KSeF для звільнених від VAT у 2026 — чи потрібно впроваджувати?

Так — якщо ви звільнені від VAT і виставляєте рахунки-фактури для інших фірм (B2B), вам потрібно впровадити KSeF. Обов'язок діє з 1 квітня 2026 року. Єдиний виняток — якщо загальна вартість ваших рахунків-фактур B2B за місяць не перевищує 10 000 zł брутто — тоді маєте відстрочку до 1 січня 2027. Якщо продаєте виключно споживачам (B2C) і ніхто не вимагає рахунку-фактури, KSeF вас не стосується. Нижче — повний аналіз правил, графік впровадження та практичні поради для мікропідприємств, звільнених від VAT.

Що таке звільнення від VAT і кого це стосується у 2026 році?

У польській податковій системі існують два види звільнення від VAT, які треба чітко розрізняти:

• Суб'єктне звільнення (art. 113 ust. 1 Ustawy o VAT) — надається підприємцям, чий річний обсяг продажу не перевищив визначеного ліміту. З 1 січня 2026 року ліміт зріс із 200 000 zł до 240 000 zł.
• Предметне звільнення (art. 43 Ustawy o VAT) — стосується певних видів діяльності (наприклад, медичні послуги, освітні, фінансові) незалежно від обороту.

В обох випадках підприємець не нараховує VAT на рахунках-фактурах, не подає декларацію VAT-7 і не відраховує вхідний податок. Проте — що критично важливо — обов'язок користуватися KSeF стосується обох груп. Звільнення від VAT не означає звільнення від е-фактурування.

Новий ліміт 240 000 zł (art. 113 ust. 1 Ustawy o VAT) означає, що більше підприємців можуть скористатися суб'єктним звільненням. Якщо ваш річний оборот нижчий за цю суму, не потрібно реєструватися як активний платник VAT. Але рахунки-фактури B2B — навіть зі ставкою «zw» (звільнений) — необхідно надсилати до KSeF. Більше про реєстрацію та обов'язки щодо VAT читайте в нашому повному гіді по VAT 2026.

Графік впровадження KSeF у 2026 році — хто і з якої дати?

Впровадження обов'язкового KSeF відбувається поетапно. Для українських підприємців у Польщі це особливо важливо — навіть якщо ви тільки нещодавно відкрили JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна господарська діяльність), терміни стосуються вас нарівні з усіма. Ось повний графік:

Як бачите, звільнені від VAT входять до системи разом з іншими активними платниками VAT — з 1 квітня 2026 року. Раніше (з 1 лютого 2026) обов'язок поширювався виключно на найбільші суб'єкти з оборотом понад 200 млн zł у 2024 році.

Деталі щодо самого обов'язку е-фактурування знайдете в статті Обов'язок е-фактур — з якої дати у 2026?

KSeF та операції B2B — що конкретно потрібно робити?

Якщо ви ведете діяльність, звільнену від VAT, і виставляєте рахунки-фактури для інших підприємців (операції B2B), з 1 квітня 2026 року кожен такий рахунок-фактура має потрапити до KSeF. Це стосується:

• Рахунків-фактур зі ставкою «zw» (звільнений)
• Рахунків-фактур за послуги, звільнені предметно (наприклад, навчання, медичні послуги для фірм)
• Рахунків-фактур, виставлених для іноземних контрагентів із польським NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej — податковий номер)
• Коригувальних рахунків-фактур до вищезазначених документів

Рахунок-фактура має бути виставлений у структурному форматі XML, сумісному зі схемою FA(2), та надісланий до KSeF через API або додаток Ministerstwa Finansów (Міністерства фінансів). Надіслати PDF електронною поштою недостатньо — документ повинен пройти через KSeF. Практичний покроковий посібник знайдете у статті Як виставити рахунок-фактуру в KSeF.

KSeF та продаж споживачам (B2C) — коли є обов'язок, а коли ні?

Ситуація з продажем фізичним особам, які не ведуть господарської діяльності (B2C), відрізняється від B2B. Правила такі:

• Споживач НЕ вимагає рахунку-фактури — немає обов'язку надсилати документ до KSeF. Продаж обліковуєте як і раніше (наприклад, касовий апарат, облік безрахункового продажу).
• Споживач ВИМАГАЄ рахунок-фактуру протягом 3 місяців від дня продажу — ви зобов'язані виставити рахунок-фактуру та надіслати до KSeF, навіть якщо звільнені від VAT.

На практиці для багатьох мікропідприємств, звільнених від VAT (наприклад, репетитори, терапевти, ремісники, що обслуговують виключно приватних клієнтів), це означає мінімальний вплив KSeF — доки клієнти не просять рахунки-фактури. Однак варто бути готовими до такої можливості.

Відстрочка для мікропідприємств — ліміт 10 000 zł брутто на місяць

Законодавець передбачив полегшення для найменших суб'єктів. Якщо загальна вартість ваших рахунків-фактур B2B за календарний місяць не перевищує 10 000 zł брутто, обов'язок KSeF відкладається до 1 січня 2027 року.

Це означає, що між 1 квітня 2026 та 31 грудня 2026 можна продовжувати виставляти рахунки-фактури традиційним способом (паперово або як PDF), за умови що:

• Загальна вартість рахунків-фактур B2B за місяць — максимум 10 000 zł брутто
• Ви відстежуєте цей ліміт постійно — перевищення негайно активує обов'язок
• Продаж B2C не враховується при розрахунку цього ліміту

Суб'єктне звільнення та ліміт 240 000 zł — як вони поєднуються з KSeF?

Багато підприємців плутають два окремі ліміти, що діють одночасно. Для тих, хто нещодавно переїхав до Польщі та відкрив бізнес, це особливо заплутано — тому розкладемо все по поличках:

Обидва ліміти діють незалежно. Ви можете бути звільнені від VAT (оборот нижче 240 000 zł на рік) і водночас підпадати під обов'язок KSeF — якщо ваші місячні рахунки-фактури B2B перевищують 10 000 zł. Приклад: репетиторка з JDG із доходом 180 000 zł/рік, але яка обслуговує кілька мовних шкіл на рахунках-фактурах по 12 000 zł/місяць — звільнена від VAT, але зобов'язана використовувати KSeF з 1 квітня 2026.

Практичні сценарії — хто повинен, а хто може зачекати?

Розглянемо типові ситуації підприємців, звільнених від VAT:

Сценарій 1: JDG — репетиторство, виключно B2C

Вчителька проводить репетиції для учнів (фізичних осіб). Ніхто не просить рахунок-фактуру. Результат: обов'язку KSeF немає. Якщо батьки вимагатимуть рахунок-фактуру протягом 3 місяців — лише цей рахунок повинен потрапити до KSeF.

Сценарій 2: JDG — ІТ-послуги, B2B, рахунки-фактури 8 000 zł/місяць

Програміст, звільнений від VAT, виставляє один рахунок-фактуру на місяць на 8 000 zł для однієї фірми. Результат: відстрочка до 1 січня 2027 (нижче 10 000 zł/місяць). З 1 січня 2027 — обов'язок KSeF.

Сценарій 3: JDG — переклади, B2B, рахунки-фактури 15 000 zł/місяць

Перекладач співпрацює з трьома бюро перекладів, виставляє загалом рахунки-фактури на 15 000 zł/місяць. Результат: обов'язок KSeF з 1 квітня 2026 (понад 10 000 zł/місяць). Відстрочки немає.

Сценарій 4: Лікар — медичні послуги, B2B + B2C

Лікар зі предметним звільненням від VAT приймає пацієнтів індивідуально (B2C) та виставляє рахунки-фактури для партнерської клініки (B2B) на 6 000 zł/місяць. Результат: відстрочка до 1 січня 2027 (B2B нижче 10 000 zł). Рахунки-фактури для пацієнтів — лише коли пацієнт вимагає.

Як підготуватися до KSeF, якщо ви звільнені від VAT?

Незалежно від того, чи обов'язок стосується вас з квітня 2026 чи з січня 2027, варто розпочати підготовку якнайшвидше. Ось перелік ключових кроків:

• Крок 1: Створіть обліковий запис на платформі KSeF (podatki.gov.pl) — вам потрібен Profil Zaufany (довірений профіль) або e-dowód (електронне посвідчення).
• Крок 2: Оберіть програму для виставлення рахунків-фактур з інтеграцією KSeF. Для мікропідприємств є безкоштовні рішення (наприклад, Aplikacja Podatnika KSeF на gov.pl).
• Крок 3: Налаштуйте шаблон рахунку-фактури — фактура звільненого від VAT у KSeF повинна містити правову підставу звільнення (наприклад, «art. 113 ust. 1» або «art. 43 ust. 1 pkt 19»).
• Крок 4: Протестуйте виставлення рахунку-фактури у тестовому режимі KSeF (демо-середовище).
• Крок 5: Встановіть процедуру моніторингу ліміту 10 000 zł (якщо користуєтеся відстрочкою).

Що загрожує за невпровадження KSeF?

Від моменту, коли обов'язок вас охопить, наслідки невиставлення рахунків-фактур через KSeF можуть бути серйозними:

• Грошовий штраф — до 100% суми податку, зазначеного на рахунку-фактурі (для звільнених від VAT: до 18,7% вартості брутто рахунку-фактури)
• Відмова у відрахуванні VAT контрагентом — ваш отримувач не зможе відрахувати VAT з рахунку-фактури, виставленого поза системою (стосується ситуацій, коли контрагент є активним платником VAT)
• Кримінально-фіскальні санкції — у крайніх випадках штраф за Kodeks karny skarbowy (Кримінально-фіскальний кодекс)

У перші місяці (квітень–червень 2026) Ministerstwo Finansów оголосило про м'якший підхід до незначних порушень, але розраховувати на це не варто — краще впровадити KSeF вчасно.

Найпоширеніші помилки

• Помилка 1: «Я звільнений від VAT, тому KSeF мене не стосується» — це найчастіший і найнебезпечніший міф. Звільнення від VAT НЕ звільняє від обов'язку KSeF при операціях B2B.
• Помилка 2: Плутання ліміту 240 000 zł з лімітом 10 000 zł — перший стосується звільнення від VAT (річний оборот), другий — відстрочки KSeF (місячна вартість рахунків-фактур B2B). Це два окремі пороги.
• Помилка 3: Зарахування продажу B2C до ліміту 10 000 zł — до ліміту відстрочки KSeF зараховуються ЛИШЕ рахунки-фактури B2B. Касові чеки та продаж споживачам не враховуються.
• Помилка 4: Виставлення рахунку-фактури у PDF та надсилання поштою після 1 квітня 2026 — рахунок-фактура B2B повинен пройти через KSeF у форматі XML. PDF, надісланий електронною поштою, не відповідає вимогам, навіть якщо містить правильні дані.
• Помилка 5: Відсутність правової підстави звільнення на рахунку-фактурі — рахунок-фактура звільненого від VAT у KSeF повинен містити посилання на норму, на підставі якої застосовується звільнення (наприклад, «art. 113 ust. 1 Ustawy o VAT»).
• Помилка 6: Ігнорування вимоги рахунку-фактури від споживача — якщо клієнт B2C вимагає рахунок-фактуру протягом 3 місяців від продажу, ви зобов'язані його виставити та надіслати до KSeF. Відмова є порушенням закону.

Часті запитання (FAQ)

Чи повинен звільнений від VAT виставляти рахунки-фактури в KSeF з 1 квітня 2026?

Так, якщо виставляє рахунки-фактури B2B. Обов'язок стосується як звільнених суб'єктно (нижче 240 000 zł обороту на рік), так і предметно (наприклад, медичні, освітні послуги). Єдиний виняток — мікропідприємства з рахунками-фактурами B2B нижче 10 000 zł брутто на місяць — вони мають відстрочку до 1 січня 2027.

Що якщо мій оборот нижче 240 000 zł, але рахунки-фактури B2B перевищують 10 000 zł/місяць?

Потрібно впровадити KSeF з 1 квітня 2026. Ліміт 240 000 zł стосується звільнення від VAT (не потрібно нараховувати податок), а ліміт 10 000 zł — відстрочки KSeF. Це два незалежні пороги. Можна бути звільненим від VAT і водночас зобов'язаним до KSeF.

Чи повинні касові чеки потрапляти до KSeF?

Ні. Касові чеки (paragony) не є рахунками-фактурами і не підпадають під обов'язок KSeF. Обов'язок виникає лише тоді, коли споживач вимагає виставлення рахунку-фактури до чека — тоді рахунок-фактура повинен бути надісланий до KSeF у встановлений законом термін.

Що станеться, якщо за один місяць я перевищу 10 000 zł рахунків-фактур B2B?

Ви втрачаєте право на відстрочку. З цього моменту зобов'язані виставляти всі рахунки-фактури B2B через KSeF. Законодавство не передбачає «другого шансу» — перевищення ліміту за один місяць означає постійне включення до системи.

Чи можна добровільно користуватися KSeF до обов'язкового терміну?

Так. KSeF доступний на добровільній основі з 2022 року. Можна починати виставляти е-фактури в системі вже зараз, не чекаючи обов'язкового терміну. Це гарне рішення, якщо хочете протестувати систему та уникнути стресу перед дедлайном.

Підсумок

KSeF для звільнених від VAT — це не питання «чи», а «з якої дати». Обов'язок охоплює всіх підприємців, звільнених суб'єктно та предметно, що виставляють рахунки-фактури B2B — з 1 квітня 2026 року. Єдина відстрочка (до 1 січня 2027) належить мікропідприємствам з рахунками-фактурами B2B, що не перевищують 10 000 zł брутто на місяць. Новий ліміт звільнення від VAT становить 240 000 zł на рік, але не звільняє від KSeF. Якщо продаєте виключно споживачам і ніхто не вимагає рахунку-фактури — KSeF вас практично не стосується. В усіх інших випадках — готуйтеся вже зараз.

Потрібна допомога із впровадженням KSeF? Зв'яжіться з нами — допоможемо пройти весь процес безпечно та вчасно.