E-Rechnung in KSeF ausstellen — Anleitung 2026

7. April 2026 ~10 Min. Lesezeit

Ab dem 1. April 2026 ist die elektronische Rechnungsstellung über das polnische KSeF (Krajowy System e-Faktur — staatliches System für E-Rechnungen) für aktive MwSt.-Pflichtige (B2B) verpflichtend. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie eine E-Rechnung ausstellen — von der Authentifizierung bis zum FA(3)-Schema und der Korrektur.

Was ist KSeF?

KSeF ist das zentrale staatliche System des polnischen Finanzministeriums zur Ausstellung, Übermittlung und Aufbewahrung von E-Rechnungen im strukturierten XML-Format FA(3). Jede Rechnung erhält eine eindeutige KSeF-ID. Eine Rechnung gilt erst als ausgestellt, sobald sie von KSeF angenommen wurde — der Empfänger ruft sie über seinen NIP ab.

KSeF-Pflichtfahrplan 2026

  • 1. April 2026 — KSeF-Pflicht für aktive MwSt.-Pflichtige (B2B)
  • 1. Juli 2026 — KSeF-Pflicht für MwSt.-befreite Unternehmer und B2C-Transaktionen mit NIP
  • 1. Oktober 2026 — Vollumfassende KSeF-Pflicht für alle Steuerpflichtigen

Voraussetzungen vor dem ersten Versand

  1. NIP-Eintragung als aktiver MwSt.-Pflichtiger
  2. KSeF-Authentifizierung über eine der vier Methoden:
    • Qualifizierte elektronische Signatur
    • Qualifizierte elektronische Stempel (für juristische Personen)
    • Vertrauenswürdiges Profil (Profil Zaufany)
    • Authentifizierungs-Token (Token uwierzytelniający) — generiert in KSeF und in der Buchhaltungssoftware hinterlegt
  3. Buchhaltungssoftware mit KSeF-Anbindung (Comarch ERP, iSeria, Faktury.pl, Sage, Symfonia etc.) oder direkter Zugriff über das KSeF-Portal
  4. Berechtigungen in KSeF (Eigentümer, Buchhalter, Steuerberater) — über das Formular ZAW-FA festlegen

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung ausstellen

Schritt 1: In KSeF einloggen

Auf ksef.mf.gov.pl einloggen — über Profil Zaufany, qualifizierte Signatur oder Token. Bei Software-Integration läuft alles automatisch über die API.

Schritt 2: Rechnungsdaten erfassen

Pflichtangaben einer KSeF-Rechnung (FA(3)-Schema):

  • NIP des Verkäufers und Käufers
  • Rechnungsnummer (eindeutig fortlaufend)
  • Ausstellungs- und Lieferdatum
  • Zahlungsfrist
  • Beschreibung der Ware/Dienstleistung mit PKWiU- oder GTU-Kennzeichnung
  • Mengen, Einzelpreise netto, MwSt.-Sätze (5/8/23 %)
  • Gesamtbeträge netto, MwSt., brutto
  • Bei Bedarf: GTU-Code (z. B. GTU-08 Energie), JPK-Verfahrenskennung

Schritt 3: Validieren und absenden

Vor dem Absenden prüft die Software das XML gegen das FA(3)-Schema. Bei Erfolg wird die Datei an KSeF übermittelt. KSeF prüft erneut, weist eine eindeutige KSeF-ID zu und sendet eine Empfangsbestätigung (UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Schritt 4: Rechnungsstatus prüfen

In KSeF sehen Sie den Status:

  • „Akzeptiert" (Akceptowana) — Rechnung gilt als rechtmäßig ausgestellt; Datum: KSeF-Eintragsdatum
  • „Abgelehnt" (Odrzucona) — Validierungsfehler; muss korrigiert und erneut gesendet werden

Schritt 5: Empfänger informieren (optional)

Der Käufer kann die Rechnung selbst aus KSeF abrufen. Sie können zusätzlich eine PDF-Version per E-Mail schicken — das ist aber kein gesetzlich relevantes Dokument mehr (nur das KSeF-Original zählt).

Korrekturrechnung in KSeF

Bei nachträglicher Änderung (Preis, Menge, MwSt.-Satz) erstellen Sie eine Korrekturrechnung mit Verweis auf die KSeF-ID des Originals. Schritte identisch zur normalen Rechnung — Kennzeichnung als „Korrekturrechnung" (TYP = ‚K' im FA(3)-Schema). Siehe unseren Leitfaden zur Buchung von Korrekturrechnungen.

Häufige Fehler

  1. Falsche NIP des Käufers — KSeF lehnt sofort ab
  2. Doppelte Rechnungsnummer — Validierungsfehler
  3. GTU-Code vergessen bei betroffenen Branchen (Kraftstoff, Edelmetalle, Energie)
  4. Falsches Datum — Lieferdatum vor Ausstellungsdatum
  5. Token abgelaufen — alle 3 Monate erneuern
  6. PDF an Käufer ohne KSeF — gilt nicht als Rechnung, wenn Käufer eine KSeF-Rechnung erwartet

Ausnahmen und Sonderfälle

  • B2C-Transaktionen ohne NIP des Käufers bis 30.09.2026 noch außerhalb KSeF zulässig (klassische Rechnung oder Kassenbeleg)
  • Vereinfachte Rechnungen (Kasse mit NIP) bis 450 PLN brutto — vorerst kein KSeF-Pflicht
  • Ausländische Käufer (Reverse Charge, EU) — KSeF optional, klassische E-Rechnung im PDF-Format weiterhin möglich

FAQ

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung über KSeF stelle?

Ab April 2026 gilt eine Rechnung außerhalb KSeF als nicht ordnungsgemäß ausgestellt. Bußgelder bis zu 100 % des MwSt.-Betrags möglich. Käufer kann die Vorsteuer ggf. nicht abziehen.

Was, wenn KSeF ausfällt?

Im Notfallmodus (Tryb awaryjny) darf die Rechnung als „offline" ausgestellt werden, mit Pflicht zur Übermittlung an KSeF innerhalb von 7 Tagen nach Wiederherstellung. Diese Rechnungen erhalten den Status „awaryjna".

Kann ich Rechnungen weiter im PDF schicken?

Sie dürfen begleitend ein PDF schicken (z. B. zur Visualisierung), das KSeF-Original bleibt aber das einzige rechtlich gültige Dokument.

Wie lange werden Rechnungen in KSeF gespeichert?

10 Jahre. Sie müssen keine eigene Aufbewahrung mehr machen — ausreichend ist der Zugriff auf KSeF.

Was kostet KSeF?

Das System selbst ist kostenlos. Kosten fallen nur für Buchhaltungssoftware mit KSeF-Anbindung an (50–500 PLN/Monat je nach Funktionsumfang) bzw. qualifizierte Signatur (~100–300 PLN/Jahr).