KSeF для освобождённых от VAT в 2026 — нужно ли внедрять?

Да — если вы освобождены от VAT и выставляете счета другим фирмам (B2B), вы обязаны внедрить KSeF. Обязанность действует с 1 апреля 2026 года. Единственное исключение — ситуация, когда суммарная стоимость ваших B2B-счетов за календарный месяц не превышает 10 000 zł брутто: тогда вы получаете отсрочку до 1 января 2027. Если вы продаёте исключительно физическим лицам (B2C) и никто не требует счёт-фактуру, KSeF вас не касается. Ниже — полный разбор норм, график внедрения и практические рекомендации для микробизнеса, освобождённого от VAT.

Что такое освобождение от VAT и кого оно затрагивает в 2026 году?

В польской налоговой системе существуют два вида освобождения от VAT, которые важно чётко различать:

• Субъектное освобождение (art. 113 ust. 1 Ustawy o VAT) — распространяется на налогоплательщиков, чей годовой оборот не превысил установленного лимита. С 1 января 2026 года лимит вырос с 200 000 zł до 240 000 zł.
• Предметное освобождение (art. 43 Ustawy o VAT) — касается определённых видов деятельности (медицинские, образовательные, финансовые услуги) независимо от размера оборота.

В обоих случаях предприниматель не начисляет VAT на счетах, не подаёт декларацию VAT-7 и не вычитает входящий налог. Однако — и это ключевой момент — обязанность использовать KSeF распространяется на обе группы. Освобождение от VAT не означает освобождение от электронного выставления счетов.

Новый лимит 240 000 zł (art. 113 ust. 1 Ustawy o VAT) означает, что больше предпринимателей могут воспользоваться субъектным освобождением. Если ваш годовой оборот ниже этой суммы, регистрироваться как активный плательщик VAT не нужно. Но B2B-счета — даже со ставкой «zw» (zwolniony, то есть освобождённый) — обязаны проходить через KSeF. Подробнее о регистрации и обязанностях по VAT читайте в нашем полном гайде по VAT 2026.

График внедрения KSeF в 2026 году — кто и с какой даты?

Обязательный KSeF внедряется поэтапно. Ниже — полная таблица:

Как видно, освобождённые от VAT входят в систему одновременно с остальными активными плательщиками — с 1 апреля 2026 года. Ранее (с 1 февраля 2026) обязанность касалась исключительно крупнейших субъектов с оборотом свыше 200 млн zł за 2024 год.

Детали обязательного электронного выставления счетов — в статье Обязательные e-фактуры — с какой даты в 2026?

KSeF и B2B-сделки — что именно нужно делать?

Если вы ведёте деятельность, освобождённую от VAT, и выставляете счета другим предпринимателям (B2B), то с 1 апреля 2026 года каждый такой счёт обязан попасть в KSeF. Это касается:

• Счетов со ставкой «zw» (освобождённый)
• Счетов за услуги, освобождённые предметно (обучение, медицинские услуги для фирм)
• Счетов для иностранных контрагентов с польским NIP (идентификационный налоговый номер)
• Корректирующих счетов к вышеперечисленным документам

Счёт-фактура должна быть выставлена в структурном формате XML, соответствующем схеме FA(2), и отправлена в KSeF через API или приложение Ministerstwa Finansów (Министерства финансов). Отправка PDF по e-mail не считается — документ обязан пройти через Krajowy System e-Faktur. Пошаговая инструкция — в статье Как выставить счёт в KSeF.

KSeF и продажи физлицам (B2C) — когда обязанность есть, а когда нет?

При продажах физическим лицам, не ведущим деятельность (B2C), ситуация отличается от B2B. Правила таковы:

• Покупатель НЕ требует счёт — обязанности отправлять документ в KSeF нет. Продажу учитываете как и раньше (кассовый аппарат, учёт безрасчётной продажи).
• Покупатель ТРЕБУЕТ счёт в срок до 3 месяцев с момента продажи — вы обязаны выставить счёт и отправить его в KSeF, даже будучи освобождённым от VAT.

На практике для многих микрофирм, освобождённых от VAT (репетиторы, терапевты, ремесленники, обслуживающие исключительно частных клиентов), это значит, что KSeF будет применяться минимально — при условии, что клиенты не просят счета. Но готовиться к такой ситуации стоит заранее.

Отсрочка для микрофирм — лимит 10 000 zł брутто в месяц

Законодатель предусмотрел облегчение для самых маленьких субъектов. Если суммарная стоимость ваших B2B-счетов за календарный месяц не превышает 10 000 zł брутто, обязанность KSeF откладывается до 1 января 2027 года.

Это означает, что в период с 1 апреля 2026 по 31 декабря 2026 вы можете продолжать выставлять счета традиционным способом (на бумаге или в PDF), при условии что:

• Суммарная стоимость B2B-счетов в месяце — не более 10 000 zł брутто
• Вы отслеживаете этот лимит в реальном времени — превышение влечёт немедленную обязанность
• Продажи B2C не учитываются при расчёте лимита

Субъектное освобождение и лимит 240 000 zł — как они соотносятся с KSeF?

Многие предприниматели путают два отдельных лимита, действующих одновременно:

Оба лимита работают независимо. Вы можете быть освобождены от VAT (оборот ниже 240 000 zł в год) и одновременно подлежать обязанности KSeF — если ваши ежемесячные B2B-счета превышают 10 000 zł. Пример: репетитор с JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — ИП) и доходом 180 000 zł/год, но обслуживающий несколько языковых школ на счета по 12 000 zł/месяц — освобождён от VAT, но обязан использовать KSeF с 1 апреля 2026.

Практические сценарии — кто обязан, а кто может подождать?

Разберём типичные ситуации предпринимателей, освобождённых от VAT:

Сценарий 1: JDG — репетиторство, только B2C

Преподавательница даёт частные уроки ученикам (физлицам). Никто не просит счёт. Результат: обязанности KSeF нет. Если родитель потребует счёт в течение 3 месяцев — только этот счёт должен попасть в KSeF.

Сценарий 2: JDG — IT-услуги, B2B, счета на 8 000 zł/месяц

Программист, освобождённый от VAT, выставляет один счёт в месяц на 8 000 zł одной фирме. Результат: отсрочка до 1 января 2027 (ниже 10 000 zł/месяц). С 1 января 2027 — обязанность KSeF.

Сценарий 3: JDG — переводы, B2B, счета на 15 000 zł/месяц

Переводчик сотрудничает с тремя бюро переводов, выставляет суммарно счета на 15 000 zł/месяц. Результат: обязанность KSeF с 1 апреля 2026 (выше 10 000 zł/месяц). Отсрочки нет.

Сценарий 4: Врач — медицинские услуги, B2B + B2C

Врач с предметным освобождением от VAT принимает частных пациентов (B2C) и выставляет счета партнёрской клинике (B2B) на 6 000 zł/месяц. Результат: отсрочка до 1 января 2027 (B2B ниже 10 000 zł). Счета пациентам — только если пациент потребует.

Как подготовиться к KSeF, будучи освобождённым от VAT?

Независимо от того, касается ли вас обязанность с апреля 2026 или с января 2027, начинать подготовку стоит уже сейчас. Вот список ключевых шагов:

• Шаг 1: Создайте аккаунт на платформе KSeF (podatki.gov.pl) — понадобится Profil Zaufany (доверенный профиль) или электронное удостоверение личности (e-dowód).
• Шаг 2: Выберите программу для выставления счетов с интеграцией KSeF. Для микрофирм доступны бесплатные решения (например, Aplikacja Podatnika KSeF на gov.pl).
• Шаг 3: Адаптируйте шаблон счёта — счёт освобождённого от VAT в KSeF должен содержать правовое основание освобождения (например, «art. 113 ust. 1» или «art. 43 ust. 1 pkt 19»).
• Шаг 4: Протестируйте выставление счёта в тестовом режиме KSeF (демо-среда).
• Шаг 5: Установите процедуру мониторинга лимита 10 000 zł (если пользуетесь отсрочкой).

Что грозит за невнедрение KSeF?

С момента, когда обязанность вступает в силу, последствия невыставления счетов через KSeF могут быть существенными:

• Денежный штраф — до 100% суммы налога, указанного на счёте (для освобождённых: до 18,7% от брутто-стоимости счёта)
• Отказ в вычете VAT контрагентом — ваш получатель не сможет вычесть VAT со счёта, выставленного вне системы (актуально, когда контрагент — активный плательщик VAT)
• Санкции по Kodeks karny skarbowy (Уголовный финансовый кодекс) — в крайних случаях штраф по нормам финансового уголовного права

В первые месяцы (апрель–июнь 2026) Ministerstwo Finansów анонсировало мягкий подход к незначительным нарушениям, но рассчитывать на это не стоит — лучше внедрить KSeF вовремя.

Самые частые ошибки

• Ошибка 1: «Я освобождён от VAT, значит KSeF меня не касается» — самый распространённый и опасный миф. Освобождение от VAT НЕ освобождает от обязанности KSeF при B2B-сделках.
• Ошибка 2: Путаница лимита 240 000 zł с лимитом 10 000 zł — первый определяет освобождение от VAT (годовой оборот), второй — отсрочку KSeF (месячная сумма B2B-счетов). Это два отдельных порога.
• Ошибка 3: Включение B2C-продаж в расчёт лимита 10 000 zł — в лимит отсрочки KSeF входят ТОЛЬКО B2B-счета. Чеки и продажи физлицам не учитываются.
• Ошибка 4: Выставление счёта в PDF и отправка по e-mail после 1 апреля 2026 — B2B-счёт обязан пройти через KSeF в формате XML. PDF, отправленный по почте, не удовлетворяет требованиям, даже если содержит корректные данные.
• Ошибка 5: Отсутствие правовой основы освобождения на счёте — счёт освобождённого от VAT в KSeF должен содержать указание на статью закона, на основании которой применяется освобождение (например, «art. 113 ust. 1 Ustawy o VAT»).
• Ошибка 6: Игнорирование требования счёта от физлица — если клиент B2C потребует счёт в течение 3 месяцев с момента продажи, вы обязаны его выставить и отправить в KSeF. Отказ является нарушением закона.

FAQ

Обязан ли освобождённый от VAT выставлять счета в KSeF с 1 апреля 2026?

Да, если он выставляет B2B-счета. Обязанность касается как освобождённых субъектно (оборот ниже 240 000 zł в год), так и предметно (медицинские, образовательные услуги). Единственное исключение — микрофирмы с B2B-счетами ниже 10 000 zł брутто в месяц: для них действует отсрочка до 1 января 2027.

Что если мой оборот ниже 240 000 zł, но B2B-счета превышают 10 000 zł/месяц?

Вы обязаны внедрить KSeF с 1 апреля 2026. Лимит 240 000 zł определяет освобождение от VAT (не нужно начислять налог), а лимит 10 000 zł определяет отсрочку KSeF. Это два независимых порога. Можно быть освобождённым от VAT и одновременно обязанным использовать KSeF.

Должны ли чеки из кассового аппарата попадать в KSeF?

Нет. Чеки (paragony) не являются счетами-фактурами и не подлежат обязанности KSeF. Обязанность возникает только тогда, когда покупатель требует выставить счёт к чеку — тогда этот счёт должен быть отправлен в KSeF в установленный срок.

Что произойдёт, если в одном месяце я превышу 10 000 zł B2B-счетов?

Вы теряете право на отсрочку. С этого момента все B2B-счета обязаны проходить через KSeF. Нормы не предусматривают «второй шанс» — превышение лимита в одном месяце означает постоянное включение в систему.

Можно ли добровольно использовать KSeF до обязательного срока?

Да. KSeF доступен на добровольной основе с 2022 года. Вы можете начать выставлять электронные счета в системе уже сейчас, не дожидаясь обязательной даты. Это хорошее решение, если хотите протестировать систему и избежать стресса при дедлайне.

Итог

KSeF для освобождённых от VAT — это не вопрос «нужно ли», а вопрос «с какой даты». Обязанность охватывает всех налогоплательщиков с субъектным и предметным освобождением, выставляющих B2B-счета, — с 1 апреля 2026 года. Единственная отсрочка (до 1 января 2027) действует для микрофирм с B2B-счетами не более 10 000 zł брутто в месяц. Новый лимит освобождения от VAT составляет 240 000 zł в год, но от KSeF он не освобождает. Если вы продаёте исключительно физлицам и никто не требует счёт — KSeF вас практически не касается. Во всех остальных случаях — готовьтесь уже сейчас.

Нужна помощь с внедрением KSeF? Свяжитесь с нами — поможем пройти весь процесс безопасно и в срок.