Що таке річна інвентаризація?

Річна інвентаризація (також звана річною перевіркою) — це процес перевірки фактичного стану активів (майно, грошові кошти) та пасивів (зобов'язання) одиниці на кінець року звітності та порівняння його зі станом, показаним в облікових записах.

Мета інвентаризації: Показати фактичний стан майна одиниці, виявити різниці між станом облікових записів та фактичним станом, а також забезпечити надійність фінансової звітності.

Інвентаризація є основою надійності фінансової звітності та є вимогою закону про облік для кожної одиниці, яка веде повний облік.

Хто повинен проводити інвентаризацію?

Річна інвентаризація є обов'язковою для:

• Товариств з обмеженою відповідальністю (ТОВ)
• Акціонерних товариств (АТ)
• Кооперативів і робочих кооперативів
• Фондів і асоціацій (які ведуть повний облік)
• Громадських організацій і муніципальних організацій
• Підприємців (коли застосовує повний облік замість КПіР)

Не повинні проводити інвентаризацію: Одиниці, які ведуть КПіР (книгу доходів і видатків) – виключення становлять цінні папери та основні засоби, які можуть вимагати перевірки.

Терміни річної інвентаризації — 2026

Термін інвентаризації на 2026 рік чітко визначений:

Момент	Термін	Опис
Дата балансу (остаточна)	31 грудня 2026	День, на який складається інвентаризація (для року звітності = календарний рік)
Найбільш ранній момент	1 жовтня 2026	Можливий початок інвентаризації (3 місяці до кінця року)
Термін закінчення	15 січня 2027	Останній день для закінчення інвентаризації (15 днів на початку нового року)
Оцінка майна	До 29 січня 2027	Максимально 14 днів на оцінку компонентів майна

Важлива примітка: Для більшості виробничих та торгівельних одиниць практичним терміном є проведення інвентаризації в останні дні грудня, щоб мати готові дані для звітності як можна раніше.

Методи проведення інвентаризації

Закон про облік визначає три методи інвентаризації. Одиниця може вибирати, які рахунки будуть перевіряти якою методою:

1. Опис з натури (безпосередня перевірка)

Найпоширеніша і найстаріша метода. Полягає у прямому фізичному обліку всіх компонентів майна (матеріали, машини, обладнання, гроші).

Що включає:

• Облік матеріальних предметів (товари, обладнання, машини)
• Розрахункова перевірка стану готівки в касі
• Перевірка запасів на полицях і складах
• Перевірка на місцях (наприклад, транспортні засоби, нерухомість)

Період застосування: Можлива з 1 жовтня 2026 по 15 січня 2027 (розширена, опис з натури можна розпочати за 3 місяці раніше).

2. Підтвердження залишку (зовнішня перевірка)

Метода залучення третіх осіб для підтвердження стану рахунків. Одиниця звертається до банку, постачальника або клієнта з проханням підтвердити стан.

Де застосовується:

• Банківські рахунки – підтвердження стану з банком
• Зобов'язання перед постачальниками – підтвердження з контрагентом
• Дебіторська заборгованість від клієнтів – підтвердження від одержувача
• Позики від акціонерів – підтвердження зацікавленої сторони

3. Перевірка (аудит документів)

Розгляд документів, що підтверджують господарські операції (рахунки-фактури, чеки, документи доставки) без прямої перевірки у третьої сторони.

Де застосовується:

• Перевірка документів на останній день року (рахунки-фактури, чеки)
• Перевірка операцій доходів/видатків у останні дні року
• Контроль правильності обліку операцій доставок

Графік інвентаризації — практичний план

Ось рекомендований графік проведення інвентаризації для ТОВ у 2026 році:

Оцінка майна після інвентаризації

Після закінчення інвентаризації всі компоненти майна повинні бути оцінені не пізніше ніж протягом 14 днів. Оцінка проводиться на день 31 грудня 2026.

Основні методи оцінки:

• Вартість придбання (історична вартість) – найпоширеніша метода, використовує вартість придбання товару
• Ринкова ціна – коли товар зазнав змін вартості (для цінних паперів)
• Справедлива вартість – для основних засобів, на основі оцінки експерта
• ФІФО або ЛІФО – для запасів матеріалів (відносно рідко в Україні)

Різниці, виявлені під час інвентаризації

Якщо фактичний стан відрізняється від стану облікових записів, різницю необхідно з'ясувати та задокументувати:

Тип різниці	Причина	Процедура
Позитивна різниця	Товар знайдений, помилка реєстрації	Поправка запису, дохід або зміна класифікації
Негативна різниця (нестача)	Крадіжка, пошкодження, роздавання зразків	Відображення збитків, робітник несе відповідальність
Матеріальна різниця	Помилка при вписуванні в облік	Поправка запису або контроль діяльності

Документація інвентаризації — що слід зберегти?

Кожна інвентаризація повинна бути задокументована. Збережіть:

• Карти інвентаризації – заповнені командою
• Протокол інвентаризації – затверджений управлінням, що містить дату, команду, результати
• Підтвердження з банків і контрагентів – для методу підтвердження залишку
• Зведення різниць – виявлення нестач або надлишків
• Записи, що пояснюють – обґрунтування кожної різниці
• Рішення управління – як були розраховані різниці

Помилки при річній інвентаризації

Найпоширеніші проблеми, які спостерігаються:

• Проведення інвентаризації занадто рано – Якщо ви почнете з 1 жовтня, то через 3 місяці цифри можуть змінитися
• Відсутність пояснення різниць – Якщо ви знайдете різницю, вам потрібно її пояснити. Ігнорування її — це помилка аудиту
• Оцінка без документації – Кожна оцінка повинна бути затверджена
• Відсутність процедури інвентаризації – Одиниця повинна мати затвердження правил
• Затримка в оцінці – Якщо оцінка з'явиться 20 лютого, це вже занадто пізно

Інвентаризація та фінансова звітність

Річна інвентаризація повинна бути проведена до підготовки фінансової звітності. Стан майна та зобов'язань, показаних у балансі, повинен бути точно узгоджений зі станом з інвентаризації.

Інвентаризація та план рахунків

План рахунків компанії повинен бути побудований таким чином, щоб дозволити легко проводити інвентаризацію. Якщо на одному рахунку змішані товари, машини і гроші, інвентаризація стане хаосом. Хороший план рахунків — це 50% успіху.