Введення: Хто такий свідок і чому це важливо?

З 2024 року роботодавці мусять дотримуватися нових положень щодо захисту свідків. Свідок — це працівник або особа, що співпрацює з компанією, яка розголошує інформацію про порушення закону. Обов'язки роботодавця щодо свідків є значними і стосуються практично кожної компанії, що найймає щонайменше 50 осіб.

У цій статті я поясню, що означає бути свідком, які обов'язки мають роботодавці, які процедури необхідно впровадити та які наслідки недотримання закону.

Хто такий свідок? Визначення та обсяг

Свідок — це фізична особа, яка розголошує або повідомляє про інформацію про порушення закону, отриману в контексті, пов'язаному з роботою. Закон визначає це дуже широко і включає:

• Працівників, найнятих на трудові договори
• Контракторів (виконавців замовлень)
• Стажерів та практикантів
• Волонтерів у громадських організаціях
• Осіб ззовні компанії (постачальників, ділових партнерів), які отримали інформацію під час роботи
• Кандидатів на роботу, які розголошують порушення

Ключовий момент: свідок не мусить бути працівником. Особа ззовні компанії, яка отримала інформацію під час співпраці з компанією, також може бути захищена як свідок.

До яких компаній стосується закон про захист свідків?

Закон про захист свідків стосується не всіх підприємств. Обов'язки за положеннями закону стосуються:

Це означає:

Якщо компанія найймає менше 50 осіб, закон формально не стосується, але працівник все одно має право повідомити про порушення зовнішнім органам (напр., Омбудсмену).

Основні обов'язки роботодавця щодо свідків

Роботодавець мусить виконати кілька ключових обов'язків, щоб бути в відповідності із законом про захист свідків.

1. Впровадження процедури внутрішнього подання скарги

Кожна компанія з більш ніж 50 працівниками мусить встановити процедуру, за допомогою якої працівники можуть повідомляти про порушення закону всередині компанії. Процедура мусить містити:

• Ясне вказання, де і як подати скаргу
• Визначення часу відповіді (максимум 3 місяці)
• Можливість анонімного подання скарги
• Опис подальших дій

2. Забезпечення конфіденційності та анонімності

Роботодавець мусить захищати особу свідка. Це означає:

• Доступ до даних свідка мають обмежене коло осіб
• Дані не можуть розголошуватися без згоди свідка
• Свідок має право на анонімне подання скарги
• Роботодавець мусить документувати всі кроки для збереження таємниці

3. Захист від дій відплати

Це найважливіший обов'язок. Роботодавець мусить захищати свідка від репресій. Заборона включає:

Ключовий момент: Якщо роботодавець накаже свідкові будь-яку форму покарання за подання скарги, це порушує закон. Свідок має право подати позов про відшкодування.

4. Призначення відповідальної особи

Компанія мусить призначити конкретну особу або відділ (напр., HR, Compliance), відповідальний за:

• Прийняття скарг від свідків
• Збереження конфіденційності
• Координування внутрішнього розслідування
• Інформування свідка про результати (в межах захисту)

5. Документація та реєстрація скарг

Роботодавець мусить вести облік всіх скарг, що містить:

• Дату скарги
• Опис порушення (без розголошення особи)
• Прийняті кроки
• Результат розслідування
• Спосіб інформування свідка

Три канали подання скарги про порушення

Закон про захист свідків передбачає три способи розголошення порушення закону.

Канал 1: Внутрішнє подання скарги

Свідок повідомляє про порушення прямо роботодавцю через впровадену внутрішню процедуру. Це переважна ствердження, якщо працівник довіряє відділу compliance або HR.

Канал 2: Зовнішнє подання скарги

Свідок може повідомити про порушення Омбудсмену, органам влади або установам ЄС, якщо:

• Внутрішня процедура не працює або не дає результатів
• Існує загроза для громадської безпеки
• Свідок боїться дій відплати

Канал 3: Публічне розголошення

Свідок може розголосити порушення публічно (ЗМІ, інтернет) якщо:

• Вичерпав внутрішні процедури без результату
• Існує невідкладна потреба в захисті громадських інтересів
• Свідок зазнав порушення захисту

Наслідки порушення захисту свідків

Роботодавець, який не дотримується закону, може бути покараний.

Адміністративні санкції

Штраф накладає старост на клопотання зацікавлених осіб (свідка, Омбудсмена). Роботодавець має право на оскарження в межах 14 днів.

Громадянська відповідальність

Якщо роботодавець допустить дій відплати, свідок може вимагати:

• Відшкодування за втрачену заробітну плату
• Компенсацію за втрачені кар'єрні можливості
• Моральну шкоду за порушення особистих прав
• Відновлення на попередній посаді

Практичне впровадження процедури в компанії

Якщо ви найймаєте щонайменше 50 осіб, ось кроки для впровадження процедури захисту свідків.

Крок 1: Розроблення внутрішньої процедури

Документ мусить містити:

• Визначення свідка та порушення
• Канали подання (електронна пошта, ящик, відповідальна особа)
• Гарантія анонімності
• Часовий діапазон розслідування (максимум 3 місяці)
• Заборона дій відплати

Крок 2: Призначення відповідальної особи

Особа мусить знати положення закону та мати доступ до даних. Можливе делегування для:

• Керівника HR
• Compliance Officer
• Спеціаліста з бізнес-етики
• Безпосередньо до правління (у малих компаніях)

Крок 3: Інформування працівників

Всі найняті особи мусять знати про процедуру. Це означає:

• Передання процедури кожному працівнику
• Навчання керівних команд
• Інформаційні плакати в офісі
• Інформація в трудовому положенні

Крок 4: Документація всіх скарг

Ведіть облік скарг, що містить (без розголошення особи):

• Дату та канал подання
• Опис порушення (закодований або зашифрований)
• Прийняті дії
• Результат розслідування
• Комунікацію зі свідком

ЧАП: Найчастіші питання

Чи має свідок право на конфіденційність своєї особи?

Так, роботодавець мусить захищати особу свідка, якщо він цього не попросить. Розголошення особи без згоди — це порушення та підлягає штрафу.

Що робити, якщо свідок розголошує порушення в ЗМІ?

Якщо внутрішня процедура не працює або свідок боїться дій відплати, розголошення є захищено законом. Роботодавець не може це заборонити або карати за це.

Чи мусять малі компанії (менше 50 осіб) мати процедуру?

Формальну процедуру — ні, але працівники все одно можуть повідомляти про порушення органам влади (Омбудсмену). Відсутність захисту — це порушення.

Чи може свідка бути звільнено "з інших причин"?

Якщо звільнення відбудеться незабаром після подання скарги, це може вважатися дією відплати. Тягар доказів лежить на роботодавцеві, щоб показати, що причина не була в репресіях.

Що робити, якщо свідка залякують або ізолюють?

Це дія відплати. Свідок має право подати позов про відшкодування, а роботодавець буде покараний адміністративно. Працівник мусить негайно звернутися до відповідальної особи або Омбудсмена.