VAT-R 2026
як заповнити польську форму реєстрації VAT крок за кроком

Хто повинен подати VAT-R у 2026 році

Форма VAT-R (Реєстраційна декларація щодо податку на товари та послуги) — це базовий документ, що ідентифікує підприємця для цілей VAT. Обов'язок подання охоплює три групи платників:

• Платники, які відмовляються від суб'єктного звільнення з VAT — фірми, які добровільно хочуть стати активними платниками VAT, попри те, що їх оборот ще не перевищив річний ліміт 200 000 zł.
• Платники, які втрачають право на звільнення — коли оборот у даному році перевищив 200 000 zł або коли розпочато продаж послуг/товарів, що вимагають реєстрації незалежно від обороту (юридичні послуги, консультування, постачання земельних ділянок під будівництво, нових транспортних засобів).
• Платники, які реєструються до VAT-UE — всі, хто планує здійснювати внутрішньоспільнотні транзакції (WDT, WNT, надання та придбання послуг на підставі ст. 28b закону про VAT).

Правовою підставою є ст. 96 польського закону про VAT від 11 березня 2004 р. Платник подає декларацію керівнику податкової інспекції, компетентної за адресою проживання (фізичні особи) або адресою юридичної особи (товариства, юридичні особи).

Коли подати VAT-R — встановлені терміни

Термін залежить від ситуації платника:

Запізнення з реєстрацією призводить до втрати права на відрахування вхідного VAT з рахунків-фактур закупівель за період до реєстрації, а у випадку WDT — до втрати права на ставку 0% (детальніше у статті WDT 2026).

Частина A — місце подання та ціль

Частина A визначає податкову інспекцію, до якої потрапить декларація, та ціль подання.

Поле 4 — керівник податкової інспекції: впишіть повну назву інспекції, компетентної за вашою адресою:

• Фізичні особи (JDG, нереєстрована діяльність) — інспекція за адресою проживання.
• Sp. z o.o., spółka komandytowa, SA — інспекція за адресою товариства.
• Spółka cywilna — інспекція за адресою товариства (один NIP).

Поле 5 — ціль подання: позначте одну з опцій:

• 1 — реєстраційна — перше подання, коли платник раніше не був зареєстрований у VAT,
• 2 — оновлювальна — будь-які зміни даних (адреса, банківський рахунок, частота розрахунків, реєстрація/зняття з VAT-UE, зміна статусу з активного на звільнений тощо).

Частою помилкою є позначення цілі „реєстраційна” при оновленні — це призводить до відхилення заяви. Перевірте свій статус у Білому списку платників VAT перед заповненням.

Частина B — ідентифікаційні дані платника

Частина B містить ідентифікаційні дані. Заповнення залежить від правової форми:

B.1 — вид платника (поле 7):

• 1 — фізична особа (JDG, самостійна діяльність, вільна професія),
• 2 — платник, який не є фізичною особою (товариства капітальні, відкриті, партнерські, фонди, об'єднання).

B.2 — дані фізичної особи (поля 8-14): прізвище, імена, дата народження, PESEL, імена батька і матері. NIP вписують у позиції 1 на першій сторінці.

B.3 — дані товариства/юридичної особи (поля 9, 15-17): повна назва, скорочена назва, REGON, KRS (якщо вписано). Адреса юридичної особи в полях 18-29.

Якщо ви ведете JDG і маєте реєстраційну адресу, відмінну від місця проживання, впишіть обидві адреси — адресу проживання у полі 18, адресу провадження діяльності в полі „інші адреси”. Інспекція контактує з вами за адресою проживання (фізичні особи) або адресою товариства (товариства).

Частина C.1 — обставини реєстрації як активного платника VAT

Частина C.1 стосується реєстрації як активного платника VAT. Позначаєте цю частину, якщо:

• Відмовляєтесь від суб'єктного звільнення (ліміт 200 000 zł) — поле 30,
• Втрачаєте право на звільнення (перевищили ліміт) — поле 31,
• Відмовляєтесь від предметного звільнення (наприклад, медичні, освітні послуги — коли надаєте також оподатковувані) — поле 32,
• Виконуєте діяльність, що виключає звільнення (ст. 113 п. 13 — юридичні, консультативні, ювелірні послуги, деякі постачання) — поле 33,
• Починаєте виконувати оподатковувані операції — поле 34.

У полях 35 і 36 вказуєте дату, від якої відмовляєтесь від звільнення або втрачаєте право на нього. Це ключова дата — від неї рахується обов'язок виставляти рахунки VAT, вести облік JPK_V7 і сплачувати податок.

Частота розрахунків (поля 37-38): щомісячна (стандарт) або квартальна (малі платники, оборот яких у попередньому році не перевищив 1 200 000 EUR). Вибір впливає на термін подання JPK_V7M / JPK_V7K та сплату VAT.

Касовий метод VAT (поле 39): стосується малих платників. Замість розрахунку VAT у даті виставлення рахунку, розраховуєте у даті оплати.

Частина C.2 — реєстрація як звільнений платник VAT

Частина C.2 стосується платників, які хочуть формально бути зареєстрованими як звільнені з VAT (попри відсутність такого обов'язку). Навіщо? Щоб:

• Мати можливість зареєструватися до VAT-UE (звільнені теж можуть і часто повинні — наприклад, при перевищенні ліміту WNT 50 000 zł),
• Отримати підтвердження статусу у реєстрі платників VAT,
• Спростити верифікацію контрагентами (Білий список також містить звільнених платників).

Позначте поле 40 (звільнення на підставі ст. 113 п. 1 або 9 — ліміт 200 000 zł) або поле 41 (предметне звільнення, ст. 43 п. 1 — медичні, освітні, фінансові послуги).

Пам'ятайте: звільнений платник не виставляє рахунки VAT, лише рахунки або рахунки без VAT (з приміткою „звільнено на підставі ст. 113 п. 1/9 закону про VAT”). Також не подає JPK_V7 — якщо тільки не зареєструється до VAT-UE та не здійснить WNT або імпорт послуг (тоді подає VAT-8 або VAT-9M).

Частина C.3 — реєстрація до VAT-UE (поля 58-69)

Частина C.3 стосується реєстрації до внутрішньоспільнотних транзакцій. Обов'язкова, якщо плануєте здійснювати WDT, WNT або надавати/придбавати послуги, що розраховуються у режимі ст. 28b закону про VAT.

Три шляхи реєстрації:

• Поле 58 — активний платник VAT: позначає кожен активний платник VAT, який має намір здійснювати юнійні транзакції (продаж, закупівлі, послуги).
• Поле 59 — звільнений з VAT, що здійснює WNT: позначає звільнений платник, який перевищив ліміт WNT 50 000 zł у податковому році або добровільно реєструється перед його перевищенням.
• Поле 60 — звільнений з VAT, що придбаває послуги ст. 28b: позначає звільнений платник, що купує послуги від контрагентів з ЄС (наприклад, IT, маркетинг, консультативні) — розрахунок податку лежить на покупці.

Поле 68 — дата початку внутрішньоспільнотних транзакцій: впишіть дату, від якої плануєте першу WDT/WNT/послугу. Після реєстрації отримаєте право користуватися номером NIP з префіксом PL.

Детальний посібник з цієї частини знайдете у статті VAT-UE — реєстрація через VAT-R (частина C.3) 2026.

Найчастіші помилки при заповненні VAT-R

• Невірна ціль подання — позначення „реєстраційна” замість „оновлювальна” при зміні даних. Наслідок: відхилення заяви.
• Відсутність банківського рахунку у Білому списку — з 2020 р. активні платники VAT повинні мати рахунок, вписаний до реєстру. Без рахунку = без права на відрахування VAT у контрагента при платежах понад 15 000 zł.
• Невірне поле у частині C.1 — наприклад, позначення поля 30 (відмова від звільнення) замість 31 (втрата права) при перевищенні ліміту.
• Відсутність реєстрації VAT-UE перед першим WDT — наслідок: втрата права на ставку 0%, додатковий VAT 23% з власної кишені.
• Невірна початкова дата — наприклад, дата з минулого, яку інспекція не може верифікувати. VAT-R не має зворотної сили.
• Відсутність додатків — для товариств: актуальний витяг з KRS, статут товариства. Для JDG іноземця: PESEL UKR / Карта Поляка / паспорт.

Як подати VAT-R — форми подання

VAT-R можна подати трьома каналами:

1. Електронно з кваліфікованим підписом — найшвидший шлях (реєстрація за 3-7 робочих днів). Вимагає чинного електронного підпису. Можете подати через e-Уряд Скарбовий або застосунок консультанта.
2. Профілем довіри через e-Уряд Скарбовий — дешевша альтернатива кваліфікованому підпису, доступна для фізичних осіб.
3. Паперово в податковій інспекції — особисто або рекомендованим листом. Повільніше (10-21 день), але іноді необхідне (наприклад, товариства без електронного підпису).

При заснуванні JDG через CEIDG VAT-R можна подати одночасно з заявою CEIDG-1 — це значно спрощує процес.

Після позитивного розгляду отримаєте: a) підтвердження реєстрації (VAT-5) — з 2015 р. видається на вимогу за 170 zł, на практиці непотрібне; b) запис у Білому списку; c) префікс PL до NIP, якщо позначено реєстрацію до VAT-UE.

Найчастіші питання

Потрібна допомога з реєстрацією VAT?

Команда Księgowość 365 — Andrzej Szulakowski і Stanislav Ozarchuk — понад 5 років обслуговує підприємців з усієї Польщі у питаннях VAT, VAT-UE, внутрішньоспільнотних транзакцій та KSeF. Допомагаємо як активним платникам VAT, так і звільненим фірмам, що починають продаж або закупівлі в ЄС.

Заповнимо VAT-R від вашого імені, підготуємо додатки, подамо форму електронно з нашим кваліфікованим підписом і представлятимемо вас в податковій інспекції. Працюємо з JDG, Sp. z o.o. та іноземцями, що засновують фірму в Польщі (PESEL UKR, Карта Поляка, дозвіл на проживання).

Записатися на безкоштовну консультацію   Подивитись послуги

Пов'язані статті