Как выставить электронный счёт в KSeF — инструкция 2026

Что такое KSeF?

KSeF — государственная система Министерства финансов Польши для выставления, передачи и хранения электронных счетов в структурированном XML-формате FA(3). Каждый счёт получает уникальный KSeF-ID. Счёт считается выставленным, когда KSeF его принимает; получатель скачивает его по своему NIP.

График обязательного KSeF в 2026

• 1 апреля 2026 — обязательно для активных плательщиков VAT (B2B)
• 1 июля 2026 — для VAT-освобождённых и B2C с NIP клиента
• 1 октября 2026 — полная обязанность для всех плательщиков

Подготовка перед первой отправкой

1. Регистрация NIP как активного плательщика VAT
2. Аутентификация в KSeF — один из 4 методов:
   • Квалифицированная электронная подпись
   • Квалифицированная электронная печать (для юрлиц)
   • Profil Zaufany (доверенный профиль)
   • Токен аутентификации (генерируется в KSeF, прописывается в бухгалтерской программе)
3. Бухгалтерская программа с KSeF-интеграцией (Comarch ERP, iSeria, Faktury.pl, Sage, Symfonia) или прямой доступ к KSeF-порталу
4. Полномочия в KSeF (владелец, бухгалтер, налоговый консультант) — установить через форму ZAW-FA

Шаг 1: Войти в KSeF

Войти на ksef.mf.gov.pl через Profil Zaufany, квалифицированную подпись или токен. При интеграции с программой всё происходит автоматически через API.

Шаг 2: Заполнить данные счёта

Обязательные поля счёта KSeF (схема FA(3)):

• NIP продавца и покупателя
• Номер счёта (уникальный последовательный)
• Дата выставления и дата поставки
• Срок оплаты
• Описание товара/услуги с PKWiU- или GTU-кодом
• Количество, цена за единицу нетто, ставка VAT (5/8/23 %)
• Итоги: нетто, VAT, брутто
• При необходимости: GTU-код (например, GTU-08 для энергии), JPK-флаги процедур

Шаг 3: Валидировать и отправить

Перед отправкой программа проверяет XML против схемы FA(3). При успехе файл передаётся в KSeF. KSeF проверяет ещё раз, присваивает уникальный KSeF-ID и отправляет квитанцию (UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru, официальное подтверждение получения).

Шаг 4: Проверить статус счёта

• «Akceptowana / Принята» — счёт считается законно выставленным; дата: дата записи в KSeF
• «Odrzucona / Отклонена» — ошибка валидации; нужно исправить и повторно отправить

Шаг 5: Информировать получателя (опционально)

Покупатель сам скачивает счёт из KSeF. Дополнительно можно отправить PDF по email — но это уже не юридически релевантный документ (только KSeF-оригинал считается).

Корректирующий счёт в KSeF

При последующем изменении (цена, количество, ставка VAT) выставляете корректирующий счёт со ссылкой на KSeF-ID оригинала. Шаги идентичны обычному счёту — пометка «Корректирующий счёт» (TYP = ‚K' в схеме FA(3)).

Распространённые ошибки

1. Неверный NIP покупателя — KSeF сразу отклонит
2. Дублированный номер счёта — ошибка валидации
3. Забытый GTU-код в соответствующих отраслях (топливо, драгметаллы, энергия)
4. Неверная дата — дата поставки раньше даты выставления
5. Просроченный токен — обновлять каждые 3 месяца
6. PDF покупателю без KSeF — не считается счётом, если покупатель ожидает KSeF

Исключения и особые случаи

• B2C-сделки без NIP покупателя до 30.09.2026 могут оставаться вне KSeF (классический счёт или кассовый чек)
• Упрощённые счета (касса с NIP) до 450 PLN брутто — пока нет обязанности KSeF
• Иностранные покупатели (Reverse Charge, ЕС) — KSeF опционально, классический PDF возможен

FAQ

Что будет, если не выставлять счёт через KSeF?

С апреля 2026 счёт вне KSeF считается невыставленным как положено. Штрафы до 100 % суммы VAT. Покупатель может не получить вычета входного VAT.

Что если KSeF упадёт?

В аварийном режиме (Tryb awaryjny) счёт можно выставить «оффлайн» с обязательством передачи в KSeF в течение 7 дней после восстановления. Эти счета получают статус «awaryjna».

Можно ли по-прежнему отправлять PDF?

Можно дополнительно (например, для визуализации), но KSeF-оригинал — единственный юридически валидный документ.

Сколько счета хранятся в KSeF?

10 лет. Своё хранение не требуется — достаточно доступа в KSeF.

Сколько стоит KSeF?

Сама система бесплатна. Расходы только на бухгалтерскую программу с KSeF-интеграцией (50–500 PLN/мес в зависимости от функционала) или квалифицированную подпись (~100–300 PLN/год).