VIES 2026
как проверить контрагента из ЕС — с VAT-UE и без

Почему верификация контрагента критична

Проверка контрагента из ЕС защищает от двух основных рисков:

1. Потеря ставки 0% при WDT. Согласно ст. 42 п. 1 пп. 3 закона о VAT, поставщик должен иметь активный номер VAT-UE покупателя в день транзакции. Если покупатель потерял регистрацию (например, его налоговая инспекция исключила), а вы применили ставку 0% — теряете право на эту ставку. Следствие: VAT 23% из собственного кармана плюс возможные санкции.

2. Отказ в праве на вычет VAT (должная осмотрительность). При WNT и приобретении услуг ст. 28b — если окажется, что контрагент из ЕС ведёт карусель VAT или является „исчезающим плательщиком”, налоговые органы могут отказать вам в праве на вычет VAT. Защита: доказательство соблюдения должной осмотрительности (включая проверку номера VAT-UE).

Состояние после решения ВАС 2020 г.: суд подтвердил, что само наличие активного VAT-UE в VIES не освобождает от дальнейшей проверки — требуется „разумная осторожность”. Это означает проверку контрагента в нескольких источниках.

Как пользоваться VIES — шаг за шагом

Система VIES доступна по адресу ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. Пользование бесплатное и не требует регистрации.

Шаг 1. Выберите страну контрагента из выпадающего списка (например, „Germany”).

Шаг 2. Введите номер VAT-UE без префикса страны — например, вместо „DE123456789” впишите „123456789”.

Шаг 3. Опционально введите свой собственный номер VAT-UE с префиксом PL — тогда получите номер ссылки запроса, который является доказательством верификации в данный момент. Это ключевое при контроле — без номера ссылки налоговая может оспорить дату проверки.

Шаг 4. Нажмите „Verify”. Результат:

• „Valid” — номер активный, можно применять ставку 0% (при WDT) или reverse charge (при услугах 28b),
• „Invalid” — номер неактивный или неизвестный, приостановите транзакцию или применяйте польскую ставку VAT,
• „Service unavailable” — временная техническая проблема системы страны контрагента, проверьте позже.

Шаг 5. Распечатайте результат или сохраните скриншот с датой и номером ссылки. Храните в документации транзакции не менее 5 лет (до истечения давности налога).

API VIES — массовая верификация в бухгалтерских программах

Европейская Комиссия предоставляет SOAP API для VIES (checkVatService.wsdl) — он позволяет бухгалтерским программам (в т.ч. Księgowość 365, Comarch Optima, InFakt) автоматически проверять номера VAT-UE при:

• Выставлении счёта продажи для покупателя из ЕС,
• Учёте счёта закупки от контрагента из ЕС,
• Циклическом аудите базы контрагентов (например, ежемесячном).

Лимит запросов: жёсткого нет, но Комиссия рекомендует не более 1 запроса в секунду с одного IP. Для больших фирм, работающих с сотнями контрагентов, стоит внедрить очередь.

Результат с API содержит: статус (valid/invalid), наименование фирмы, адрес (если страна контрагента предоставляет) и номер ссылки. Архивируйте все ответы — это доказательство в случае контроля.

Что делать, когда у контрагента нет VAT-UE

Часть контрагентов из ЕС может законно не иметь активного номера VAT-UE — например:

• Малые фирмы, пользующиеся аналогами польского субъективного освобождения,
• Фирмы, не совершающие внутрисоюзных транзакций,
• Свеже зарегистрированные фирмы, ожидающие присвоения VAT-UE.

В таком случае не можете:

• Применить ставку 0% при WDT,
• Показать транзакцию в информации VAT-UE.

Можете однако (после верификации в альтернативных источниках):

• Продажа товара — примените польскую внутреннюю ставку (23%) и трактуйте как внутреннюю транзакцию VAT,
• Оказание услуг 28b — услуга всё равно подлежит правилам страны покупателя, но требует верификации статуса покупателя как плательщика.

Альтернативные источники верификации

Когда у контрагента нет VAT-UE или хотите провести расширенную проверку:

• Германия — Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): квалифицированное подтверждение Umsatzsteuer-ID на evatr.bff-online.de,
• Великобритания (после Brexit) — Companies House: полные данные фирм на gov.uk,
• Чехия — ARES (Административный регистр экономических субъектов): wwwinfo.mfcr.cz/ares,
• Франция — INSEE Sirene: sirene.fr,
• Испания — Registro Mercantil Central: rmc.es,
• Италия — Camera di Commercio: registroimprese.it,
• Нидерланды — KvK Handelsregister: kvk.nl.

Другие источники: польские торговые консульства за рубежом, иностранные торговые палаты (AHK Polen, CCIFP и т.д.), платные базы due diligence (Bureau van Dijk, Dun & Bradstreet).

Методология МФ — 12 критериев должной осмотрительности

Министерство финансов Польши 25 апреля 2018 г. опубликовало „Методологию в области оценки соблюдения должной осмотрительности покупателями товаров”. Хотя она касается преимущественно внутренних транзакций, налоговые органы применяют аналогичные критерии к транзакциям с ЕС. 12 ключевых вопросов:

1. Имеет ли контрагент необходимые концессии или разрешения для своей отрасли?
2. Имеют ли лица, подписывающие договор, полномочия действовать от имени контрагента?
3. Значительно ли цена товара отличается от рыночной без экономического обоснования?
4. Принадлежат ли предлагаемые товары к отрасли контрагента или нетипичны для его профиля?
5. Имеет ли контрагент физический офис, филиал, представительство?
6. Имеет ли регистрационный адрес признаки реального ведения деятельности?
7. Не отличаются ли условия транзакции от отраслевых стандартов?
8. Ограничивает ли контрагент возможность рекламаций?
9. Есть ли свободные договорённости по транспорту, хранению, месту приёма?
10. Документирована ли запланированная транзакция договором, заказом?
11. Имеет ли контрагент организационно-техническую инфраструктуру, соответствующую масштабу?
12. Имеет ли контрагент веб-сайт с информацией, соответствующей масштабу?

Чем больше „да” — тем больше должная осмотрительность. Храните скриншоты, переписку, договоры в документации.

Что архивировать — чек-лист для каждой транзакции

Для каждой транзакции с контрагентом из ЕС архивируйте:

• ✅ Скриншот VIES с датой и номером ссылки (перед транзакцией),
• ✅ Распечатка из локального реестра контрагента (например, Handelsregister DE, ARES CZ),
• ✅ Заказ / договор с определёнными условиями,
• ✅ Счёт-фактура с префиксом VAT-UE обеих сторон,
• ✅ Подтверждение поставки (CMR, транспортный документ, e-mail с приёмом),
• ✅ Подтверждение оплаты (перевод с описанием),
• ✅ Переписка с контрагентом (e-mail, чат, телефония — опционально).

Срок хранения: 5 лет от конца года, в котором истёк срок уплаты налога (согласно ст. 86 §1 Налогового ордонансу).

Часто задаваемые вопросы

Нужна помощь с верификацией контрагентов из ЕС?

Помогаем клиентам Księgowość 365 в организации процесса верификации: встроенная проверка VIES при каждом счёте, архивация скриншотов с датой, интеграция с польским Белым списком, регулярные аудиты базы контрагентов. Это основа защиты от санкций и отказа в ставке 0%.

Для отделов продаж также предоставляем протокол быстрой проверки — пошаговая верификация новых покупателей перед подписанием договора.

Записаться на бесплатную консультацию   Посмотреть услуги

Похожие статьи