VIES 2026
weryfikacja kontrahenta z UE — z VAT-UE i bez

Dlaczego weryfikacja kontrahenta jest krytyczna

Weryfikacja kontrahenta z UE chroni przed dwoma głównymi ryzykami:

1. Utrata stawki 0% przy WDT. Zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, dostawca musi posiadać aktywny numer VAT-UE nabywcy w dniu transakcji. Jeśli nabywca utracił rejestrację (np. urząd skarbowy go wykreślił), a Ty zastosowałeś stawkę 0% — stracisz prawo do tej stawki. Konsekwencja: VAT 23% z własnej kieszeni + ewentualne sankcje.

2. Odmowa prawa do odliczenia VAT (należyta staranność). Przy WNT i nabyciu usług 28b — jeśli okaże się, że kontrahent z UE prowadzi karuzelę VAT lub jest „znikającym podatnikiem", organy podatkowe mogą odmówić Ci prawa do odliczenia VAT. Obrona: dowód, że dochowałeś należytej staranności (m.in. zweryfikowałeś numer VAT-UE).

Stan po wyroku NSA z 2020 r.: sąd potwierdził, że samo posiadanie aktywnego VAT-UE w VIES nie zwalnia z dalszej weryfikacji — wymagana jest „rozsądna ostrożność". To oznacza sprawdzenie kontrahenta w wielu źródłach.

Jak korzystać z VIES — krok po kroku

System VIES dostępny jest pod adresem ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. Korzystanie jest bezpłatne i nie wymaga rejestracji.

Krok 1. Wybierz kraj kontrahenta z listy rozwijanej (np. „Germany").

Krok 2. Wpisz numer VAT-UE bez prefiksu kraju — np. zamiast „DE123456789" wpisz „123456789".

Krok 3. Opcjonalnie wpisz swój własny numer VAT-UE z prefiksem PL — wówczas otrzymasz numer referencyjny zapytania, który jest dowodem weryfikacji w danej chwili. To kluczowe przy kontroli — bez numeru referencyjnego skarbówka może podważyć datę weryfikacji.

Krok 4. Kliknij „Verify". Wynik:

• „Valid" — numer aktywny, można stosować stawkę 0% (przy WDT) lub reverse charge (przy usługach 28b),
• „Invalid" — numer nieaktywny lub nieznany, zatrzymaj transakcję lub stosuj polską stawkę VAT,
• „Service unavailable" — chwilowy problem techniczny systemu kraju kontrahenta, sprawdź ponownie później.

Krok 5. Wydrukuj wynik lub zapisz zrzut ekranu z datą i numerem referencyjnym. Przechowuj w dokumentacji transakcji co najmniej 5 lat (do upływu przedawnienia podatkowego).

API VIES — masowa weryfikacja w programach księgowych

Komisja Europejska udostępnia SOAP API dla VIES (checkVatService.wsdl) — pozwala on programom księgowym (m.in. Księgowość 365, Comarch Optima, InFakt) automatycznie weryfikować numery VAT-UE przy:

• Wystawianiu faktury sprzedaży dla nabywcy z UE,
• Księgowaniu faktury zakupu od kontrahenta z UE,
• Cyklicznym audycie bazy kontrahentów (np. miesięcznym).

Limit zapytań: nie ma sztywnego, ale Komisja zaleca nie więcej niż 1 zapytanie na sekundę z jednego adresu IP. Dla większych firm pracujących z setkami kontrahentów warto wdrożyć kolejkowanie.

Wynik z API zawiera: status (valid/invalid), nazwę firmy, adres (jeśli kraj kontrahenta udostępnia) i numer referencyjny. Archiwizuj wszystkie odpowiedzi — to dowód w razie kontroli.

Co zrobić, gdy kontrahent nie ma VAT-UE

Część kontrahentów z UE może legalnie nie posiadać aktywnego numeru VAT-UE — np.:

• Małe firmy korzystające z odpowiedników polskiego zwolnienia podmiotowego,
• Firmy, które nie dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych,
• Firmy świeżo zarejestrowane, oczekujące na nadanie VAT-UE.

W takim przypadku nie możesz:

• Zastosować stawki 0% przy WDT,
• Wykazać transakcji w informacji VAT-UE.

Możesz natomiast (po weryfikacji w alternatywnych źródłach):

• Sprzedaż towaru — zastosuj polską stawkę krajową (23%) i traktuj jak transakcję krajową w VAT,
• Świadczenie usług 28b — usługa nadal podlega zasadom kraju nabywcy, ale wymaga weryfikacji statusu nabywcy jako podatnika.

Alternatywne źródła weryfikacji

Gdy kontrahent nie ma VAT-UE lub chcesz przeprowadzić rozszerzoną weryfikację:

• Niemcy — Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): potwierdzenie kwalifikowane Umsatzsteuer-ID na evatr.bff-online.de,
• Wielka Brytania (po Brexicie) — Companies House: pełne dane spółek na gov.uk,
• Czechy — ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů): wwwinfo.mfcr.cz/ares,
• Francja — INSEE Sirene: sirene.fr,
• Hiszpania — Registro Mercantil Central: rmc.es,
• Włochy — Camera di Commercio: registroimprese.it,
• Niderlandy — KvK Handelsregister: kvk.nl.

Inne źródła: polskie konsulaty handlowe za granicą, zagraniczne izby gospodarcze (Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa AHK Polen, Francusko-Polska Izba Gospodarcza CCIFP itp.), płatne bazy due diligence (Bureau van Dijk, Dun & Bradstreet).

Metodyka MF — 12 kryteriów należytej staranności

Ministerstwo Finansów 25 kwietnia 2018 r. opublikowało „Metodykę w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów". Choć dotyczy ona głównie transakcji krajowych, organy podatkowe stosują podobne kryteria do transakcji z UE. 12 kluczowych pytań:

1. Czy kontrahent posiada wymagane koncesje lub zezwolenia dla swojej branży?
2. Czy osoby zawierające umowę mają umocowanie do działania w imieniu kontrahenta?
3. Czy cena towaru znacząco odbiega od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia?
4. Czy oferowane towary należą do branży kontrahenta, czy są nietypowe dla jego profilu?
5. Czy kontrahent posiada biuro, oddział, przedstawicielstwo?
6. Czy adres siedziby ma oznaki rzeczywistego prowadzenia działalności?
7. Czy warunki transakcji nie odbiegają od standardów branżowych?
8. Czy kontrahent ogranicza możliwość reklamacji?
9. Czy są swobodne ustalenia co do transportu, magazynowania, miejsca odbioru?
10. Czy planowana transakcja jest udokumentowana umową, zamówieniem?
11. Czy kontrahent posiada zaplecze organizacyjno-techniczne odpowiednie do skali działalności?
12. Czy kontrahent dysponuje stroną internetową z informacjami odpowiednimi do skali?

Im więcej „tak" na powyższe pytania — tym większa należyta staranność. Zachowaj zrzuty ekranu, korespondencję, umowy w dokumentacji.

Co archiwizować — checklist dla każdej transakcji

Dla każdej transakcji z kontrahentem z UE archiwizuj:

• ✅ Zrzut ekranu VIES z datą i numerem referencyjnym (przed transakcją),
• ✅ Wydruk z lokalnego rejestru kontrahenta (np. Handelsregister DE, ARES CZ),
• ✅ Zamówienie / umowa z określonymi warunkami,
• ✅ Faktura sprzedażowa lub zakupowa z prefiksem VAT-UE obu stron,
• ✅ Potwierdzenie dostawy (CMR, list przewozowy, e-mail z odbiorem),
• ✅ Potwierdzenie zapłaty (przelew z opisem),
• ✅ Korespondencja z kontrahentem (e-mail, czat, telefonia — opcjonalnie).

Okres przechowywania: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku (zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).

Najczęstsze pytania

Potrzebujesz pomocy z weryfikacją kontrahentów z UE?

Zespół Księgowość 365 — Andrzej Szulakowski i Stanislav Ozarchuk — od ponad 5 lat obsługuje przedsiębiorców z całej Polski w zakresie VAT, VAT-UE, transakcji wewnątrzwspólnotowych i KSeF. Pomagamy zarówno czynnym podatnikom VAT, jak i firmom zwolnionym, które rozpoczynają sprzedaż lub zakupy w UE.

Pomagamy klientom Księgowość 365 w organizacji procesu weryfikacji kontrahentów: wbudowane sprawdzanie VIES przy każdej fakturze, archiwizacja zrzutów ekranu z datą, integracja z Białą Listą, regularne audyty bazy partnerów. To podstawa ochrony przed sankcjami i odmową stawki 0%.

Umów bezpłatną konsultację   Zobacz usługi

Powiązane artykuły