VAT-R 2026
polnisches VAT-Registrierungsformular Schritt für Schritt

Wer muss VAT-R im Jahr 2026 einreichen

Das Formular VAT-R (Registrierungserklärung für die Mehrwertsteuer) ist das grundlegende Dokument zur Identifizierung eines Unternehmers für VAT-Zwecke. Die Einreichungspflicht betrifft drei Gruppen von Steuerzahlern:

• Steuerzahler, die auf die subjektive VAT-Befreiung verzichten — Unternehmen, die freiwillig aktive VAT-Zahler werden möchten, obwohl ihr Umsatz die Jahresgrenze von 200.000 PLN noch nicht überschritten hat.
• Steuerzahler, die das Recht auf Befreiung verlieren — wenn der Umsatz in einem bestimmten Jahr 200.000 PLN überschritten hat oder wenn der Verkauf von Dienstleistungen/Waren begonnen hat, die unabhängig vom Umsatz eine Registrierung erfordern (Rechtsdienstleistungen, Beratung, Lieferung von Baugrundstücken, neuen Transportmitteln).
• Steuerzahler, die sich für VAT-EU registrieren — alle, die innergemeinschaftliche Transaktionen (WDT, WNT, Erbringung und Erwerb von Dienstleistungen gemäß Art. 28b VAT-Gesetz) durchführen wollen.

Rechtsgrundlage ist Art. 96 des polnischen VAT-Gesetzes vom 11. März 2004. Der Steuerzahler reicht die Erklärung beim Leiter des für den Wohnsitz (natürliche Personen) bzw. den Sitz (Gesellschaften, juristische Personen) zuständigen Finanzamts ein.

Wann VAT-R einreichen — gesetzliche Fristen

Die Frist hängt von der Situation des Steuerzahlers ab:

Eine verspätete Registrierung bedeutet den Verlust des Rechts zum Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen für den Zeitraum vor der Registrierung und — bei WDT — den Verlust des Rechts auf den Steuersatz 0% (siehe Artikel WDT 2026).

Teil A — Einreichungsort und Zweck

Teil A bestimmt das Finanzamt, das die Erklärung erhält, und den Zweck der Einreichung.

Feld 4 — Leiter des Finanzamts: tragen Sie den vollständigen Namen des für Ihre Adresse zuständigen Amtes ein:

• Natürliche Personen (JDG, nicht registrierte Tätigkeit) — Amt für den Wohnsitz.
• Sp. z o.o., spółka komandytowa, SA — Amt für den Gesellschaftssitz.
• Spółka cywilna — Amt für den Gesellschaftssitz (eine NIP).

Feld 5 — Zweck der Einreichung: wählen Sie eine Option:

• 1 — Registrierung — Erstanmeldung, wenn der Steuerzahler bisher nicht für VAT registriert war,
• 2 — Aktualisierung — jede Datenänderung (Adresse, Bankkonto, Abrechnungshäufigkeit, VAT-EU-An-/Abmeldung, Wechsel von aktiv zu befreit usw.).

Ein häufiger Fehler ist die Auswahl von „Registrierung“ statt „Aktualisierung“ bei Datenänderungen — das führt zur Ablehnung der Erklärung. Prüfen Sie Ihren Status vor dem Ausfüllen in der Weißen Liste der VAT-Zahler.

Teil B — Identifikationsdaten des Steuerzahlers

Teil B enthält die Identifikationsdaten. Das Ausfüllen hängt von der Rechtsform ab:

B.1 — Art des Steuerzahlers (Feld 7):

• 1 — natürliche Person (JDG, selbstständige Tätigkeit, freier Beruf),
• 2 — Steuerzahler, der keine natürliche Person ist (Kapitalgesellschaften, OHG-ähnliche, Partnergesellschaften, Stiftungen, Vereine).

B.2 — Daten der natürlichen Person (Felder 8-14): Familienname, Vornamen, Geburtsdatum, PESEL, Vornamen des Vaters und der Mutter. NIP wird in Position 1 auf der ersten Seite eingetragen.

B.3 — Daten der Gesellschaft/juristischen Person (Felder 9, 15-17): vollständiger Name, Kurzbezeichnung, REGON, KRS (sofern eingetragen). Sitzadresse in Feldern 18-29.

Wenn Sie eine JDG führen und Ihre Registrierungsadresse vom Wohnsitz abweicht, tragen Sie beide Adressen ein — Wohnsitz in Feld 18, Geschäftsanschrift unter „andere Adressen“. Das Amt kontaktiert Sie an der Wohnadresse (natürliche Personen) oder am Gesellschaftssitz (Gesellschaften).

Teil C.1 — Registrierung als aktiver VAT-Zahler

Teil C.1 betrifft die Registrierung als aktiver VAT-Zahler. Füllen Sie diesen Teil aus, wenn:

• Sie auf die subjektive Befreiung verzichten (200.000-PLN-Grenze) — Feld 30,
• Sie das Recht auf Befreiung verlieren (Überschreitung des Limits) — Feld 31,
• Sie auf die objektive Befreiung verzichten (z. B. medizinische, Bildungsdienstleistungen — wenn Sie auch steuerpflichtige erbringen) — Feld 32,
• Sie Tätigkeiten ausüben, die die Befreiung ausschließen (Art. 113 Abs. 13 — Rechts-, Beratungs-, Schmuckdienstleistungen, bestimmte Lieferungen) — Feld 33,
• Sie mit steuerpflichtigen Tätigkeiten beginnen — Feld 34.

In den Feldern 35 und 36 geben Sie das Datum an, ab dem Sie auf die Befreiung verzichten oder das Recht darauf verlieren. Dies ist ein Schlüsseldatum — ab diesem Datum gilt die Pflicht zur Ausstellung von VAT-Rechnungen, zur Führung der JPK_V7-Aufzeichnungen und zur Steuerabführung.

Abrechnungshäufigkeit (Felder 37-38): monatlich (Standard) oder quartalsweise (kleine Steuerzahler, deren Vorjahresumsatz 1.200.000 EUR nicht überstiegen hat). Die Wahl beeinflusst die Fristen für JPK_V7M / JPK_V7K und die VAT-Zahlung.

Kassenmethode für VAT (Feld 39): gilt für kleine Steuerzahler. Statt der Abrechnung am Rechnungsdatum erfolgt sie am Zahlungsdatum.

Teil C.2 — Registrierung als befreiter VAT-Zahler

Teil C.2 betrifft Steuerzahler, die formell als VAT-befreit registriert sein möchten (obwohl keine solche Pflicht besteht). Wozu? Um:

• Sich für VAT-EU registrieren zu können (befreite Steuerzahler können und müssen oft — z. B. bei Überschreiten der 50.000-PLN-WNT-Grenze),
• Eine Statusbestätigung im Register der VAT-Zahler zu erhalten,
• Die Prüfung durch Geschäftspartner zu erleichtern (die Weiße Liste enthält auch befreite Steuerzahler).

Wählen Sie Feld 40 (Befreiung nach Art. 113 Abs. 1 oder 9 — 200.000-PLN-Grenze) oder Feld 41 (objektive Befreiung, Art. 43 Abs. 1 — medizinische, Bildungs-, Finanzdienstleistungen).

Beachten Sie: Ein befreiter Steuerzahler stellt keine VAT-Rechnungen aus, sondern Rechnungen oder Rechnungen ohne VAT (mit dem Vermerk „befreit nach Art. 113 Abs. 1/9 VAT-Gesetz“). Er reicht auch keine JPK_V7 ein — es sei denn, er registriert sich für VAT-EU und führt WNT oder Dienstleistungsimport durch (dann reicht er VAT-8 oder VAT-9M ein).

Teil C.3 — VAT-EU-Registrierung (Felder 58-69)

Teil C.3 betrifft die Registrierung für innergemeinschaftliche Transaktionen. Sie ist verpflichtend, wenn Sie WDT, WNT oder die Erbringung/den Erwerb von Dienstleistungen gemäß Art. 28b VAT-Gesetz planen.

Drei Registrierungswege:

• Feld 58 — aktiver VAT-Zahler: wird von jedem aktiven VAT-Zahler angekreuzt, der EU-Transaktionen (Verkauf, Einkauf, Dienstleistungen) plant.
• Feld 59 — von VAT befreit, der WNT durchführt: wird von einem befreiten Steuerzahler angekreuzt, der das WNT-Limit von 50.000 PLN im Steuerjahr überschritten hat oder sich freiwillig vor der Überschreitung registriert.
• Feld 60 — von VAT befreit, der Dienstleistungen gemäß Art. 28b erwirbt: wird von einem befreiten Steuerzahler angekreuzt, der Dienstleistungen von EU-Geschäftspartnern bezieht (z. B. IT-, Marketing-, Beratungsdienstleistungen) — die Steuerabrechnung liegt beim Erwerber.

Feld 68 — Startdatum innergemeinschaftlicher Transaktionen: das Datum, an dem Sie Ihre erste WDT/WNT/Dienstleistung planen. Nach der Registrierung erhalten Sie das Recht, Ihre NIP mit dem Präfix PL zu verwenden.

Eine detaillierte Anleitung zu diesem Teil finden Sie im Artikel VAT-EU — Registrierung über VAT-R (Teil C.3) 2026.

Häufigste Fehler beim Ausfüllen des VAT-R

• Falscher Zweck der Einreichung — Auswahl von „Registrierung“ statt „Aktualisierung“ bei Datenänderung. Folge: Ablehnung der Erklärung.
• Fehlendes Bankkonto auf der Weißen Liste — seit 2020 müssen aktive VAT-Zahler ein in das Verzeichnis eingetragenes Konto haben. Kein Konto = kein VAT-Abzug für den Geschäftspartner bei Zahlungen über 15.000 PLN.
• Falsches Feld in Teil C.1 — z. B. Ankreuzen von Feld 30 (Verzicht auf Befreiung) statt 31 (Verlust der Rechte) bei Überschreitung des Limits.
• Keine VAT-EU-Registrierung vor erstem WDT — Folge: Verlust des Rechts auf den Steuersatz 0%, zusätzliche 23% VAT aus der eigenen Tasche.
• Ungültiges Startdatum — z. B. ein Datum aus der Vergangenheit, das das Amt nicht überprüfen kann. VAT-R hat keine Rückwirkung.
• Fehlende Anhänge — Gesellschaften: aktueller KRS-Auszug, Gesellschaftsvertrag. JDG eines Ausländers: PESEL UKR / Karta Polaka / Reisepass.

Wie das VAT-R einreichen — Kanäle

Das VAT-R kann über drei Kanäle eingereicht werden:

1. Elektronisch mit qualifizierter Signatur — der schnellste Weg (Registrierung in 3-7 Arbeitstagen). Erfordert eine gültige elektronische Signatur. Sie können über das e-Finanzamt (e-Urząd Skarbowy) oder über die Anwendung eines Beraters einreichen.
2. Vertrauensprofil über das e-Finanzamt — eine günstigere Alternative zur qualifizierten Signatur, für natürliche Personen verfügbar.
3. Papierform beim Finanzamt — persönlich oder per Einschreiben. Langsamer (10-21 Tage), aber manchmal erforderlich (z. B. Gesellschaften ohne elektronische Signatur).

Bei der Gründung einer JDG über CEIDG kann das VAT-R zusammen mit dem CEIDG-1-Antrag eingereicht werden — das vereinfacht den Prozess erheblich.

Nach positiver Prüfung erhalten Sie: a) Registrierungsbestätigung (VAT-5) — seit 2015 auf Antrag für 170 PLN ausgestellt, in der Praxis überflüssig; b) Eintrag in die Weiße Liste; c) das Präfix PL bei Ihrer NIP, falls eine VAT-EU-Registrierung erfolgt ist.

Häufig gestellte Fragen

Brauchen Sie Hilfe bei VAT-Registrierung?

Das Team von Księgowość 365 — Andrzej Szulakowski und Stanislav Ozarchuk — betreut seit über 5 Jahren Unternehmer aus ganz Polen in VAT, VAT-EU, innergemeinschaftlichen Transaktionen und KSeF-Compliance. Wir helfen sowohl aktiven VAT-Zahlern als auch befreiten Unternehmen, die mit EU-Verkäufen oder -Einkäufen beginnen.

Wir füllen das VAT-R in Ihrem Namen aus, bereiten Anhänge vor, reichen das Formular elektronisch mit unserer qualifizierten Signatur ein und vertreten Sie vor dem Finanzamt. Wir arbeiten mit JDG, Sp. z o.o. und Ausländern, die ein Unternehmen in Polen gründen (PESEL UKR, Karta Polaka, Aufenthaltstitel).

Kostenlose Beratung buchen   Leistungen ansehen

Verwandte Artikel