VIES 2026
як перевірити контрагента з ЄС — з VAT-UE та без

Чому верифікація контрагента критична

Перевірка контрагента з ЄС захищає від двох основних ризиків:

1. Втрата ставки 0% при WDT. Згідно зі ст. 42 п. 1 пп. 3 закону про VAT, постачальник повинен мати активний номер VAT-UE покупця в день транзакції. Якщо покупець втратив реєстрацію (наприклад, його податкова інспекція вилучила), а ви застосували ставку 0% — втрачаєте право на цю ставку. Наслідок: VAT 23% з власної кишені плюс можливі санкції.

2. Відмова у праві на відрахування VAT (належна ретельність). При WNT та придбанні послуг ст. 28b — якщо виявиться, що контрагент з ЄС веде карусель VAT або є „зникаючим платником”, податкові органи можуть відмовити вам у праві на відрахування VAT. Захист: доказ дотримання належної ретельності (включно з перевіркою номера VAT-UE).

Стан після рішення НСС 2020 р.: суд підтвердив, що сама наявність активного VAT-UE у VIES не звільняє від подальшої перевірки — вимагається „розумна обережність”. Це означає перевірку контрагента в кількох джерелах.

Як користуватись VIES — крок за кроком

Система VIES доступна за адресою ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. Користування безкоштовне і не вимагає реєстрації.

Крок 1. Виберіть країну контрагента зі списку, що випадає (наприклад, „Germany”).

Крок 2. Введіть номер VAT-UE без префікса країни — наприклад, замість „DE123456789” впишіть „123456789”.

Крок 3. Опційно введіть свій власний номер VAT-UE з префіксом PL — тоді отримаєте номер посилання запиту, який є доказом верифікації в даний момент. Це ключове при контролі — без номера посилання податкова може оскаржити дату перевірки.

Крок 4. Натисніть „Verify”. Результат:

• „Valid” — номер активний, можна застосувати ставку 0% (при WDT) або reverse charge (при послугах 28b),
• „Invalid” — номер неактивний або невідомий, призупиніть транзакцію або застосуйте польську ставку VAT,
• „Service unavailable” — тимчасова технічна проблема системи країни контрагента, перевірте пізніше.

Крок 5. Роздрукуйте результат або збережіть скріншот з датою та номером посилання. Зберігайте в документації транзакції щонайменше 5 років (до закінчення давності податку).

API VIES — масова верифікація в бухгалтерських програмах

Європейська Комісія надає SOAP API для VIES (checkVatService.wsdl) — він дозволяє бухгалтерським програмам (зокрема Księgowość 365, Comarch Optima, InFakt) автоматично перевіряти номери VAT-UE при:

• Виставленні рахунку продажу для покупця з ЄС,
• Реєстрації рахунку закупівлі від контрагента з ЄС,
• Циклічному аудиті бази контрагентів (наприклад, щомісячному).

Ліміт запитів: жорсткого немає, але Комісія рекомендує не більше 1 запиту на секунду з однієї IP. Для більших фірм, що працюють із сотнями контрагентів, варто впровадити чергу.

Результат з API містить: статус (valid/invalid), назву фірми, адресу (якщо країна контрагента надає) та номер посилання. Архівуйте всі відповіді — це доказ у разі контролю.

Що робити, коли у контрагента немає VAT-UE

Частина контрагентів з ЄС може законно не мати активного номера VAT-UE — наприклад:

• Малі фірми, що користуються відповідниками польського суб'єктного звільнення,
• Фірми, що не здійснюють внутрішньоспільнотних транзакцій,
• Свіжо зареєстровані фірми, що чекають на надання VAT-UE.

У такому випадку не можете:

• Застосувати ставку 0% при WDT,
• Показати транзакцію в інформації VAT-UE.

Можете натомість (після верифікації в альтернативних джерелах):

• Продаж товару — застосуйте польську внутрішню ставку (23%) і трактуйте як внутрішню транзакцію VAT,
• Надання послуг 28b — послуга все одно підлягає правилам країни покупця, але вимагає верифікації статусу покупця як платника.

Альтернативні джерела верифікації

Коли контрагент не має VAT-UE або хочете провести розширену перевірку:

• Німеччина — Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): кваліфіковане підтвердження Umsatzsteuer-ID на evatr.bff-online.de,
• Велика Британія (після Brexit) — Companies House: повні дані фірм на gov.uk,
• Чехія — ARES (Адміністративний реєстр економічних суб'єктів): wwwinfo.mfcr.cz/ares,
• Франція — INSEE Sirene: sirene.fr,
• Іспанія — Registro Mercantil Central: rmc.es,
• Італія — Camera di Commercio: registroimprese.it,
• Нідерланди — KvK Handelsregister: kvk.nl.

Інші джерела: польські торгові консульства за кордоном, іноземні торгові палати (AHK Polen, CCIFP тощо), платні бази due diligence (Bureau van Dijk, Dun & Bradstreet).

Методологія МФ — 12 критеріїв належної ретельності

Міністерство фінансів Польщі 25 квітня 2018 р. опублікувало „Методологію в галузі оцінки дотримання належної ретельності покупцями товарів”. Хоча вона стосується переважно внутрішніх транзакцій, податкові органи застосовують подібні критерії до транзакцій з ЄС. 12 ключових питань:

1. Чи контрагент має необхідні концесії або дозволи для своєї галузі?
2. Чи особи, що підписують договір, мають повноваження діяти від імені контрагента?
3. Чи ціна товару значно відрізняється від ринкової без економічного обґрунтування?
4. Чи запропоновані товари належать до галузі контрагента, чи є нетиповими для його профілю?
5. Чи контрагент має фізичний офіс, філію, представництво?
6. Чи адреса юридичної особи має ознаки реального ведення діяльності?
7. Чи умови транзакції не відрізняються від галузевих стандартів?
8. Чи контрагент обмежує можливість рекламацій?
9. Чи існують вільні домовленості щодо транспорту, зберігання, місця прийому?
10. Чи запланована транзакція задокументована договором, замовленням?
11. Чи контрагент має організаційно-технічну інфраструктуру, відповідну масштабу?
12. Чи контрагент має веб-сайт з інформацією, відповідною масштабу?

Чим більше „так” — тим більша належна ретельність. Зберігайте скріншоти, кореспонденцію, договори в документації.

Що архівувати — чек-лист для кожної транзакції

Для кожної транзакції з контрагентом з ЄС архівуйте:

• ✅ Скріншот VIES з датою та номером посилання (перед транзакцією),
• ✅ Роздрук з локального реєстру контрагента (наприклад, Handelsregister DE, ARES CZ),
• ✅ Замовлення / договір з визначеними умовами,
• ✅ Рахунок-фактура з префіксом VAT-UE обох сторін,
• ✅ Підтвердження поставки (CMR, транспортний документ, e-mail з прийомом),
• ✅ Підтвердження оплати (переказ з описом),
• ✅ Кореспонденція з контрагентом (e-mail, чат, телефонія — опційно).

Період зберігання: 5 років від кінця року, в якому минув термін сплати податку (згідно зі ст. 86 §1 Податкового ордонансу).

Найчастіші питання

Потрібна допомога з верифікацією контрагентів з ЄС?

Допомагаємо клієнтам Księgowość 365 в організації процесу верифікації: вбудована перевірка VIES при кожному рахунку, архівація скріншотів з датою, інтеграція з польським Білим списком, регулярні аудити бази контрагентів. Це основа захисту від санкцій та відмови у ставці 0%.

Для відділів продажу також надаємо протокол швидкої перевірки — покрокова верифікація нових покупців перед підписанням договору.

Записатися на безкоштовну консультацію   Подивитись послуги

Пов'язані статті