівнику = 75% брутто.

Щомісячні обов'язки

• Зарплатна відомість — нарахування щомісяця
• RMUA працівнику — разом з виплатою
• DRA + JPK_KR до ZUS — до 15 або 20 числа
• Аванс PIT до US — до 20 числа (PIT-4)
• Облік робочого часу — щодня, в особовій справі
• Відпустки, лікарняні, премії — у картці зарплат

Річні обов'язки

• PIT-11 працівнику — до кінця лютого
• PIT-4R до US — збірна про аванси
• PIT-8AR — якщо були цивільно-правові
• Річний RMUA — підсумкові дані працівнику
• Оновлення особових справ — періодичні BHP кожні 5 років

Часті запитання