VIES 2026
EU-Geschäftspartner prüfen — mit VAT-EU und ohne
VIES (VAT Information Exchange System) ist das offizielle Werkzeug der Europäischen Kommission zur Prüfung der Aktivität von VAT-EU-Nummern. Die Prüfung eines Geschäftspartners vor einer Transaktion ist nicht nur Best Practice — bei einer Steuerprüfung ist der Nachweis der Verifizierung der Schlüssel zum Schutz des 0%-Satzes bei WDT und zur Bestätigung der Sorgfaltspflicht. Wir erklären, wie man prüft, was zu tun ist, wenn der Geschäftspartner keine VAT-EU hat, und was zu dokumentieren ist.
Warum die Prüfung eines Geschäftspartners kritisch ist
Die Prüfung eines EU-Geschäftspartners schützt vor zwei Hauptrisiken:
1. Verlust des 0%-Satzes bei WDT. Gemäß Art. 42 Abs. 1 Pkt. 3 VAT-Gesetz muss der Lieferant eine aktive VAT-EU-Nummer des Erwerbers am Transaktionsdatum besitzen. Hat der Erwerber seine Registrierung verloren (z. B. wurde er vom Finanzamt gelöscht) und Sie haben den 0%-Satz angewandt — verlieren Sie den Satz. Folge: 23% VAT aus eigener Tasche plus mögliche Sanktionen.
2. Verweigerung des VAT-Abzugsrechts (Sorgfaltspflicht). Bei WNT und Erwerb von Dienstleistungen Art. 28b — stellt sich heraus, dass der EU-Geschäftspartner ein VAT-Karussell betreibt oder ein „verschwindender Steuerzahler“ ist, können die Behörden Ihnen das VAT-Abzugsrecht verweigern. Verteidigung: Nachweis, dass Sie die Sorgfaltspflicht eingehalten haben (einschließlich Prüfung der VAT-EU-Nummer).
Stand nach dem NSA-Urteil von 2020: Das Gericht bestätigte, dass das bloße Vorhandensein aktiver VAT-EU in VIES nicht von weiterer Prüfung befreit — „angemessene Vorsicht“ ist erforderlich. Das bedeutet die Prüfung des Geschäftspartners in mehreren Quellen.
Wie man VIES nutzt — Schritt für Schritt
Das VIES-System ist unter ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ verfügbar. Die Nutzung ist kostenlos und erfordert keine Registrierung.
Schritt 1. Wählen Sie das Land des Geschäftspartners aus der Dropdown-Liste (z. B. „Germany“).
Schritt 2. Geben Sie die VAT-EU-Nummer ohne Länderpräfix ein — z. B. statt „DE123456789“ geben Sie „123456789“ ein.
Schritt 3. Optional Ihre eigene VAT-EU-Nummer mit PL-Präfix eingeben — dann erhalten Sie eine Abfrage-Referenznummer, die als Verifizierungsnachweis zu diesem Zeitpunkt dient. Das ist bei einer Prüfung entscheidend — ohne Referenznummer kann die Steuerbehörde das Verifizierungsdatum anfechten.
Schritt 4. Klicken Sie „Verify“. Ergebnis:
- „Valid“ — Nummer aktiv, Sie können den 0%-Satz (bei WDT) oder Reverse Charge (bei Art. 28b) anwenden,
- „Invalid“ — Nummer inaktiv oder unbekannt, halten Sie die Transaktion an oder wenden Sie den polnischen VAT-Satz an,
- „Service unavailable“ — vorübergehendes technisches Problem des Systems des Geschäftspartnerlands, später erneut prüfen.
Schritt 5. Drucken Sie das Ergebnis oder speichern Sie einen Screenshot mit Datum und Referenznummer. Bewahren Sie in der Transaktionsdokumentation mindestens 5 Jahre auf (bis zum Ablauf der Steuerverjährung).
VIES API — Massenprüfung in Buchhaltungssoftware
Die Europäische Kommission stellt eine SOAP-API für VIES (checkVatService.wsdl) bereit — sie ermöglicht es Buchhaltungsprogrammen (u. a. Księgowość 365, Comarch Optima, InFakt) automatisch VAT-EU-Nummern zu prüfen bei:
- Ausstellen einer Verkaufsrechnung an einen EU-Erwerber,
- Buchen einer Eingangsrechnung von einem EU-Geschäftspartner,
- Zyklischen Audit der Geschäftspartner-Datenbank (z. B. monatlich).
Anfragelimit: kein striktes, aber die Kommission empfiehlt nicht mehr als 1 Anfrage pro Sekunde aus einer IP. Für größere Firmen mit Hunderten Geschäftspartnern lohnt sich eine Queue-Implementierung.
Die API-Antwort enthält: Status (valid/invalid), Firmenname, Adresse (falls vom Land bereitgestellt) und Referenznummer. Archivieren Sie alle Antworten — sie sind Beweis bei einer Prüfung.
Was tun, wenn der Geschäftspartner keine VAT-EU hat
Ein Teil der EU-Geschäftspartner kann legal keine aktive VAT-EU-Nummer besitzen — z. B.:
- Kleine Unternehmen, die Äquivalente der polnischen subjektiven Befreiung nutzen,
- Unternehmen, die keine innergemeinschaftlichen Transaktionen durchführen,
- Frisch registrierte Unternehmen, die auf VAT-EU-Zuteilung warten.
In diesem Fall können Sie nicht:
- Den 0%-Satz bei WDT anwenden,
- Die Transaktion in der VAT-EU-Meldung ausweisen.
Sie können jedoch (nach Prüfung in alternativen Quellen):
- Warenverkauf — den polnischen inländischen Satz (23%) anwenden und als Inlands-VAT-Transaktion behandeln,
- Dienstleistungen Art. 28b — die Dienstleistung unterliegt weiterhin den Regeln des Erwerberlands, erfordert aber die Prüfung des Erwerberstatus als Steuerzahler.
Alternative Prüfungsquellen
Wenn der Geschäftspartner keine VAT-EU hat oder Sie eine erweiterte Prüfung durchführen möchten:
- Deutschland — Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): qualifizierte Bestätigung der Umsatzsteuer-ID auf evatr.bff-online.de,
- Vereinigtes Königreich (nach Brexit) — Companies House: vollständige Unternehmensdaten auf gov.uk,
- Tschechien — ARES (Administrativer Register Wirtschaftsubjekte): wwwinfo.mfcr.cz/ares,
- Frankreich — INSEE Sirene: sirene.fr,
- Spanien — Registro Mercantil Central: rmc.es,
- Italien — Camera di Commercio: registroimprese.it,
- Niederlande — KvK Handelsregister: kvk.nl.
Andere Quellen: polnische Handelskonsulate im Ausland, ausländische Handelskammern (AHK Polen, CCIFP usw.), kostenpflichtige Due-Diligence-Datenbanken (Bureau van Dijk, Dun & Bradstreet).
MF-Methodik — 12 Sorgfaltspflicht-Kriterien
Das polnische Finanzministerium veröffentlichte am 25. April 2018 die „Methodik zur Bewertung der Einhaltung der Sorgfaltspflicht durch Erwerber von Waren“. Obwohl sie hauptsächlich inländische Transaktionen betrifft, wenden die Steuerbehörden ähnliche Kriterien auf EU-Transaktionen an. 12 Schlüsselfragen:
- Verfügt der Geschäftspartner über die erforderlichen Konzessionen oder Genehmigungen für seine Branche?
- Haben die Vertragsunterzeichner Vertretungsbefugnis im Namen des Geschäftspartners?
- Weicht der Warenpreis deutlich vom Marktpreis ohne wirtschaftliche Rechtfertigung ab?
- Gehören die angebotenen Waren zur Branche des Geschäftspartners oder sind sie für sein Profil untypisch?
- Verfügt der Geschäftspartner über physisches Büro, Filiale, Vertretung?
- Zeigt die Registrierungsadresse Anzeichen tatsächlicher Geschäftstätigkeit?
- Weichen die Transaktionsbedingungen nicht von Branchenstandards ab?
- Begrenzt der Geschäftspartner die Möglichkeit von Reklamationen?
- Gibt es freie Vereinbarungen zu Transport, Lagerung, Übergabeort?
- Ist die geplante Transaktion durch Vertrag, Bestellung dokumentiert?
- Verfügt der Geschäftspartner über organisatorisch-technische Infrastruktur entsprechend seiner Größe?
- Verfügt der Geschäftspartner über eine Webseite mit Informationen entsprechend seiner Größe?
Je mehr „Ja“ — desto größer die Sorgfaltspflicht. Bewahren Sie Screenshots, Korrespondenz, Verträge in der Dokumentation auf.
Was archivieren — Checkliste für jede Transaktion
Für jede Transaktion mit einem EU-Geschäftspartner archivieren Sie:
- ✅ VIES-Screenshot mit Datum und Referenznummer (vor der Transaktion),
- ✅ Ausdruck aus dem lokalen Register des Geschäftspartners (z. B. Handelsregister DE, ARES CZ),
- ✅ Bestellung / Vertrag mit definierten Bedingungen,
- ✅ Verkaufs- oder Eingangsrechnung mit VAT-EU-Präfix beider Parteien,
- ✅ Lieferbestätigung (CMR, Transportdokument, Empfangs-E-Mail),
- ✅ Zahlungsbestätigung (Überweisung mit Verwendungszweck),
- ✅ Korrespondenz mit dem Geschäftspartner (E-Mail, Chat, Telefonie — optional).
Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Steuerzahlungsfrist abgelaufen ist (gemäß Art. 86 §1 der Steuerordnung).
Häufig gestellte Fragen
Was tun, wenn VIES gerade am Tag meiner Lieferung „Service unavailable“ meldet?
Versuchen Sie es in 15-30 Minuten erneut — ein häufiges technisches Problem der Landessysteme. Hält das Problem mehrere Stunden an, archivieren Sie den Screenshot mit der Meldung (als Beweis des Verifizierungsversuchs), prüfen Sie den Geschäftspartner im lokalen Register seines Landes, und führen Sie die endgültige VIES-Prüfung beim ersten verfügbaren Termin durch und fügen Sie sie der Dokumentation bei.
Muss ich den Geschäftspartner vor jeder Transaktion prüfen, oder reicht einmal?
Best Practice: Prüfung vor jeder Transaktion oder mindestens einmal monatlich für ständige Geschäftspartner. Eine VAT-EU-Nummer kann jederzeit ungültig werden (das Finanzamt des Geschäftspartners kann ihn löschen). Eine einmalige Prüfung von 2024 schützt Sie bei einer Transaktion 2026 nicht.
Kann ich den Daten auf der Rechnung des Geschäftspartners vertrauen?
Nein. Allein die Tatsache, dass der Geschäftspartner eine VAT-EU-Nummer auf die Rechnung geschrieben hat, ist kein Beweis der Aktivität dieser Nummer. Die Nummer muss in VIES geprüft werden — das ist die Pflicht des Lieferanten. Die Steuerbehörden verweigern regelmäßig den 0%-Satz bei WDT Firmen, die „dem Geschäftspartner aufs Wort vertraut haben“.
Was, wenn ein deutscher Geschäftspartner mir „Umsatzsteuer-ID“ und „Steuernummer“ gibt — welche zur Prüfung angeben?
Zu VIES geben Sie die Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr) ein — das ist die VAT-EU-Nummer mit DE-Präfix. Die Steuernummer ist die lokale deutsche Steuernummer, die in EU-Transaktionen nicht verwendet wird. Format USt-IdNr: DE + 9 Ziffern (z. B. DE123456789).
Reicht die VIES-Prüfung aus, um Sorgfaltspflicht nachzuweisen?
Unzureichend, aber notwendig. VIES bestätigt nur die Aktivität der VAT-EU-Nummer — prüft nicht, ob der Geschäftspartner tatsächlich Geschäftstätigkeit ausübt oder kein „verschwindender Steuerzahler“ ist. Für vollständige Sorgfaltspflicht fügen Sie die Prüfung im lokalen Register, Überprüfung der Webseite, der geschäftlichen Korrespondenz und der Dokumente hinzu (siehe MF-Methodik vom 25.04.2018).
Brauchen Sie Hilfe bei der Prüfung von EU-Geschäftspartnern?
Wir helfen Księgowość-365-Kunden bei der Organisation des Prüfprozesses: integrierte VIES-Prüfung bei jeder Rechnung, Archivierung von Screenshots mit Datum, Integration mit der polnischen Weißen Liste, regelmäßige Audits der Geschäftspartner-Datenbank. Das ist die Grundlage des Schutzes vor Sanktionen und Verweigerung des 0%-Satzes.
Für Vertriebsteams stellen wir auch ein Quick-Check-Protokoll bereit — eine Schritt-für-Schritt-Verifizierung neuer Käufer vor Vertragsabschluss.
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Marek ist auf Unternehmensfinanzen, internationale Transaktionen, Due Diligence und die Prüfung ausländischer Geschäftspartner spezialisiert.