Świadectwo pracy 2026 — Inhalt und Vorlage in Polen

Wann ist Świadectwo pracy erforderlich?

Pflicht bei Beendigung des Arbeitsvertrags (UoP — umowa o pracę):

• Kündigung durch Arbeitnehmer
• Kündigung durch Arbeitgeber
• Vertragsablauf (befristet)
• Einvernehmliche Beendigung
• Tod des Arbeitnehmers (Übergabe an Erben)

Nicht erforderlich: bei Werkverträgen (umowa zlecenie / o dzieło) oder B2B.

Frist zur Ausstellung

7 Tage ab Tag der Vertragsbeendigung. Übergabe persönlich oder per Einschreiben.

Pflichtinhalt

Daten des Arbeitnehmers

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• PESEL
• Adresse

Daten des Arbeitgebers

• Firmenname
• NIP, REGON
• Adresse

Beschäftigungsdaten

• Beschäftigungszeitraum (Beginn und Ende)
• Vertragstyp (befristet/unbefristet)
• Beschäftigungsumfang (Vollzeit, Teilzeit)
• Beruf / Position
• Beendigungsart (Kündigung, einvernehmlich, Vertragsende)
• Bei Kündigung: Rechtsgrundlage (Art. Kodeks pracy)

Urlaub und sonstige Abwesenheiten

• Anzahl der Urlaubstage im Jahr der Beendigung (genutzt/offen)
• Krankheitstage
• Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub
• Erziehungsurlaub (urlop wychowawczy)
• Bezahlte Freistellungstage

ZUS und Steuern

• Beitragspflichtige Beschäftigungszeiten (für Rentenberechnung)
• Beendigungsbedingte Vergünstigungen oder Abfindungen

Sonstiges

• Vom Lohn einbehaltene Beträge (Vollstreckung, Unterhalt)
• Andere relevante Hinweise (auf Antrag des Arbeitnehmers)

Was darf NICHT enthalten sein?

• Bewertung der Arbeitsleistung („gute Arbeitskraft" usw.)
• Persönliche Beurteilungen
• Begründung der Kündigung (außer auf ausdrücklichen Antrag)
• Daten Dritter (z. B. Kollegen)

Świadectwo pracy ist ein neutrales Dokument. Anders als deutsches Arbeitszeugnis enthält es keine qualitative Bewertung.

Korrektur (sprostowanie świadectwa)

Mitarbeiter kann innerhalb von 14 Tagen ab Erhalt eine Korrektur beantragen. Verfahren:

1. Schriftlicher Antrag an Arbeitgeber mit Korrekturbegehren
2. Arbeitgeber prüft und entscheidet innerhalb 7 Tagen
3. Bei Ablehnung: Klage beim Arbeitsgericht (sąd pracy) innerhalb 14 Tagen

Vorlage

Offizielle Vorlage in Anhang zur Verordnung des Ministers für Familie und Sozialpolitik (in Kraft seit 2017, aktualisiert 2023). Standardisiertes Format. Alle Buchhaltungssoftware-Programme (Comarch, iSeria, Symfonia) generieren Świadectwo pracy automatisch aus Personal-Daten.

Übergabe

• Persönlich gegen Empfangsbestätigung
• Per Einschreiben (mit Rückschein)
• Elektronisch via e-Doręczenia (ab 2025 zulässig)
• Bei Tod: an Erben mit Erbschein

Strafen bei Versäumnissen

• Verspätete Ausstellung (über 7 Tage): Bußgeld bis 30.000 PLN durch PIP
• Falsches Świadectwo: Schadenersatzpflicht gegenüber Arbeitnehmer
• Verweigerung der Korrektur: Klage des Arbeitnehmers, ggf. Strafverfolgung
• Bei Konflikten: Inspektion durch PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) möglich

FAQ

Was, wenn der Arbeitnehmer das Świadectwo nicht abholt?

Per Einschreiben senden. Bei Rückgabe: Akte 50 Jahre lang aufbewahren (Personalakten-Frist).

Brauche ich Świadectwo bei Werkverträgen?

Nein. Bei umowa zlecenie reicht eine Bescheinigung über erbrachte Leistungen — formlos.

Kann ich Świadectwo digital ausstellen?

Ja, über e-Doręczenia mit qualifizierter Signatur des Arbeitgebers — gleichwertig zur Papierform.

Was bei Geschäftsschließung?

Pflicht bleibt. Vor CEIDG/KRS-Streichung müssen alle Świadectwa ausgestellt werden.

Wie lange muss der Arbeitgeber das Świadectwo aufbewahren?

Personal-Akten 10 Jahre (für UoP nach 2019), 50 Jahre (für UoP vor 2019). Świadectwo gehört zur Personal-Akte.