Einleitung: VAT für Ausländer, der in die EU verkauft

Ein Ausländer, der ein Unternehmen in Polen führt und Services an Kunden in anderen EU-Ländern anbietet, steht vor anderen VAT-Regeln als der Inlandsverkauf — der Besteuerungsort ist im Land des Käufers, die Steuersätze können unterschiedlich sein, und die Dokumentation erfordert besondere Sorgfalt.

In diesem Artikel erklären wir, wie VAT für Ausländer, der in die EU verkauft, funktioniert, welche Verfahrensverpflichtungen gelten, Steuersätze und wie man im KSeF-System in 2026 abrechnet.

Muss ein Ausländer ein aktiver VAT-Unternehmer sein?

Wenn ein Ausländer Services an andere Unternehmen in der EU verkauft, ist er ein verpflichteter aktiver VAT-Unternehmer. Er kann die VAT-Befreiung unter 200.000 PLN nicht nutzen, wenn er internationale Verkäufe tätigt.

Bedingungen zur Aktivierung von VAT für einen Ausländer

Ein Ausländer muss:

• Sich als aktiver VAT-Unternehmer beim Finanzamt registrieren
• Eine VAT-Nummer (NIP mit Präfix PL, z.B. PL1234567890) erhalten
• Detaillierte VAT-Dokumentation führen (Rechnungen, Verkaufsnachweise, Berichte)
• Alle Rechnungen im KSeF-System ausstellen (obligatorisch ab 2026)
• VAT monatlich (JPK_VAT) oder vierteljährlich abrechnen

Serviceexport aus Polen in die EU: VAT 0%

Der Serviceexport unterliegt normalerweise 0% VAT — wenn Sie Verfahrensvoraussetzungen erfüllen. Das ist deutlich günstiger als die inländische Rate von 23% VAT.

Bedingungen für 0% VAT bei Services für die EU

Um 0% VAT auf Services anzuwenden, die für Käufer in einem anderen EU-Land erbracht werden, müssen Bedingungen erfüllt sein:

• Käufer muss ein aktiver VAT-Unternehmer sein: Muss eine aktive VAT-Nummer in seinem Land haben und dort registriert sein
• Besteuerungsort der Service ist im Land des Käufers: Wenn der Kunde in Deutschland arbeitet, zahlt die Steuer dort, nicht in Polen
• Korrekte Dokumentation: Rechnung muss VAT-Nummer des Käufers, Adresse seines Sitzes im Land, Beschreibung der Leistung enthalten
• Eintrag in JPK_V7M: Der Ausländer muss Services für die EU in Serviceevidenz melden

Praktisches Beispiel: Service für Kunden in Deutschland

WDT und WNT: Unterschiede für Waren vs. Services

WDT und WNT betreffen in erster Linie Warenhandel — aber ein Ausländer, der Services verkauft, sollte den Unterschied kennen.

WDT (Innergemeinschaftliches Warenbezug)

WDT ist Warenverkauf zwischen Steuerpflichtigen in der EU mit 0%-Satz beim Verkäufer. Waren werden in ein anderes EU-Land versendet, Steuer wird im Käuferlandzahlt.

Beispiel: Ein Ausländer exportiert Software (als Ware) aus Polen nach Deutschland — 0% beim Verkäufer in Polen, 19% beim Käufer in Deutschland.

WNT (Innergemeinschaftliches Warenbezug)

WNT ist Warenkauf von Anbieter in anderem EU-Land — Steuer wird im Käuferlandzahlt. Ein Ausländer aus Polen kauft Waren aus Deutschland — Steuer wird in Polen gezahlt.

Beispiel: Ein Ausländer kauft Computerausrüstung aus Deutschland — 23% VAT wird in Polen gezahlt.

Services — Andere Regeln als WDT/WNT

Für Services (Beratung, IT, Übersetzungen) gelten nicht WDT/WNT-Begriffe. Regeln sind unterschiedlich:

• B2B (Unternehmen zu Unternehmen): 0% beim Verkäufer (Export), Steuer im Käuferlandzahlt (für Käufer)
• B2C (Unternehmen zu Verbraucher): VAT-Satz des Käuferlandes
• Spezielle Services: Vermittlung, Rechtsberatung, Kultur — können andere Besteuerungsortreg haben

KSeF (Nationales E-Rechnungssystem) für Verkauf ins Ausland

Ab 2026 ist KSeF obligatorisch für alle VAT-Steuerpflichtigen, einschließlich internationaler Verkäufe. Dies hat große Auswirkungen für den Ausländer.

KSeF-Anforderungen für Verkauf in die EU

Der Ausländer muss:

• Rechnungen in KSeF ausstellen: Alle Rechnungen (inländisch und international) müssen dem KSeF-System übermittelt werden
• Übermittlungsfrist: Innerhalb von 5 Tagen nach Serviceerbringung oder Rechnungsaustellung
• Rechnungsstruktur: Muss VAT-Nummer des Käufers (im EU + Nummer-Format) enthalten, Adresse des Sitzes, Servicebeschreibung
• Sprachen: Rechnung kann auf Polnisch oder Englisch ausgestellt werden — KSeF spielt keine große Rolle
• Archivierung: KSeF archiviert automatisch — Ausländer muss Kopiezugriff haben

Was sich mit KSeF für Exporteure ändert?

VAT-Abrechnung für Ausländer: JPK_VAT und JPK_V7M

Der Ausländer, der Services in die EU exportiert, muss VAT in zwei Systemen abrechnen:

JPK_VAT (VAT-Abrechnung)

JPK_VAT ist monatliche (oder vierteljährliche) VAT-Abrechnung:

• Inländischer Verkauf unterliegt VAT
• Verkauf in EU (0%) — separater Feld
• Inländische Käufe (VAT-Abzug)
• Käufe aus EU (WNT — VAT-Abzug)
• Gesamtbeträge VAT zahlbar oder zur Rückgabe

JPK_V7M (Servicehandelsregister für EU)

JPK_V7M ist Register des Handels mit Services mit anderen EU-Ländern:

• Serviceverkauf an VAT-Steuerpflichtige in EU
• VAT-Nummer des Kunden
• Servicebet rag (netto, weil 0% VAT)
• Frist: monatlich mit JPK_VAT

Praktische Schritte für Ausländer mit Verkauf in die EU

Schritt 1: Registrieren Sie sich als aktiver VAT-Unternehmer

Gehen Sie zum Finanzamt und reichen Sie den Antrag ZUS VAT-R ein, um sich als aktiver VAT-Unternehmer zu registrieren. Sie erhalten eine VAT-Nummer (PL + 10 Ziffern).

Schritt 2: Aktivieren Sie KSeF

Registrieren Sie Ihr Unternehmen im KSeF-Portal und aktivieren Sie das System zum Rechnungsausstellen. Sie haben Zugang zur Online-Anwendung.

Schritt 3: Schließen Sie Verträge mit EU-Kunden

Machen Sie in Verträgen klar:

• Vertragsparteien: Ihre Firma (Polen) und Kunde (EU)
• VAT-Nummer des Kunden (obligatorisch für 0% VAT)
• VAT-Satz 0% (als Serviceexport)
• Recht des Kunden zum VAT-Abzug in seinem Land

Schritt 4: Stellen Sie Rechnungen in KSeF aus

Nach jeder Serviceleistung senden Sie eine Rechnung über KSeF. Das System übermittelt sie automatisch zum Finanzamt. Speichern Sie die KSeF-Dokumentnummer.

Schritt 5: Rechnen Sie VAT in JPK_VAT und JPK_V7M ab

Monatlich (bis zum 20.) reichen Sie JPK_VAT und JPK_V7M ein. Für Verkauf in die EU (0% VAT) wird es ein separates Feld — keine VAT-Schuld.

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Muss ein Ausländer die VAT-Nummer des Käufers aus der EU verifizieren?

Ja. Sie sollten die VAT-Nummer des Kunden in der VIES-Datenbank verifizieren (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies). KSeF tut dies automatisch — falsche Nummer führt zu Fehlern in der Abrechnung.

Was passiert, wenn ich eine falsche VAT-Nummer des Käufers eingebe?

KSeF wird Rechnungskorrektur erfordern. Wenn Sie nicht korrigieren, können Sie 0% VAT nicht anwenden — es wird angenommen, dass es inländisches Geschäft ist (23% VAT).

Kann ich eine papierne Rechnung für die EU ausstellen?

Ab 2026 — nein. KSeF ist obligatorisch für alle Rechnungen. Papiernrechnungen sind nur eine Kopie — Original ist das Dokument in KSeF.

Muss ein Ausländer VAT von EU-Verkauf zahlen?

Nein, wenn Sie Exportbedingungen erfüllen (Kunde ist VAT-Steuerpflichtiger in EU, Sie haben seine VAT-Nummer, Sie stellen VAT-Rechnung aus). Dann 0% VAT.

Kann ein Ausländer VAT-Rückgabe für Abrechnung beanspruchen?

Ja. Wenn Verkauf in die EU (0%) Inlandskäufe übersteigt, hat der Ausländer Recht auf Rückgabedifferenz-VAT. Antrag: JPK_VAT + Anträge beim Finanzamt.