Як виставити рахунок
у KSeF?

Що таке KSeF та чому це важливо

KSeF (Krajowa Система Elektronicznych Faktur — Національна система електронних рахунків) — це централізована база даних рахунків, до якої всі платники ПДВ в Польщі повинні надсилати свої рахунки. Замість традиційних паперових або PDF рахунків, система вимагає структурованого формату XML, який дозволяє органам влади автоматично аналізувати рахунки та виявляти шахрайства.

Виставлення рахунків через KSeF вимагає:

• Реєстрацію в системі KSeF
• Користування сертифікатом електронного підпису
• Правильного форматування всіх даних рахунку
• Своєчасної передачі рахунків до системи

Кроки для виставлення рахунку у KSeF

Крок 1: Реєстрація в KSeF

Перш ніж виставити перший рахунок, вам потрібно зареєструватися в системі KSeF. Це можна зробити через:

• Портал podatki.gov.pl (сайт податкового органу)
• Персональний кабінет Бюро розпорядження фінансами (BiS)
• Через уповноважену компанію

Для реєстрації вам знадобитися НІП, адреса компанії та електронна адреса.

Крок 2: Отримання сертифіката електронного підпису

KSeF вимагає використання сертифіката електронного підпису (безпечного підпису). Вам потрібно:

• Придбати сертифікат у авторизованого постачальника (їх декілька в Польщі)
• Установити сертифікат на вашому комп'ютері або в хмарній системі
• Переконатися, що сертифікат дійсний та актуальний

Вартість сертифіката зазвичай 50-150 PLN на рік.

Крок 3: Підготовка даних рахунку

Переконайтеся, що на рахунку є вся необхідна інформація:

• Ваш НІП та назва компанії
• НІП та назва покупця
• Номер рахунку та дата виставлення
• Опис послуг/товарів
• Цена без ПДВ та з ПДВ
• Ставка ПДВ (зазвичай 23%, але можуть бути і інші)
• Способи оплати
• Підпис або електронна позначка часу

Крок 4: Передача рахунку до KSeF

Рахунок можна передати через:

• Веб-портал KSeF (podatki.gov.pl) — вручну для кожного рахунку
• Програмне забезпечення для бухгалтерії, яке має інтеграцію з KSeF
• Через веб-сервіси KSeF API
• Через уповноважену компанію-посередника

Найпопулярніший варіант — використання спеціалізованого програмного забезпечення, яке автоматично форматує рахунок та надсилає його до системи.

Крок 5: Підтвердження отримання

Після передачи рахунку система повинна підтвердити його отримання протягом кількох хвилин. Ви отримаєте:

• Унікальний номер рахунку в KSeF
• Хеш-код для перевірки справжності
• Дату та час отримання
• Статус: прийнято, відхилено або потребує змін

Частисті помилки при виставленні рахунків у KSeF

Помилка 1: Невірно форматований НІП

НІП має складатися з 10 цифр без пробілів чи дефісів. Часто компанії помилково вводять НІП з пробілами (наприклад, "123 456 78 90"), що призводить до відхилення рахунку.

Рішення: Завжди перевіряйте НІП перед надіслям рахунку. Використовуйте VIES (Європейську базу для перевірки НІП) для валідації.

Помилка 2: Пропущені або неправильні дані

KSeF вимагає всіх обов'язкових полів. Будь-яке пропущене поле призведе до помилки:

• НІП або PESEL покупця
• Дата виставлення та терміну оплати
• Опис послуг чи товарів
• Сума без ПДВ та з ПДВ

Помилка 3: Неправильна ставка ПДВ

В Польщі стандартна ставка ПДВ — 23%, але є й інші ставки (8%, 5%, 0% або звільнення). Вибір неправильної ставки збільшує ризик контролю від органів влади.

Рішення: Перевірте, яка ставка ПДВ застосовується до ваших послуг, і обов'язково документуйте причину, якщо використовуєте ставку нижче 23%.

Помилка 4: Нестиковка між рахунком та документацією

Якщо рахунок, надісланий до KSeF, не збігається з внутрішньою документацією, це буде виявлено при контролі. Переконайтеся, що:

• Дата рахунку збігається з датою виконання послуги
• Сума на рахунку дорівнює фактично виконаній роботі
• Немає дублюючих рахунків

Помилка 5: Затримка з надіслам рахунку

KSeF вимагає надсилання рахунків в певні терміни. Рахунок повинен бути надіслан в день його виставлення або протягом 3 днів після виставлення для деяких операцій. Затримка заповнення системи може призвести до штрафів.

Запитання та відповіді про KSeF

П: Чи можу я виставляти рахунки без KSeF у 2026?

В: З 1 січня 2026 року всі платники ПДВ в Польщі МАЮТЬ використовувати KSeF. Виключення є тільки для компаній з доходом менше певного рівня (але це скорочується). Перевірте актуальні вимоги на сайті податкового органу.

П: Що робити, якщо я допустив помилку в рахунку, вже надісланому до KSeF?

В: Ви можете надіслати коригуючу накладну (корекційний рахунок) або перевидану накладну. Система KSeF дозволяє відстеження змін, тому обов'язково вказуйте посилання на оригінальний рахунок.

П: Скільки часу потрібно, щоб система прийняла рахунок?

В: Зазвичай система підтверджує отримання протягом 2-5 хвилин. Якщо в рахунку є помилки, система повідомить вас протягом кількох годин. При заповненні рахунків вручну через портал это займає більше часу.

П: Яка вартість виставлення рахунків через KSeF?

В: KSeF — це безплатна системи. Вам потрібно платити тільки за сертифікат електронного підпису (50-150 PLN на рік) та можливо за програмне забезпечення, якщо ви його використовуєте.

П: Чи можу я виставити рахунок ретроспективно (на минулу дату)?

В: Рахунок повинен бути виставлений в день послуги або протягом 3 днів після. Виставлення рахунків на минулі дати можливе тільки у спеціальних випадків (розроблення, відстрочка тощо) з обґрунтуванням.

Кому довіритися з виставленням рахунків у KSeF

Якщо ви не впевнені або не маєте часу розбиратися з KSeF, найкращий варіант — доручити це професіоналам. Бухгалтерія365 пропонує:

• Повну обробку та виставлення всіх рахунків у KSeF
• Реєстрацію вашої компанії в системі
• Надання сертифіката електронного підпису
• Консультації та підтримку
• Коригування та перевидання рахунків при необхідності

Замовте безплатну консультацію з KSeF

Висновок

Виставлення рахунків через KSeF — це вимога новихзаконів в Польщі, але це також надає переваги: прозорість, зменшення помилок та захист від контролю. Дотримуйтесь інструкцій, перевіряйте дані та не гайте час на помилки — все це економить вам грошей в довгостроковій перспективі.