KSeF für VAT-Befreite 2026 — Müssen Sie das System einführen?

Ja — wenn Sie von der VAT befreit sind und Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen, müssen Sie KSeF einführen. Die Pflicht gilt für Sie ab dem 1. April 2026. Die einzige Ausnahme: Wenn der Gesamtwert Ihrer B2B-Rechnungen in einem Kalendermonat 10.000 zł brutto nicht übersteigt, erhalten Sie eine Aufschiebung bis zum 1. Januar 2027. Verkaufen Sie ausschließlich an Verbraucher (B2C) und verlangt niemand eine Rechnung, betrifft Sie KSeF praktisch nicht. Im Folgenden finden Sie eine vollständige Analyse der Vorschriften, den Einführungszeitplan und praktische Hinweise für Kleinstunternehmen mit VAT-Befreiung.

Was bedeutet VAT-Befreiung in Polen und wen betrifft sie 2026?

Im polnischen Steuersystem gibt es zwei Arten der Befreiung von der Umsatzsteuer (VAT), die klar unterschieden werden müssen:

• Subjektive Befreiung (zwolnienie podmiotowe) gemäß Art. 113 Abs. 1 der Ustawa o VAT (polnisches Umsatzsteuergesetz) — steht Steuerpflichtigen zu, deren Jahresumsatz einen bestimmten Schwellenwert nicht überschreitet. Seit dem 1. Januar 2026 wurde dieser Schwellenwert von 200.000 zł auf 240.000 zł angehoben.
• Objektive Befreiung (zwolnienie przedmiotowe) gemäß Art. 43 der Ustawa o VAT — betrifft bestimmte Tätigkeitsarten (z. B. medizinische, bildungsbezogene oder finanzielle Dienstleistungen), unabhängig von der Umsatzhöhe.

In beiden Fällen weist der Steuerpflichtige keine VAT auf Rechnungen aus, reicht keine VAT-7-Erklärung ein und zieht keine Vorsteuer ab. Entscheidend ist jedoch: Die KSeF-Pflicht gilt für beide Gruppen. Eine Befreiung von der VAT bedeutet keine Befreiung von der E-Rechnungspflicht.

Der neue Schwellenwert von 240.000 zł (Art. 113 Abs. 1 Ustawa o VAT) bedeutet, dass mehr Unternehmer die subjektive Befreiung nutzen können. Liegt Ihr Jahresumsatz unter diesem Betrag, müssen Sie sich nicht als aktiver VAT-Steuerpflichtiger registrieren. B2B-Rechnungen — auch mit dem Steuersatz „zw" (befreit) — müssen Sie aber über KSeF versenden. Mehr zu Registrierung und VAT-Pflichten erfahren Sie in unserem vollständigen VAT-Leitfaden 2026.

Zeitplan der KSeF-Einführung 2026 — wer ab wann?

Die Einführung des verpflichtenden KSeF erfolgt stufenweise. Die folgende Tabelle zeigt den vollständigen Zeitplan:

VAT-Befreite treten dem System gemeinsam mit allen aktiven VAT-Steuerpflichtigen bei — ab dem 1. April 2026. Zuvor (ab 1. Februar 2026) galt die Pflicht ausschließlich für Großunternehmen mit einem Umsatz über 200 Mio. zł im Jahr 2024.

Details zur E-Rechnungspflicht finden Sie im Artikel E-Rechnungspflicht — ab wann 2026?

KSeF und B2B-Transaktionen — was genau müssen Sie tun?

Wenn Sie eine von der VAT befreite Tätigkeit ausüben und Rechnungen an andere Unternehmer ausstellen, muss ab dem 1. April 2026 jede solche Rechnung über KSeF laufen. Dies betrifft:

• Rechnungen mit dem Steuersatz „zw" (befreit)
• Rechnungen für objektiv befreite Leistungen (z. B. Schulungen, medizinische Dienstleistungen für Unternehmen)
• Rechnungen an ausländische Geschäftspartner mit polnischer NIP (Steueridentifikationsnummer)
• Korrekturrechnungen zu den genannten Dokumenten

Die Rechnung muss im strukturierten XML-Format gemäß dem Schema FA(2) ausgestellt und über die API oder die Anwendung des Ministerstwa Finansów (MF — Finanzministerium) an KSeF übermittelt werden. Ein per E-Mail versandtes PDF reicht nicht aus — das Dokument muss das Krajowy System e-Faktur durchlaufen. Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel Rechnung in KSeF ausstellen — Anleitung.

KSeF und Verkauf an Verbraucher (B2C) — wann gilt die Pflicht?

Bei Verkäufen an Privatpersonen ohne Gewerbetätigkeit (B2C) gelten andere Regeln als bei B2B:

• Verbraucher verlangt KEINE Rechnung — keine KSeF-Pflicht. Der Verkauf wird wie bisher erfasst (z. B. Registrierkasse, Aufzeichnung des beleglosen Verkaufs).
• Verbraucher verlangt eine Rechnung innerhalb von 3 Monaten nach dem Verkauf — Sie müssen die Rechnung ausstellen und an KSeF übermitteln, auch wenn Sie von der VAT befreit sind.

Für viele Kleinstunternehmer mit VAT-Befreiung (z. B. Nachhilfelehrer, Therapeuten, Handwerker, die ausschließlich Privatkunden bedienen) bedeutet dies: KSeF hat minimale praktische Auswirkungen — solange Kunden keine Rechnungen verlangen. Dennoch sollten Sie vorbereitet sein.

Aufschiebung für Kleinstunternehmen — Grenze 10.000 zł brutto pro Monat

Der Gesetzgeber hat eine Erleichterung für die kleinsten Unternehmen vorgesehen. Wenn der Gesamtwert Ihrer B2B-Rechnungen in einem Kalendermonat 10.000 zł brutto nicht übersteigt, wird die KSeF-Pflicht bis zum 1. Januar 2027 aufgeschoben.

Das bedeutet: Zwischen dem 1. April 2026 und dem 31. Dezember 2026 können Sie weiterhin Rechnungen auf herkömmliche Weise ausstellen (Papier oder PDF), sofern:

• Der Gesamtwert Ihrer B2B-Rechnungen im jeweiligen Monat maximal 10.000 zł brutto beträgt
• Sie diese Grenze laufend überwachen — bei Überschreitung entsteht die Pflicht sofort
• B2C-Verkäufe NICHT in diese Grenze eingerechnet werden

Subjektive Befreiung und Grenze 240.000 zł — wie hängen sie mit KSeF zusammen?

Viele Unternehmer verwechseln zwei getrennte Schwellenwerte, die gleichzeitig gelten:

Beide Schwellenwerte wirken unabhängig voneinander. Sie können von der VAT befreit sein (Jahresumsatz unter 240.000 zł) und gleichzeitig der KSeF-Pflicht unterliegen — wenn Ihre monatlichen B2B-Rechnungen 10.000 zł übersteigen. Beispiel: Eine Nachhilfelehrerin mit JDG (Einzelunternehmen) und einem Jahresumsatz von 180.000 zł, die mehrere Sprachschulen mit Rechnungen über 12.000 zł/Monat bedient — ist von der VAT befreit, muss aber KSeF ab dem 1. April 2026 nutzen.

Praktische Szenarien — wer muss, wer kann warten?

Analysieren wir typische Situationen von VAT-befreiten Unternehmern:

Szenario 1: JDG — Nachhilfe, ausschließlich B2C

Eine Lehrerin gibt Nachhilfe für Schüler (Privatpersonen). Niemand verlangt eine Rechnung. Ergebnis: Keine KSeF-Pflicht. Verlangt ein Elternteil innerhalb von 3 Monaten eine Rechnung — nur diese eine Rechnung muss über KSeF laufen.

Szenario 2: JDG — IT-Dienstleistungen, B2B, Rechnungen 8.000 zł/Monat

Ein Programmierer mit VAT-Befreiung stellt monatlich eine Rechnung über 8.000 zł an ein Unternehmen aus. Ergebnis: Aufschiebung bis 1. Januar 2027 (unter 10.000 zł/Monat). Ab dem 1. Januar 2027 — KSeF-Pflicht.

Szenario 3: JDG — Übersetzungen, B2B, Rechnungen 15.000 zł/Monat

Ein Übersetzer arbeitet mit drei Übersetzungsbüros zusammen und stellt insgesamt Rechnungen über 15.000 zł/Monat aus. Ergebnis: KSeF-Pflicht ab dem 1. April 2026 (über 10.000 zł/Monat). Keine Aufschiebung.

Szenario 4: Arzt — medizinische Leistungen, B2B + B2C

Ein Arzt mit objektiver VAT-Befreiung behandelt Privatpatienten (B2C) und stellt Rechnungen an eine Partnerklinik (B2B) über 6.000 zł/Monat aus. Ergebnis: Aufschiebung bis 1. Januar 2027 (B2B unter 10.000 zł). Rechnungen an Patienten — nur wenn der Patient dies verlangt.

Wie bereiten Sie sich auf KSeF vor, wenn Sie VAT-befreit sind?

Unabhängig davon, ob die Pflicht Sie ab April 2026 oder ab Januar 2027 betrifft — beginnen Sie so früh wie möglich mit den Vorbereitungen. Hier die wichtigsten Schritte:

• Schritt 1: Richten Sie ein Konto auf der KSeF-Plattform ein (podatki.gov.pl) — Sie benötigen einen Profil Zaufany (vertrauenswürdiges Profil, vergleichbar mit der deutschen eID) oder einen e-Dowód (elektronischer Personalausweis).
• Schritt 2: Wählen Sie ein Rechnungsprogramm mit KSeF-Integration. Für Kleinstunternehmen stehen kostenlose Lösungen zur Verfügung (z. B. die Aplikacja Podatnika KSeF auf gov.pl).
• Schritt 3: Passen Sie Ihre Rechnungsvorlage an — eine Rechnung eines VAT-Befreiten in KSeF muss die Rechtsgrundlage der Befreiung enthalten (z. B. „art. 113 ust. 1" oder „art. 43 ust. 1 pkt 19").
• Schritt 4: Testen Sie die Rechnungsstellung im KSeF-Testmodus (Demo-Umgebung).
• Schritt 5: Legen Sie ein Verfahren zur Überwachung der 10.000-zł-Grenze fest (falls Sie die Aufschiebung nutzen).

Welche Strafen drohen bei Nicht-Einführung von KSeF?

Ab dem Zeitpunkt, an dem die Pflicht für Sie gilt, können die Konsequenzen bei Nichtausstellung von Rechnungen über KSeF empfindlich sein:

• Geldstrafe — bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrags (bei VAT-Befreiten: bis zu 18,7 % des Bruttobetrags der Rechnung)
• Verweigerung des Vorsteuerabzugs durch Ihren Geschäftspartner — Ihr Rechnungsempfänger kann die VAT aus einer außerhalb des Systems ausgestellten Rechnung nicht abziehen (relevant, wenn der Partner aktiver VAT-Steuerpflichtiger ist)
• Strafrechtliche Sanktionen — in Extremfällen Geldbuße nach dem Kodeks karny skarbowy (Steuerstrafgesetzbuch)

Für die ersten Monate (April–Juni 2026) hat das Ministerstwo Finansów (MF) eine mildere Handhabung bei geringfügigen Verstößen angekündigt — darauf sollten Sie sich aber nicht verlassen. Führen Sie KSeF termingerecht ein.

Die häufigsten Fehler

• Fehler 1: „Ich bin VAT-befreit, also betrifft mich KSeF nicht" — der häufigste und gefährlichste Irrtum. Eine VAT-Befreiung entbindet NICHT von der KSeF-Pflicht bei B2B-Transaktionen.
• Fehler 2: Verwechslung der Grenze 240.000 zł mit der Grenze 10.000 zł — die erste betrifft die VAT-Befreiung (Jahresumsatz), die zweite die KSeF-Aufschiebung (monatlicher Wert der B2B-Rechnungen). Es sind zwei getrennte Schwellenwerte.
• Fehler 3: B2C-Verkäufe in die 10.000-zł-Grenze einrechnen — in die KSeF-Aufschiebungsgrenze fließen NUR B2B-Rechnungen ein. Kassenbelege und Verkäufe an Verbraucher werden nicht berücksichtigt.
• Fehler 4: Rechnung als PDF per E-Mail senden nach dem 1. April 2026 — B2B-Rechnungen müssen über KSeF im XML-Format laufen. Ein per E-Mail versandtes PDF erfüllt die Anforderung nicht, selbst wenn die Daten korrekt sind.
• Fehler 5: Fehlende Rechtsgrundlage der Befreiung auf der Rechnung — eine Rechnung eines VAT-Befreiten in KSeF muss die Vorschrift angeben, auf deren Grundlage die Befreiung angewendet wird (z. B. „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT").
• Fehler 6: Rechnungsforderung eines Verbrauchers ignorieren — verlangt ein B2C-Kunde innerhalb von 3 Monaten nach dem Kauf eine Rechnung, müssen Sie diese ausstellen und an KSeF übermitteln. Eine Verweigerung ist ein Rechtsverstoß.

FAQ — Häufig gestellte Fragen

Muss ein VAT-Befreiter ab dem 1. April 2026 Rechnungen über KSeF ausstellen?

Ja, sofern er B2B-Rechnungen ausstellt. Die Pflicht gilt sowohl für subjektiv Befreite (Jahresumsatz unter 240.000 zł) als auch für objektiv Befreite (z. B. medizinische, bildungsbezogene Dienstleistungen). Einzige Ausnahme: Kleinstunternehmen mit B2B-Rechnungen unter 10.000 zł brutto monatlich — sie erhalten eine Aufschiebung bis zum 1. Januar 2027.

Was, wenn mein Umsatz unter 240.000 zł liegt, aber die B2B-Rechnungen 10.000 zł/Monat übersteigen?

Sie müssen KSeF ab dem 1. April 2026 einführen. Die Grenze von 240.000 zł betrifft die VAT-Befreiung (Sie müssen keine Steuer ausweisen), die Grenze von 10.000 zł betrifft die KSeF-Aufschiebung. Es sind zwei unabhängige Schwellenwerte. Sie können VAT-befreit und gleichzeitig zur KSeF-Nutzung verpflichtet sein.

Müssen Kassenbelege an KSeF übermittelt werden?

Nein. Kassenbelege (paragony) sind keine Rechnungen und unterliegen nicht der KSeF-Pflicht. Die Pflicht entsteht erst, wenn ein Verbraucher die Ausstellung einer Rechnung zum Beleg verlangt — dann muss die Rechnung innerhalb der gesetzlichen Frist an KSeF übermittelt werden.

Was passiert, wenn ich in einem Monat die 10.000-zł-Grenze bei B2B-Rechnungen überschreite?

Sie verlieren das Recht auf Aufschiebung. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie alle B2B-Rechnungen über KSeF ausstellen. Die Vorschriften sehen keine „zweite Chance" vor — eine einmalige Überschreitung in einem Monat bedeutet die dauerhafte Einbeziehung in das System.

Kann ich KSeF freiwillig vor dem Pflichttermin nutzen?

Ja. KSeF steht seit 2022 zur freiwilligen Nutzung bereit. Sie können bereits jetzt E-Rechnungen im System ausstellen, ohne auf den Pflichttermin zu warten. Das ist eine gute Lösung, wenn Sie das System in Ruhe testen und Stress vor der Deadline vermeiden möchten.

Zusammenfassung

KSeF für VAT-Befreite ist keine Frage des „Ob", sondern des „Ab wann". Die Pflicht umfasst alle subjektiv und objektiv befreiten Steuerpflichtigen, die B2B-Rechnungen ausstellen — ab dem 1. April 2026. Die einzige Aufschiebung (bis 1. Januar 2027) steht Kleinstunternehmen mit B2B-Rechnungen unter 10.000 zł brutto monatlich zu. Der neue VAT-Befreiungsschwellenwert beträgt 240.000 zł jährlich, befreit aber nicht von KSeF. Verkaufen Sie ausschließlich an Verbraucher und verlangt niemand eine Rechnung — betrifft KSeF Sie praktisch nicht. In allen anderen Fällen: Bereiten Sie sich jetzt vor.

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