Zmiany w Kodeksie pracy 2025/2026

Prawo pracy w Polsce zmienia się dynamicznie. W 2025 i 2026 roku wchodzą w życie liczne nowelizacje Kodeksu pracy, które każdy pracodawca musi znać. Od zmian w liczeniu stażu pracy, przez jawność wynagrodzeń, aż po nowe obowiązki w zakresie ochrony sygnalistów — zmiany są zarówno liczebne, jak i istotne dla codziennej działalności firm.

1. Rewolucja w liczeniu stażu pracy — co zmienia się od 1 maja 2026?

Jedna z najbardziej znaczących zmian dotyczy zasad obliczania stażu pracy. Od 1 maja 2026 roku pracodawcy z sektora prywatnego będą musieli zmienić sposób liczenia stażu pracy swoich pracowników.

Dotychczasowe przepisy liczyły do stażu głównie pracę na podstawie umów o pracę. Nowe regulacje rozszerzają to pojęcie na:

• okresy wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia,
• okresy pracy na podstawie umów agencyjnych,
• czas prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• okresy bycia osobą współpracującą.

Zmiana ta ma ogromne znaczenie praktyczne. Wliczenie dodatkowych okresów aktywności zawodowej wpływa bowiem na prawa pracownika, takie jak:

• prawo do urlopu wypoczynkowego,
• długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• wysokość dodatków i świadczeń,
• uprawnienia emerytalne i rentowe.

Dla pracodawców oznacza to konieczność dokładnego weryfikacji dokumentacji pracowników oraz dostosowania systemów kadrowo-płacowych.

2. Jawność wynagrodzeń — wymóg Unii Europejskiej

Wdrożenie Dyrektywy Unii Europejskiej o przejrzystości wynagrodzeń nałoży na polskie firmy nowe obowiązki. Do 7 czerwca 2026 roku Polska musi w pełni zaimplementować przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń.

Nowe obowiązki pracodawcy

Pracodawcy będą zobowiązani do:

• Podawania stawek wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracę — od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy muszą ujawniać widełki wynagrodzeń lub konkretne stawki przy rekrutacji,
• Raportowania luki płacowej — w określonych firmach (zwykle zatrudniających powyżej 250 pracowników) obowiązek przygotowywania szczegółowych sprawozdań dotyczących różnic wynagrodzeń między kobietami a mężczyznami,
• Wprowadzenia przejrzystych struktur wynagrodzeń — pracownicy będą mieli prawo do informacji o tym, jak ich wynagrodzenie porównuje się do wynagrodzeń pracowników w podobnej sytuacji.

Zmiana ma na celu zmniejszenie dyskryminacji płacowej i zwiększenie równości wynagrodzeń na rynku pracy.

3. Zmiany w wypłacie ekwiwalentu urlopowego

Nowelizacja z 27 stycznia 2026 roku rozwiązała długoletni problem dotyczący terminu wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Jakie są nowe zasady?

Jeśli w firmie obowiązuje ustalony dzień wypłaty wynagrodzeń (na przykład 10. dzień kolejnego miesiąca), a rozwiązanie umowy o pracę następuje przed tym terminem, pracodawca ma prawo wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni po oficjalnym zakończeniu stosunku pracy.

Ta zmiana daje pracodawcom znacznie więcej elastyczności w rozliczeniach z pracownikami, szczególnie w sytuacjach nagłego rozwiązania umowy. Wcześniej przepisy nie były na tyle jasne, co prowadziło do rozbieżności interpretacyjnych i sporów.

4. Cyfryzacja dokumentów kadrowych — koniec papieru?

Od 27 stycznia 2026 roku nastąpiła zmiana w wymaganiach dotyczących formy dokumentów kadrowych. Dotychczasowy wymóg "formy pisemnej" zastąpiono pojęciem "postaci papierowej lub elektronicznej".

Oznacza to, że pracodawcy mogą teraz:

• składać wnioski w formie elektronicznej (np. przez system obiegowy),
• archiwizować dokumenty kadrowe w formie cyfrowej,
• komunikować się z pracownikami drogą elektroniczną w kwestiach formalnych,
• zbierać podpisy elektroniczne zamiast tradycyjnych.

Ta zmiana wspiera digitalizację procesów biznesowych i zmniejsza biurokrację w działach HR.

5. Praca zdalna — regulacje w kodeksie pracy

Kodeks pracy wprowadza zakreśloną regulację pracy zdalnej, która obowiązuje od kwietnia 2023 roku i pozostaje aktualna w 2026 roku. Pracodawcy muszą znać i respektować te zasady.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego zdalnie

Gdy pracownik pracuje zdalnie (całkowicie lub hybrydowo), pracodawca musi:

• zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne,
• pokryć koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi,
• sfinansować koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych,
• pokryć inne bezpośrednie koszty pracy zdalnej (jeśli są określone w umowie).

Rodzaje pracy zdalnej

Kodeks pracy wyróżnia trzy formy pracy zdalnej:

• Pełna praca zdalna — 100% czasu poza biurem,
• Praca hybrydowa — część czasu w siedzibie firmy, część w domu,
• Okazjonalna praca zdalna — maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika.

Tylko pracownik może inicjować okazjonalną pracę zdalną, pracodawca nie może tego narzucić. Wniosek pracownika powinien być złożony w formie pisemnej lub elektronicznej.

6. Nowe obowiązki ochrony sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów, która weszła w życie w 2024 roku, nakłada istotne obowiązki na pracodawców w 2026 roku.

Kto musi wprowadzić procedurę zgłoszeń?

Wszystkie pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników są zobowiązani do ustanowienia wewnętrznej procedury zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa. Firmy poniżej 50 pracowników mogą to zrobić dobrowolnie, ale jest to zalecane.

Jakie musi mieć cechy procedura?

Procedura zgłoszeń powinna:

• umożliwić zgłoszenia ustne lub pisemne (w formie papierowej lub elektronicznej),
• gwarantować bezpieczne i poufne warunki zgłoszenia naruszeń,
• być dostępna dla wszystkich pracowników,
• zawierać jasne kanały komunikacji (np. mailem, przez system, osobiście do kierownika HR).

Obowiązek udzielenia informacji zwrotnej

Pracodawca musi udzielić sygnaliście informacji zwrotnej na temat podjętych działań w terminie nie przekraczającym 3 miesięcy od momentu zgłoszenia.

Ochrona sygnalisty

Pracodawca nie może:

• zwolnić sygnalistę z pracy w wyniku dokonanego zgłoszenia,
• zmienić jego warunków zatrudnienia w negatywny sposób,
• poddawać go mobbingowi lub dyskryminacji,
• stosować żadnych represji.

Pracodawcy powinni również zorganizować szkolenia dla pracowników na temat nowych procedur i uprawnień sygnalistów.

7. Wzmacnianie ochrony przed mobbingiem i dyskryminacją

Nowelizacja Kodeksu pracy introducuje bardziej rygorystyczne przepisy dotyczące mobbingu i dyskryminacji.

Nowe rodzaje dyskryminacji

Kodeks pracy teraz wyraźnie zakazuje:

• dyskryminacji przez założenie — na podstawie cechy charakterystycznej osoby,
• dyskryminacji przez skojarzenie — oparta na skojarzeniu osoby z osobą mającą określoną cechę.

Obowiązek pracodawcy

Pracodawca musi aktywnie i na bieżąco przeciwdziałać mobbingowi. Nie wystarczy pasywna postawa — firma musi podejmować konkretne działania profilaktyczne.

Minimalne zadośćuczynienie za mobbing

Minimalna wysokość zadośćuczynienia za stosowanie mobbingu została podniesiona na co najmniej sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2026 roku przy minimalnym wynagrodzeniu 4806 zł, minimalne zadośćuczynienie wynosi co najmniej 28.836 zł.

8. Minimalne wynagrodzenie i stawka godzinowa na 2026 rok

Od 1 stycznia 2026 roku w Polsce obowiązuje nowe minimalne wynagrodzenie za pracę:

• Minimalne wynagrodzenie miesięczne: 4806 zł
• Minimalna stawka godzinowa: 31,40 zł (dla osób pracujących na umowy zlecenia lub świadczące usługi)

Zmiana ta dotyczy wszystkich pracowników niezależnie od ich pozycji w hierarchii firmy.