Свідоцтво про роботу — обов'язковий документ роботодавця

Свідоцтво про роботу — це офіційний документ, який роботодавець видає працівникові при припиненні трудового договору. Документ містить ключову інформацію про перебіг роботи, посаду та умови праці. Це не лише формальний обов'язок, але й документ, що має правову вагу для подальшого працевлаштування.

У 2026 році вимоги до свідоцтва про роботу залишаються незмінними — роботодавець мусить дотримуватися точних положень трудового законодавства. Невиконання цього обов'язку грозить серйозними штрафами.

Що мусить містити свідоцтво про роботу — обов'язкові елементи

Згідно з трудовим законодавством, свідоцтво про роботу мусить містити такі обов'язкові інформацію:

Ідентифікаційні дані

• Ім'я та прізвище працівника, його номер PESEL або, для іноземця, номер документа особистості
• Назва та адреса роботодавця (місцеперебування або адреса проживання)
• REGON роботодавця (якщо доступна)
• Дата видачі свідоцтва про роботу

Інформація про працевлаштування

Елемент свідоцтва	Опис
Період роботи	Дата початку роботи та дата припинення трудового договору (день, місяць, рік)
Посада/функція	Точне визначення посади, яку займав працівник
Вид і розмір роботи	Опис виконаних завдань та обов'язків
Розмір часу роботи	Кількість годин на тиждень (напр., 40 годин, змінна робота)
Спосіб припинення договору	Як закінчився трудовий договір (повідомлення, закінчення часового договору, угода, звільнення)

Інформація, необхідна для соціального страхування

Свідоцтво про роботу мусить містити всю інформацію, необхідну для правильного визначення прав працівника у Закладі соціального страхування та у Національному фонді здоров'я. На практиці це включає:

• Класифікація виду роботи (робота з підвищеним ризиком, якщо це стосується)
• Інформація про отримувану зарплату (якщо працівник про це попросить)
• Періоди відсутності (напр., відпустки, лікарняні)

Додаткова інформація за запитом працівника

Роботодавець не зобов'язаний включати всю наступну інформацію за власною ініціативою, але працівник може її запросити:

Заробіток та складники винагороди

За запитом працівника роботодавець мусить внести до свідоцтва про роботу:

• Розмір основної заробітної плати
• Кожний складник винагороди (надбавки, премії, комісії)
• Чистий та брутто розмір (якщо працівник попросить)
• Середню заробітну плату за останні місяці роботи

Набуті професійні кваліфікації

Працівник може також запросити, щоб у свідоцтві про роботу були вказані:

• Навчання, пройдене під час роботи
• Набуті професійні сертифікати
• Підвищена кваліфікація, набута під час роботи
• Професійний досвід, здобутий у роботодавця

Причина припинення договору

Працівник може запросити, щоб причина припинення трудового договору була зазначена у описовій формі. Роботодавець мусить навести об'єктивні причини (напр., скорочення персоналу, закінчення часового договору, зміна умов роботи).

Як правильно заповнити свідоцтво про роботу — практичні поради

Форма документу

Трудове законодавство не встановлює конкретної обов'язкової форми свідоцтва про роботу. Роботодавець може використовувати:

• Рекомендовану форму від органів влади (напр., від Міністерства праці, офіційні бланки)
• Власний формуляр роботодавця, якщо містить всі законодавчо встановлені елементи
• Шаблони з програм управління персоналом (напр., iSeria, Enova, Sage)

Важливо: Незалежно від форми, документ мусить бути написаний великим, розбірливим шрифтом та мати оригінальний підпис роботодавця або уповноваженої особи.

Крок за кроком — заповнення свідоцтва про роботу

1. Дані працівника

Впишіть повне ім'я та прізвище працівника точно, як у документах. Додайте номер PESEL (для польських громадян) або номер паспорту/посвідчення (для іноземців).

2. Дані роботодавця

Впишіть офіційну назву компанії, адресу місцеперебування та REGON. Для самозайнятих — ім'я, прізвище та адреса проживання.

3. Період роботи

Вкажіть точні дати: від коли і до коли працівник був працевлаштований. Формат: день.місяць.рік (напр., 01.01.2020 – 31.03.2026).

4. Посада та розмір роботи

Опишіть посаду, яку займав працівник (напр., "Керівник IT-відділу", "Спеціаліст з HR"), та основні обов'язки (не потрібно перелічувати кожен деталь, але мусить бути ясно, що робив працівник).

5. Розмір часу роботи

Впишіть кількість годин роботи на тиждень (40 год., 30 год., 20 год.) або інформацію про змінну роботу. Якщо розмір змінювався — опишіть період, в якому діяв кожен розмір.

6. Спосіб припинення договору

Впишіть, яким чином закінчився трудовий договір: "припинення за повідомленням працівника", "припинення за повідомленням роботодавця", "закінчення часового договору", "угода сторін", "дисциплінарне звільнення".

7. Підпис та дата

Документ мусить бути підписаний роботодавцем або уповноваженою особою (напр., керівником HR). Підпис мусить бути розбірливим та зробленим оригіналом (не фотокопія).

Терміни видачі свідоцтва про роботу

Роботодавець зобов'язаний видати свідоцтво про роботу в суворо визначені терміни:

Стандартний термін

Свідоцтво про роботу видається працівникові в день припинення трудового договору. Це означає, що коли працівник закінчує роботу в останній день, він мусить отримати документ на руки.

Резервний термін

Якщо це неможливо з технічних або організаційних причин, роботодавець має 7 днів від дня припинення договору для надіслання документу. Це може бути:

• Особиста передача у офісі роботодавця
• Надіслання поштою (рекомендований лист)
• Надіслання електронно (все частіше вирішення, хоча документ мусить бути оригінальним)

Обов'язки роботодавця — що грозить за невиконання

Штрафи за невидачу свідоцтва про роботу

Невиконання обов'язку видачі свідоцтва про роботу грозить роботодавцю:

Вид порушення	Штраф
Невидача свідоцтва в термін	Штраф від 1000 PLN до 30 000 PLN
Видача свідоцтва з браком даних	Штраф від 1000 PLN до 30 000 PLN
Свідома вписувань помилкової інформації	Штраф, тюремний термін або обидві кари разом

Наслідки для працівника

Відсутність свідоцтва про роботу може поставити працівника у складну ситуацію:

• Проблеми при пошуку нової роботи (роботодавці хочуть бачити історію найму)
• Труднощі у визначенні пенсійних та пенсійних прав (соціальна служба не має основи для реєстрації періоду роботи)
• Проблеми з перевіркою трудового стажу
• Утруднення при отриманні закордонного сертифіката про роботу

Практичні сценарії — як заповнити в конкретних ситуаціях

Сценарій 1: Працівник працював за трудовим договором на невизначений час

В цьому випадку працівник був звільнений або подав повідомлення. Свідоцтво мусить містити:

• Повну дату найму (напр., від 15.05.2018)
• Дату останнього дня роботи (напр., до 31.03.2026)
• Посаду та розмір обов'язків
• Причину припинення (повідомлення працівника, повідомлення роботодавця, договір припинено за угодою сторін)

Сценарій 2: Працівник працював за часовим договором

Якщо договір закінчився за виконанням терміну:

• Вкажіть точний період роботи (напр., від 01.01.2024 до 31.12.2025)
• У полі "спосіб припинення" — "закінчення часового договору"
• Не потрібно описувати причину — договір закінчився автоматично

Сценарій 3: Працівник працював за договором замовлення або робіт

Законодавство менш точне, але роботодавець мусить видати документ, що містить:

• Період реалізації замовлень або робіт
• Вид виконаної роботи
• Розмір винагради (якщо працівник про це попросить)

ЧАП: Найчастіші питання про свідоцтво про роботу

Чи мусить роботодавець обґрунтовувати причину звільнення у свідоцтві про роботу?

Це не є обов'язковим за власною ініціативою, але працівник може про це попросити. Тоді роботодавець мусить вписати об'єктивну причину (напр., "реструктуризація", "скорочення персоналу", "закінчення часового договору").

Чи мусить свідоцтво про роботу містити зарплату?

Ні — лише якщо працівник про це попросить. Тоді роботодавець зобов'язаний вказати як базову зарплату, так і всі надбавки.

Що робити, якщо роботодавець відмовляється видати свідоцтво про роботу?

Працівник має право звернутися до відповідного інспектора з праці. Установа праці може затвердити відсутність свідоцтва і роботодавцю грозить штраф. Крім того, працівник може подати заяву до правління.